اولین برخوردهای فراموش‌نشدنی مدیران

مدیران لایق روش تاثیرگذاری با رفتاری طبیعی را میدانند، از کارهای بیشتر کارمندان اطلاع دارند و بدون هیچ انتظاری درصدد فراهمکردن محیطی امن بهمنظور ایجاد انگیزه برای کارکنان هستند. موفقیت مدیران ارتباط مستقیمی با پیشرفت کارمندان دارد که به محض فراموشی این حقیقت، مدیران در مسیر نابودی خود گام برمیدارند.

با اینکه اولین برخوردهای مدیران به سرعت اتفاق میافتد اما مدتی طول میکشد تا کارمندان متوجه تلاش آنها در این زمینه شوند. بسیاری از مدیران سعی میکنند با استفاده از قدرت، نفوذ و رفتار بیش از حد خشن و تند، کارکنان را تحتتاثیر قرار دهند که متاسفانه این روش نتیجه مخرب و عکس دارد. آنها در عوض میتوانند روش ملایمتری بهکار ببرند و نظرات و ایدهآلهای دیگران را بپذیرند. مدیریت صرفا انجام وظایف مدیریت نیست بلکه مجموعهای از رفتارهای صحیح، خدمت به سازمان و پیشرفت کارمندان است که در این ضمن باید مراقب وسوسههای جاهطلبانه نیز باشند. به این ترتیب، تاثیرات ناشی از اولین برخورد، صرفا فرصتهایی جهت به نمایش گذاشتن شخصیت واقعی و معرفی خود بهعنوان یک مدیر موفق است.

بهعنوان مثال، «در شرکت بزرگی مدیری سیساله وظیفه ارشد اجرایی در سازمانی را بهعهده گرفت. او میدانست برای جلب اعتماد و احترام کارمندانی که حتی از او بیست سال مسنتر بودند اولین برخورد حائز اهمیت است و منتظر فرصتی بود تا با همه کارمندان از نزدیک آشنا شود. او در اولین روز کاری به جای اینکه مستقیما وارد دفتر کار شود، شروع به احوالپرسی با کارمندان کرد و در ماه اول زمان کافی را صرف سپری کردن جلسات کاری با کارمندان کرد، نظراتشان را درباره وضعیت شرکت، روحیه محل کار جویا شد و همچنین از شنیدن دیگر نگرانیها و توصیههایشان غافل نشد. این شرکت دارای کارمندان باوفایی بود که تجربه داشتن مدیر ارشد از خارج از سازمان را نداشتند. به همین دلیل این مدیر پیش از بهعهده گرفتن سمت خود، نموداری از سمتها، همراه با شرح وظایف شغلی و اطلاعات شخصی کارمندان تهیه کرد و برای کارمندان واقعا ارزش قائل بود، به علایقشان اهمیت میداد و در جهت دستیابی به اهداف و مقاصد حرفهای به آنها کمک میکرد. همچنین تشویقشان میکرد تا سوالات خود را مطرح کرده و نظرات او را به چالش بکشند. بهطور کلی آزادی در سازمان وجود داشت، افراد بهراحتی اظهار نظر میکردند و استعدادها، مجموعه مهارتها و قابلیتهای خود را نشان میدادند. اگر ابهامی در روش کار، رویکرد و مقاصد کسبوکار این مدیر وجود داشت کارها به این سادگی انجام نمیپذیرفت.»

مدیر نمیتواند همه کارها را بهتنهایی انجام دهد. افراد سازمان، تحتتاثیر شخصیت رهبر در اولین برخورد قرار میگیرند اما احترام بلندمدت تنها از طریق ثبات رفتار، حمایت از اهداف و آرزوهای کسبوکار و تصمیماتی که براساس نیاز کارمندان گرفته میشود به دست میآید. بدون نیروی کاری قوی و متمرکز نهتنها کسبوکار دچار آسیب میشود بلکه افراد با استعداد و عالی هم حاضر به همکاری نخواهند بود و بهرهوری نیز کاهش مییابد. مدیران با گذشت زمان دراین حرفه، نسبت به اولین برخوردها با کارمندان، مشتریان، سهامداران و صنعت، با تجربهتر و متفکرتر میشوند.

چگونه اولین برخورد بر عملکرد، روحیه، نگرش، اعتماد و خلاقیتها تاثیر میگذارد؟ درحالیکه کارمندان از مدیران توقعات زیادی دارند چه کارهایی میتوان انجام داد تا اولین تاثیر واقعی را به جای بگذارند. مدیران جهت ایجاد اولین برخورد فراموشنشدنی باید علاوهبر در نظر گرفتن موارد زیر آنها را با دقت مطالعه کرده و از خود بپرسند به کدام موارد عمل میکنند و به کدامیک باید توجه بیشتری داشته باشند.

