ابزار اثربخشی جلسات هیات مدیره

بدون شک یکی از تاثیرگذارترین جلسات در هر سازمان، میتواند جلسات هیات مدیره آن باشد، چرا که اعضای تشکیلدهنده این نشستها، دقیقا همان کسانی هستند که اقدامات و تصمیمات آنها بر آینده و سرنوشت سازمان اثر خواهد گذاشت. این اعضای هیات مدیره هستند که باید به درستی سکان کشتی سازمان را به سمت ماموریتهای اصلی خود هدایت کنند و از ثبات مالی سازمان و تصویر سازمان نزد ذینفعان آن اطمینان حاصل کنند.

جالب اینکه برای شرکتهای کوچک، نقش اعضای هیات مدیره آنقدر مهم است که حتی ممکن است مسوولیت و پیگیری فعالیتهای روزانه را نیز بر عهده داشته باشند. شاید به همین خاطر این باور به وجود آمده است که احتمالا اثربخشی هرچه بیشتر جلسات هیات مدیره، میتواند به قرارگیری لکوموتیو سازمان در مسیر ریلی درست و در نتیجه به کسب نتایج مورد قبول منجر شود.

معرفی ابزار

چنانچه شما مسوولیت هماهنگی جلسات هیات مدیره سازمان را به عهده دارید یا یکی از اعضای اصلی هستید، ممکن است ابزار این نوشتار به شما در اثربخشی هرچه بیشتر کمک کند:

1. جلسه را به موقع (On time) آغاز کنید. آغاز کردن سر وقت هر جلسهای- به ویژه جلسه هیات مدیره- نشان از درجه حساسیت اعضا به آن، انضباط مدیران ارشد و سازمان دارد. بنابراین به موقع شروع کردن جلسات هیات مدیره را برای خود یک الزام بدانید.

2. تیپ شخصیتی و رفتاری اعضای هیات مدیره را شناسایی کنید. شناسایی تیپ رفتاری و شخصیتی اعضای هیات مدیره، به کسب نتایج شگفتآور در جلسه هیات مدیره کمک میکند. برای این منظور میتوانید از ابزار رفتاری MBTI یا DISC استفاده کنید. (ابزار DISC نیز در همین ستون معرفی خواهد شد.)

3. اعضای جلسه را شگفتزده (سورپرایز) نکنید! یکی از مهمترین مسائل در جلسات هیات مدیره، آن است که اعضا باید بهطور کامل از دستور جلسه مطلع باشند. بنابراین لازم است همیشه پیش از زمان برگزاری جلسه، از ارسال برنامه و دستور جلسه اطمینان حاصل کنید و مطمئن شوید هیچ از یک رئوس برنامهها، برای اولین بار در جلسه مطرح نمیشود.

مهم است که برای هر یک از بندهای دستور جلسه زمانبندی دقیقی تهیه کنید، در تهیه زمانبندی دستور جلسه به موارد زیر دقت کنید:

• برای طرح هر موضوع دستور جلسه محدودیت زمانی تعیین کنید.(حداکثر 15 دقیقه).
• از اعضای هیات مدیره برای ارائه نظر درخصوص هر یک از موارد مشارکت بخواهید.
• سعی کنید هر موضوع را در پایان وقت تعیین شده، به اتمام برسانید.

4. تمرین و مرور ذهنی داشته باشید. برنده شدن در یک بازی شطرنج، معمولا از مسیرها و حرکتهای مختلف امکانپذیر است. برای کسب نتیجه در جلسات هیات مدیره نیز باید همیشه برای سناریوهای مختلف احتمالی خود را آماده کنید. برای مثال اگر قرار باشد در مورد قیمتگذاری بحث و تصمیمگیری جدیدی اعمال شود، باید خود را بهطور کامل برای سوالات احتمالی آماده کنید.

5. موضوعات مهم و اساسی را پیش فروش کنید! وقتی پای مسائل اساسی و بحرانی در میان است، سعی کنید تا قبل از شروع جلسه، حمایت اکثریت جلسه را جلب کنید. اعضای هیات مدیره کسانی هستند که در سازمان با شما ارتباط تنگاتنگی دارند، بنابراین، کافی است با دعوت ایشان به صرف یک فنجان چای یا ناهار در دفتر کار خود، آنها را درخصوص موضوع مورد نظر با خود همسو کنید. جلب حمایت اکثریت تا پیش از شروع جلسه موجب میشود تا با اطمینان خاطر به سمت تصمیم گیری مورد انتظار خود پیشروی و به آن دست پیدا کنید.

6. لیست اقدامات (Action Plan) را تهیه و در جلسه توزیع کنید. اعضای هیات مدیره- در صورت اقدامات هوشمندانه - میتوانند بزرگترین حامیان شما در این جلسه باشند. با تهیه لیست اقداماتی از قبل هماهنگ شده با هریک از افراد و پس از اطمینان اینکه هر یک از اعضا به مسوولیتها و تعهدات خود اشراف کامل دارد، اقدامات را تهیه و در جلسه توزیع کنید. در لیست اقدامات باید شرح فعالیت مرتبط با هر فرد، زمان شروع و خاتمه فعالیت و بازه زمانی پیگیری بهطور کامل شفاف شده باشد.

7. در هر شرایطی، رفتاری منطقی از خود بروز دهید. هرگز اجازه ندهید احساسات بر تصمیمات و رفتارهای شما غلبه کند. این مهم است که فراموش نکنید کوچکترین رفتار، گفتار یا تصمیم غیرمنطقی و احساسی میتواند سرنوشت سازمان را دستخوش تغییرات جبران ناپذیر کند، بنابراین بهتر است حتی در پرچالشترین شرایط، همیشه عقلانی رفتار کنید.

8. بهترین شنونده باشید. اطمینان حاصل کنید که هر یک از اعضای هیات مدیره این شانس را داشتهاند که به خوبی شنونده حرفهای آنها باشید. شاید از یکی دلایل مهمی که شما بهعنوان عضوی از هیات مدیره انتخاب شدهاید، آن است که بتوانید تعادلی بین خواسته و مطالبات کلیه ذینفعان ایجاد کنید و این میسر نخواهد شد، مگر آنکه قبل از داشتن زبانی برای گفتن، گوشهایی برای شنیدن داشته باشید!

9. جلسه را با ارائه چشمانداز و الهامبخشی اداره کنید. سعی کنید جلسات هیات مدیره را با ارائه یک تصویر بزرگ (Big Picture) از آینده سازمان و با طرح مسیری استراتژیک اداره کنید. اطمینان حاصل کنید همه اعضای هیات مدیره عمیقا با چشمانداز پنج سال آینده ارتباط و آن را درک کردهاند.

به خاطر داشته باشید جلسات هیات مدیره میتواند بزرگترین نگرانی یا ارزشمندترین سرمایه سازمان باشد، سعی کنید با استفاد از این ابزار این جلسات را به حداکثر بهرهوری برای رسیدن به بهترین نتایج تبدیل کنید.

سیدمحمد اعظمینژاد عضو هیاترئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران / منبع: forbes