اداره سودمند کسب‌وکار امروز

مترجم: مهدی گازر
منبع: iveybusinessjournal
در بسیاری از سازمانها، تسلط کارکنان بر وظایف نسبت به مدیران بیشتر است. این واقعیت، سازمانهای وفادار به شیوههای قدیمی و سلسله مراتبی را وادار به تصدیق توانایی چشمگیر کارکنان امروزی در مدیریت خود میکند. در این مقاله نویسنده چرایی و چگونگی سبک جدید مدیریت امروزی را تشریح میکند.
عقیده و برداشت اولیه ما از مدیریت این است که مدیر ضمن بر عهده گرفتن نقش، اختیار امور دیگران را نیز در دست دارد. اما در مورد کارکنان دانشبنیان که قابلیت و توانایی مدیریت بر خود را دارند، بهعنوان فرآیند بهکارگماری دیگران استنباط میشود. بنابراین زمانی که مدیریت را بهعنوان یک نقش تعریف میکنیم، مدیریت را صرفا به مدیران منتسب و این واژه را محدود کردهایم.
سلسله مراتب رسمی در سازمانهای عصر صنعتی، عهدهدار تخصیص نقشهای معین به کارکنان بوده است. تمرکز بر نقشها، موجب اقتدار مدیرانی میشد که از طریق برنامهریزی، سازماندهی و کنترل بر کارکنان حکومت میکردند. و این موضوع دلیل اصلی ساختار سلسله مراتبی (بالا به پایین) و محدود مدیریت بوده است.
امروزه در مورد مفاهیمی چون «مدیریت بر رئیس خود» و «ارتباط با شرکای راهبردی، تامینکنندگان و مشتریان» صحبت میکنیم. اما شاید اگر شرکای مذکور توانایی مدیریت روابط مابین خود را داشته باشند، مدیریت صرفا به معنای فعالیتی یکطرفه و کنترلی معنا نشود و از طرفی اگر شما نیز توانایی مدیریت بر رئیس خود را داشته باشید، مدیریت شما محدود به در اختیار داشتن کنترل افراد زیر دستتان نخواهد شد.
مدیریت معنای بسیار وسیعتری از «انجام امور از طریق کارکنان» دارد. امروزه ما خود قادر به اداره و مدیریت زمان و بسیاری از امور، بدون نیاز به حضور فردی با نقش رسمی مدیریت هستیم. به همین دلیل در عصر حاضر «عملکرد مدیریت» بهصورت مجزا از نقش مدیر، بهعنوان کسبوکار و تجارتی شخصی در نظر گرفته میشود.
حقیقت این است که نقش «مدیر و ادارهکننده» تنها جنبه ویژهای از مدیریت است و نه همه حکایت اداره کردن افراد. رهیافتهای فکری توسعهیافته، از مفاهیم منفی ضمنی که معمولا به مدیریت نسبت داده میشوند، ازجمله کنترل و محدودسازی افراد، اجتناب میورزند. بهعلاوه، بهکارگماری افراد خصوصا با پیششرط توجه به مفهوم «کارکنان دانشورز خلاق»، بدون تغییر دیدگاه نسبت به تعریف عصر صنعتی از «مدیر» به واقعیت نمیپیوندد.
در سازمانهای پیشرفته فراصنعتی، تیمهای خود-مدیریتی جهت مدیریت بر فعالیتهای خود از سیستمهای پیچیده بهره میگیرند. دانشورزان نیازی به صدور دستور جهت مشخص شدن وظایفشان نداشته و غالبا در این زمینه از مدیرشان توانمندتر هستند. این مقاله با تکیه بر تعریف فرآیندی مدیریت، دورنمایی از آن را در آغاز قرن بیست و یکم ارائه میکند.