1- احوالپرسی گرم: مهربان و دقیق باشید واز ارتباط چشمی غافل نشوید. سعی کنید تا از طریق تعریف داستانهای مختلف زمینههای مشترک با کارمندان پیدا کنید؛ چراکه در این مسیر میتوانید شخصیت آنان را پرورش داده و موجب افزایش مهر و محبت شوید. مدیر بهتر است بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب یا رتبه خود با کارمندان احساس صمیمیت وهمدلی کند.

2- آراستگی: کارمندان به مدیر با شخصیت اجرایی قوی، احترام میگذارند، همچنین علاوهبر شخصیت محکم، خواهان رفتار مودبانه و به دور از تهدید هستند که شامل موارد متعددی اعم از نحوه صحبت کردن، رفتار با دیگران و طرز پوشش و آراستگی است. کارمندان از ارتباط با مدیر مودب چه در حضور مشتریان یا اعضای فامیل و دوستان افتخار میکنند. از سوی دیگر، مدیران با برخورد متظاهرانه، حمایت دیگران را به سرعت از دست میدهند.

3- رفتار دوستانه: تمامی مدیران برخورد دوستانهای ندارند و تا حدی بر کار تمرکز دارند و ازروابط اجتماعی غافل میشوند. مدیرانی که واقعا به نیروی کار خود اهمیت میدهند و برای برقراری ارتباط اولیه تاثیرگذار تلاش میکنند، موفق خواهند بود.

4- نشان دادن شخصیت واقعی: گروهی از مدیران بهمنظور پیشرفت و زنده نگهداشتن نام تجاری شخصی همیشه شخصیت واقعی خود را بروز نمیدهند، اما گروهی دیگر دارای شخصیت قابل اعتمادی بوده و نیات درونی ازانجام اعمال مختلف را نشان میدهند. آنها باید به اندازه کافی شجاع باشند و دیگران را به قلمرو شخصی خود راه دهند، به افراد مستعد در سازمان کمک کنند و همچنین موجب رونق و سرعت کسبوکار شوند. زمانی که مدیران شخصیت واقعی خود را بروز میدهند، دیگران هم بدون واهمه و به راحتی شخصیت خود را نشان میدهند.

5- شنوندگانی خوب: عالیترین مدیران به سخنان کارمندان گوش میدهند و علاوهبر کسب اطلاعات درباره آنها، مطالب فراوانی نیزیاد میگیرند. کارمندانی که نظرات و دیدگاههایشان از سوی مدیران مورد توجه و اهمیت قرار میگیرد، خود را کاملا درگیر کارسازمان میکنند. مدیرانی که به اصطلاح آستینها را بالا زده و آماده هرگونه همکاری هستند به خوبی به اهمیت «خوب گوش دادن» واقف هستند و آن را تلاشی برای افزایش بازدهی سرمایه در کسب وکار و روابط خود تعبیر میکنند.

6- علاقهمندی به آنچه برای کارمندان اهمیت دارد: مدیرانی که علاوهبر گوش دادن به کارمندان، آنها را تشویق به پرسیدن سوالات دشوار میکنند به سرعت شروع به ایجاد رفاقت و اعتماد میکنند و از آنجا که علایق کارمندان برایشان حائز اهمیت است، شرایط محیط کار را طوری ترتیب میدهند تا در احساس امنیت کامل حقایق بازگو شود و به این ترتیب احساس وفاداری شکل میگیرد. مدیران با برگزاری جلسات متعدد دائما به فکر ایجاد فضایی دموکراتیک هستند که دیدگاهها نسبت به رهبری و آینده سازمان بهراحتی مطرح شود.

7- پذیرفتن تفاوتها و تایید دستاوردها: مدیرانی که فردیتها و تفاوتها را میپذیرند و میدانند چگونه افراد را در جهت رشد، نوآوری و فرصتهای جدید کسبوکار تشویق کنند، مورد قبول بسیاری از کارمندان هستند. بهویژه زمانی که تنوع رو به رشد در محل کار بیشتر در نظر گرفته میشود. آنها موفقیتها و دستاوردهای فردی را تشخیص میدهند و در یافتن روشهای جدید بهمنظور فراهم کردن امکانات کامل سازمان، استراتژی کسبوکار و استعداد، خلاقیت دارند.

