تحلیل برون‌سپاری در کسب‌وکار

پیمانسپاری یا برونسپاری OUTSOURCING یک شیوه نسبتا شناخته شده است که اخیرا در قالبی جدید وارد متون مربوط به علوم مدیریت کسبوکار شده و مورد توجه فراوان قرار گرفته است، هدف از آن هم واگذار کردن بخشی از کارها به شرکتهایی است که میتوانند همان کار را باکیفیت مطلوب، اما قیمتی پایینتر به انجام برسانند. بررسی سیر تکامل علوم و فنون جدید در دوران معاصر نشان میدهد که برونسپاری یکی از شیوههای مدیریتی است که به دنبال تخصصگرایی کامل مطرح شده است و تخصصگرایی خود یک شاخه فرعی بر نظریه بهینهیابی است. مطابق نظریه بهینهیابی، وضعیت بهینه هر فرآیند، ناشی از حداکثر کردن درآمد حقیقی، در ازای کاربرد مقدار معینی از نیروی کار است. اما کاربرد معینی از نیروی کار به چه قیمت و با چه هزینهای؟

امروزه صاحبان بنگاههای اقتصادی به دنبال تناسب منطقی بین حداکثر کردن درآمد در ازای کاربرد معینی از نیروی کار هستند. تناسبی که بتواند با حداقل هزینه بیشترین درآمد را برای بنگاههای اقتصادی ایجاد کند. فرآیند برونسپاری یکی از راهحلهای معقول و منطقی رسیدن به تناسب مذکور است و اگر در این روش محور تصمیمات و عملکرد بر پایه تخصصگرایی کامل باشد، بیشک در حداقل زمان ممکن و با هزینهای منطقی و مساعد سود یا درآمد مورد نظر تحقق خواهد یافت.

در حوزه صنعت پخش نیز در راستای کاهش هزینهها و متعاقب آن افزایش سود خالص پدیده برونسپاری جایگاهی برای خود گشوده است. این مقاله در نظر دارد با استناد به تجارب علمی و عملی اثرات برونسپاری را در صنعت پخش مورد واکاوی قرار دهد.

صنعت پخش در ایران بهعنوان حلقه مفقوده تولیدکننده و مصرفکننده سالهاست که رسالت حفظ منافع مصرفکننده را بهعهده دارد و امروزه در بازار فشرده رقابتی با چالشهای اساسی مواجه شده است. در همین راستا طی سالهای اخیر انجمن صنعت پخش ایران به همت جمعی متشکل از شرکتهای پخش و به موجب ماده ۱۳۱ قانون جمهوری اسلامی ایران به ثبت رسیده است.

هماکنون ما در عصر برونسپاری زندگی میکنیم. عصری که در آن شرکتها برای گسترش فعالیتهایشان در حوزههای مختلف قراردادهای فرعی میبندند، از طراحی محصولات تا مونتاژ، از تحقیق و توسعه تا بازاریابی و توزیع و خدمات پس از فروش. بعضی از شرکتها به صورت کارخانههای مجازی که دارای مالکیت طراحی محصول هستند، به فعالیت پرداخته و محصولات زیادی در اختیار دارند، ولی خود صاحب چیزی نیستند و از توانایی دیگران در ساخت محصول استفاده میکنند.

صنعت پخش ایران نیز در راستای کاهش هزینهها، کوچک کردن بنگاه، تمرکز بر اهداف اصلی شرکت، برخورداری از کیفیت بالای خدمات مبادرت به برونسپاری کرده است. اما در این تصمیم بزرگ با چالشهای اساسی به شرح ذیل مواجه شده است:

1- کاهش تعداد نیروی انسانی در بنگاه که منجر به نارضایتی سایر کارکنان میشود.
2- کاهش بخشی از درآمدهای کارکنان.
3- نارضایتی بعضی از مشتریان بهعلت اینکه در شروع طرح برونسپاری کیفیت خدمات بهطور طبیعی کاهش یافته است.