تعریف مدیریت نوین

مدیریت را میتوان دستیابی به اهداف با تمرکز بر بیشینهسازی ارزش معنا کرد. جهت نیل به این مقصود، شناسایی اهداف صحیح و بهترین مسیر دستیابی به آنها ضروری است.
مدیریت تشابه فراوانی با سرمایهگذاری دارد. سرمایهگذاری یعنی فرآیند تخصیص منابع بهمنظور دستیابی به بیشترین میزان سوددهی و بازگشت سرمایه. حال این منابع میتواند زمان، دانش و تجربه شما باشد. بدیهی است مدیریت بر زمان و منابع شخصی بدون حضور مدیریت رسمی، برای تمامی کارکنان امکانپذیر است.
مدیریت رابطه تنگاتنگی با دستیابی به اهداف دارد. در واقع نگرش مدیریتشده – نه لزوما گروهبندیشده – مجوز شما در دستیابی به هدف و سود بهینه است.
البته تعریف عصر صنعتی مدیریت نیز بدون حامی و هوادار نیست و حتی برخی از بزرگان علم مدیریت سعی در حفظ و بقای آن دارند. متفکر و نویسنده مدیریت، «هنری مینتزبرگ»، در آخرین کتاب خود، تعریف «مدیریت» را برابر با نقش «مدیر و ادارهکننده» میداند و در نتیجه چشمانداز و چگونگی مدیریت افراد غیرمدیر بر منابع شخصی را غیرقابل قبول و ناهمگون معرفی میکند. در همین راستا، «پروفسور جولیان بیرکینشاو» از دانشکده کسب وکار لندن، در تلاش بهمنظور بازتعریف مدیریت، از تعریف دانشنامه ویکی پدیا با مضمون «عمل بهکارگیری افراد بهمنظور دستیابی به اهداف» بهره جسته است. این منبع به وضوح مفهوم خود-مدیریتی را رد کرده و اشارهای نیز به مدیریت پول و دارایی و سایر منابع غیرانسانی نمیکند.
رهایی از مفهوم و عادت مدیریت عصر صنعتی ضرورتی انکارناپذیر است. همچنانکه سازمانها بهمنظور تامین تقاضای مشتریان رشد مییابند، واژه مدیریت نیز باید مطابق با این رشد بازتعریف شود و مهمتر از آن مدیران عصر صنعتی توسط مدیران نوین و امروزی – و نه رهبران – جایگزین شوند.
استعاره «سازمان به مثابه انسان»، که در آن «سر» (مدیر) فکر میکند و «دستان» (کارکنان) امور و فعالیتها را انجام میدهند، نمادی از سبک عملیاتی مدیران دوره صنعتی است. بنابراین نامگذاری کارکنان به «کارگران یدی» در گذشته تصادفی نبوده است. استعاره مذکور بهصورت ضمنی به این موضوع اشاره دارد که صرفا مدیران هستند که در مورد تمامی امور فکر کرده و اداره کارها را در دست دارند. دیدگاه «کارکنان به مثابه دستان بدون فکر» در عصر توانمندسازی و تعهد کارکنان قابل قبول نیست.
تاکنون در این مقاله صرفا به بیاعتبار کردن مدیران در دهه 80 میلادی پرداختیم، یعنی همان زمانی که موفقیت ژاپن در آمریکای شمالی، فکر جایگزینی مدیران با رهبران را ایجاد کرد. سابقا به مدیریت بهعنوان یک نیروی مثبت در زندگی سازمانی نگریسته میشد ولی تلقینات عمومی دهه 80، ضروریات مدیریت را نیز به همراه موارد غیرضروری آن حذف کرد.
تا قبل از دهه 80 میلادی مدیران قادر به انتخاب دو سبک و نظریه مدیریتی بودند: «نظریه Y» (با فرض مسوولیتپذیری و قابلیت اعتماد افراد) و «نظریه X» (با این فرض که افراد مسوولیتپذیر نبوده و نیاز به کنترل دارند)، ولی با جایگزینی مدیران با رهبران در دهه مذکور، مدیران محدود به انتخاب سبک X شدند و سبک Y نیز به رهبران پیشکش شد. میل ما به غلبه و تسلط رهبران بر قلمرو مدیران، جنبش و جایگزینی مذکور را حادث ساخت و بهمنظور تمایز و افتراق بین مدیران و رهبران نیز راهی جز تخصیص دلخواهانه و مستبدانه سبکهای مدیریتی نیافتیم.
تعریفی وسیع و جامع از مدیریت، ما را از این ذهنیت منفی رهایی بخشیده و دو ادعای زیر را تقویت خواهد کرد:
1. جهت رشد خود- مدیریتی و اطمینان از به ثمر رسیدن تلاشها، افزایش مسوولیت کارکنان اجتنابناپذیر است.
2. اگر مدیریت به معنای انجام امور از مسیری با بهینهترین مصرف منابع است پس مفاهیمی چون کنترل شدید و مکانیکی در این تعریف جایی ندارند.