8- آگاهی از علم روز: هرگز تصورنکنید مدیران، از دانش کسبوکار اطلاعات فراوانی دارند. آنها دائما در این زمینه مطالعه میکنند و به دنبال راههایی برای پیشرفت، انطباق و بازاریابی شرایط هستند. اگر میخواهید مدیری تشریفاتی و پوشالی نباشید هرگز از تاثیر اولین برخورد غافل نشوید. مدیران هر اندازه که با کسبوکار خود درگیر باشند میتوانند موجب رونق آن نیز شوند. یک مدیر مطلع همه افراد را تشویق میکند تا تمام انرژی و تمرکز خود را صرف انجام کارها کنند تا بتوانند نتیجه کار سازمان و کارکنان را ارتقا دهند.

9- در دسترس بودن: کارمندان میل به ارتباط هرچه بیشتر با مدیران دارند. اما گروهی از مدیران با این امر مهم بسیار با احتیاط برخورد کرده و تصور میکنند در دسترس بودن نوعی به هدر دادن وقت است. رهبران در دسترس، منبع الهام بخشی برای کارمندان در مسیر کارآفرینی هستند که سبب تقویت سازمان از طریق ارتقای مزیتهای رقابتی خواهند شد و به تقویت سازمان و مزیت رقابتی کمک شایانی میکنند.

10- شوخ طبعی: مدیری که نگرش نشاط بخش و حس شوخ طبعی داشته باشد، موجب هیجان در محل کار شده و فشارهای موجود در سازمان را متعادل میسازد و به کمک طنز، شرایط دشوار را ملایمتر کرده و همچنین محل کاری مفرح وشاداب به وجود میآورد.

11- آسیبپذیری: زمانیکه مدیران قدرت و نفوذ خود را به رخ نکشند، تاثیر اولیه مثبتی به جای میگذارند. برای مثال، میتوانند با مطرح کردن تجارب شخصی خود درباره سختیها و مشکلات حرفهای، موجب امید در کارمندان شوند و همچنین کارکنان را از پیگیری کارهایی با خطرات بیشمار منصرف کنند. مطرح کردن آسیبپذیری ابزاری قوی برای کارمندان است که اکثر مدیران از بروز آن ابا دارند. نباید فراموش کرد که همه افراد دارای مشکلات فراوان با ظاهر متفاوتی هستند.

12- سازگاری: مدیری که سبک و رویکرد سازگاری نسبت به کارکنان و کسبوکار دارد از عهده همکاری با دیگران در شرایط دشوار به خوبی بر میآید.همچنین با داشتن شناخت کافی از خود میتواند جایی برای خود در سازمان پیدا کند و اعتماد را به حدی در سازمان رشد دهد تا به یک باور روزمره در زندگی تبدیل شود. سازگاری مدیر در کسب اعتماد و وفاداری دیگران دارای اهمیت است. در مقابل، عدم سازگاری مدیر یکی از دلایلی است که کارمندان احترام و اعتماد خود را نسبت به او از دست میدهند.

13- الگو باشید: یکی دیگر از روشهای مطمئن جهت تاثیرگذاری خوب و فراموش نشدنی، الگو بودن است. عدهای از مدیران به جای درگیری با کار فقط نظارهگر هستند که اگر از نظر رفتاری الگو باشند شرایط را به گونهای فراهم میکنند که کارمندان به آنها بیشتر بهدلیل تواناییها و انرژیهای مثبت احترام میگذارند تا عنوان شغلی. نکتهای که همواره باید به خاطر سپرد: هرگز دیگران را به انجام کارهایی که شخصا انجام ندادهاید، توصیه نکنید.

14- انگیزه: امروزه، مدیران باید منبعی برای انگیزش و الهامبخشی باشند. کارمندان به مدیری نیاز دارند که به آنها کمک کند تا به مقاصد و اهداف خود دست یابند. بگذارید با این مساله صادق باشیم، محیط کار به یک مکان جدیتر، سختتر و رقابتیتر تبدیل شده که همه لازم است با امکانات کمتر، کار بیشتری انجام دهند. کارمندان از همکاری با مدیرانی لذت میبرند که توانایی بهکارگیری بهترینها را در افراد دارند و حاضر هستند فراتر از وظیفه شخصی خود در سازمان برای چنین مدیرانی فعالیت کنند. اگر به عنوان مدیر میخواهید تغییرات مثبتی ایجاد کنید، شاید بهتر باشد کارهای خود را مرور کنید و مسیر صحیح و جدیدی انتخاب کنید. زمانیکه از نظر مدیریتی دیگر نمیتوانید تاثیر اولیه به جای بگذارید باید گامهای موثری جهت بهبود رویکردهای خود بردارید تا سازمانی بهتر و سالمتر داشته باشید.

نویسنده: Glenn Llopis مترجم: هوتسا عسکرینسب منبع: Forbes