پیتر دراکر در ارتباط با برون سپاری و آثار آن میگوید: «چنین امری در واقع در حکم تحولی بنیادین در ساختار سازمانهای جهان فردا است. این به آن معنا است که دیگر الزامی نیست که شرکتهای بزرگ تجاری به تشکیلاتی بدل شوند که تعداد زیادی افراد را در استخدام خود داشته باشند. این قبیل بنگاهها به تشکیلاتی تبدیل میشوند که درآمدهای عالی و نتایج قابلاعتنایی را بهدست میآورند؛ زیرا تنها بر فعالیتهایی تمرکز دارند که بهخاطر آن ماموریت یافتهاند و کارهایی را انجام میدهند که دقیقا به اهداف سازمانی آنها مربوط است. کارهایی که به خوبی میشناسند و به ریزهکاریهای آن آشنایند و به نسبت ارزش اعتباری که دارند به انجامدهندگان آنها دستمزد و کارانه پرداخت میکنند، در این شرایط سایر فعالیتهای خدماتی اینگونه سازمانها به شرکتهای بیرونی واگذار میشود.

بر این اساس مزایایی برای برونسپاری تعریف میشود که شامل: کاهش هزینهها، تمرکز بر فعالیتهای اصلی سازمان، اعمال کیفیت مورد نظر سازمان، دستیابی به تخصصهای برونسازمانی، آزادسازی منابع درون سازمان برای اهداف اصلی، بهبود نتایج مالی، نوآوری و تعدیل منابع انسانی است.

در مقابل ذینفعان این فرآیند گروه دیگری قرار دارند که معایب این فعالیت برآنها تاثیر مستقیم دارد. این معایب شامل دشواری کنترل بر فرآیندهای برونسپاری و کاهش احساس امنیت شغلی در کارکنان شرکتهای طرف قرارداد خواهد بود که هرکدام به نحوی متاثر از این فرآیند هستند. البته شرکتها در ابتدای این فرآیند و در کوتاهمدت با چالشهای اساسی روبهرو هستند ولی در درازمدت درصورت اجرای صحیح و علمی طرح، به شرایط قابلتوجهی دست خواهند یافت.

در تحقیقات و مقالات متعدد فرآیند برونسپاری مورد واکاوی قرار گرفته ولی بهصورت تخصصی نقش و آثار آن در صنعت پخش مورد بررسی قرار نگرفته است. برونسپاری دارای رشد سالانه بین 20 تا 25 درصد است و به نظر هم نمیرسد این رشد در آینده نزدیک متوقف شود. در حقیقت با وجود اینکه بیشتر شرکتهای تجاری کلان در ابتدا در مقابل این روند مقاومت میکردند بیشتر مسائل فنی به سهولت حل شدهاند و ریسک حاشیهای نیز در پی ارزیابیهای دقیق ناچیز به نظر میرسند. حتی مباحث مطرح شده در مورد شغلهایی که به خاطر برونسپاری به شرکتهای دیگر از دست میروند نیز تاثیری بر تقاضای سازمانها در این زمینه نگذاشته است.

بزرگترین ریسک برونسپاری اصلا ربطی به خود برونسپاری ندارد و مربوط است به انتظارات شرکت برونسپارنده در مورد میزان صرفهجویی حاصل از این رویکرد. در حقیقت بیشتر سازمانها طی سال اول برونسپاری 15 تا 25 درصد کاهش هزینه خواهند داشت و تا سال سوم، صرفهجویی در هزینهها به 35 تا 40 درصد خواهد رسید.

هدف اصلی برونسپاری مدیریت بهینه منابع سازمان و بنگاههای اقتصادی است و از دیگر اهداف آن میتوان به موارد ذیل اشاره کرد:

- آزاد کردن منابع برای دیگر اهداف سازمان
- برخورداری از بالاترین کیفیت خدمات
- بهدست آوردن تخصصها، مهارتها و تکنولوژیهای احتمالی که قبلا قابل دستیابی نبوده است
- کاهش سرمایهگذاری در حوزههای کماهمیت و توجه بیشتر به رسالت و اهداف سازمان و بنگاههای اقتصادی.در ایران نیز، در سالهای اخیر برونسپاری بهعنوان یکی از ابزارهای توسعه سازمانها و بنگاههای اقتصادی و ارتقای بهرهوری آنها مورد توجه مدیران قرار گرفته است و بهعنوان ابزاری برای کوچکسازی سازمانی مطرح شده است.

با این وجود اگرچه اهمیت برونسپاری بر کمتر مدیری در کشور پوشیده است اما الگویی مشخص و مبتنی بر مطالعه علمی و تحلیل منافع و هزینه برای سازمانها ازجمله شرکتهای پخش تهیه نشده است و به جرات میتوان ادعا کرد که از نظر مدیران بنگاههای اقتصادی، مساله در این ارتباط استفاده از برونسپاری نیست بلکه تصمیمگیری در زمینه انتخاب خدمات یا فعالیتهای قابل واگذاری و اطمینان از کسب منافع در درازمدت است.امروزه سازمانهایی که کاملا موفق هستند نیز از این ابزار برای تجدید ساختار سازمانهایشان استفاده میکنند و مدیران این سازمانها بهعنوان یک موضوع حیاتی این موضوع را درک کردهاند که ایجاد قابلیتهای کلیدی برای برآورده کردن نیازهای مشتری ضروری است و باید در این راه تلاش کنند.

در ادامه برخی مزایای برونسپاری در صنعت پخش آورده شده است:

افزایش اثر بخشی از طریق تمرکز روی آنچه سازمان در انجام دادن آن بهترین است. بهدست آوردن تخصصها، مهارتها و تکنولوژیهایی که قبلا قابل دستیابی نبوده است. کاهش سرمایهگذاری روی داراییها و استفاده بهتر برای سایر اهداف. تغییر هزینههای ثابت به هزینههای متغیر.
در مقابل دلایل عمده کسانی که در مقابل برونسپاری مقاومت میکنند به شرح ذیل است: هزینههای فعلی بهخوبی درک نشدهاند. خدمات مربوط به ارائهدهندگان خدمات صنعت پخش بهصورت حرفهای وجود ندارد. داشتن وابستگی به ارائهدهندگان خدمات و صدمه زدن به وفاداری کارکنان.

نتیجهگیری

دنیای کسبوکار امروز سه واقعه مهم را پیشرو دارد پیشرفت IT، جهانی شدن و حذف یا تعدیل مقررات که این وقایع مهم فرصتها و تهدیداتی ایجاد میکنند و بنگاههای اقتصادی به میزان درک و برداشت خود میتوانند از آنها بهرهبرداری کنند. پدیده برونسپاری نیز دقیقا در همین راستا میتواند در ردیف فرصتها و تهدیدات قرار گیرد و صاحبان صنعت با توجه به شرایط محیطی خود میتوانند با شناخت نیازهای خود و شناخت شرکتهای طرف قرارداد نسبت به برون سپاری اقدام کنند و با اعمال مدیریت صحیح و علمی مزایای این پدیده را به حداکثر و معایب آن را به حداقل رسانند.

جهت اجرای صحیح پدیده برونسپاری موارد ذیل قابل تامل است.

- شناخت نیازهای واقعی بنگاههای اقتصادی که براساس مطالعه دقیق علمی و تجربی باید صورت گیرد.
- بر آورد دقیق هزینهها.
- مطالعه و شناخت دقیق شرکتهای پیمانسپاری مربوطه براساس تخصص و تجارب ایشان.
- کنترل دقیق اجرای فرآیندها.
- توجه کافی به تبعات و مشکلات نیروی انسانی، بهطوریکه با مدیریت دقیق مشکلات این مهم را به حداقل رساند.
- انجام پیمانسپاری توسط مدیران باتجربه در صنعت.
- سهیم کردن کارکنان کلیدی سازمان در منافع حاصل از برونسپاری جهت ایجاد انگیزه بیشتر.

فتحالله شکرانه مهربانی - مدیر حوزه غرب شرکت پخش البرز