بازتعریف و بازسازی نقش مدیر

مدیران عصر حاضر نیازمند انجام امور از طریق بهکارگیری دانشورزانی خود-مدیر هستند که با مفهوم «کارگران یدی» عصر صنعتی، بسیار فاصله دارند. نقش مدیر امروزی با چهار تمثیل قابل توصیف است:
1. سرمایهگذار
2. مشتری
3. مربی ورزش و مدیر برنامه
4. شریک
1. مدیران در نقش سرمایهگذاران
مدیران همچون سرمایهگذاران جهت دستیابی به بیشترین حد بازگشت سرمایه، به تخصیص منابع اقدام میکنند و سودمندی و اثربخشی آنان نیز بر پایه میزان بهرهگیری مناسب و بهینه از این منابع محاسبه میشود. ولی مدیران از دو جنبه با سرمایهگذاران تفاوت دارند. نخست، تخصیص وظایف به دانشورزان نیاز به مذاکره دارد و امکان تصمیمگیری یکجانبه برای مدیران میسر نیست در صورتی که سرمایهگذار در نحوه تخصیص و مصرف سرمایه اش، مختار است. ثانیا، هرچند مدیران موجب توسعه افراد میشوند، ولی برخلاف سرمایهگذاران، در قبال این عمل، داد و ستد و مبادلهای با افراد صورت نمیدهند.
2. مدیران در نقش مشتریان
در نتیجه افزایش بهکارگیری و تعهد کارکنان، موقعیت آنان از کارگران یدی به افرادی با کسب و کار خویش فرما و ارائهدهنده خدمات به مشتریان درون سازمانی تغییر میکند. لذا کارکنان پویاتر شده و قادر به تشخیص نیازمندیهای مدیران میشوند. در واقع، ممکن است کارکنان تیزبین نیازهای نادیده گرفته شده مدیران را نیز دریابند. در این تعامل، ارتباط و مذاکره دوطرفه جایگزین ارتباطات یک طرفه و هدایت از بالا به پایین میشود. همچنین کارکنان میتوانند در راستای پیشرفت مسیر شغلی، خدمات نوینی را برای «فروش» به مدیران ابداع و ارائه کنند.
زمانی که کارکنان دانشورز کمیاب باشند، موقعیت آنان از مشتری (رئیس) خود قویتر خواهد بود. چنین کارکنانی بهراحتی به سمت مشتریان جدید رفته و اطلاعات بیشتری را نسبت به سایر روشها به آنان ارائه خواهند کرد. میزان ارائه اطلاعات مذکور به قدری است که این باور حاصل می شود که قدرت در راس هرم سازمانی مستقر بوده و دستورالعملها از بالا به پایین جریان دارند.
3. مدیران در نقش مربیان ورزشی و مدیران برنامه
گلف بازان حرفهای، مربیان و مدیران برنامه مخصوص به خود را دارند. مدیران برنامه در زمینه موضوعات کاری، حامیان مالی و مقدمات مسافرتها به آنان یاری میرسانند. این مدیران اختیار اخراج نداشته و صرفا نقش تسهیل کننده، هماهنگ کننده و مشاور را ایفا میکنند.
مدیران کسبوکار امروزی نیز در حال میل به سمت ایفای نقش مدیر برنامه هستند با این تفاوت که آنان در اخراج کارکنان زیردست خود صاحب اختیارند هرچند ملزم به سنجش عواقب این عمل نیز هستند. به هر حال مدیران عصر فراصنعتی بیش از هدایت کارکنان، مربیگری آنان را برعهده دارند. لذا به جای رفتار مدیرگونه عصر صنعتی نیازمند در پیش گرفتن رفتاری چون مربیان هستند.
4. مدیران در نقش شرکا
به موازات رشد توانایی دانشورزان، آنان به مفهوم شرکا و متحدان سازمان شبیهتر و نزدیکتر شده و از مفهوم کارگران یدی فاصله میگیرند. تویوتا و سایر شرکتهای هوشمند با تامینکنندگان خارجی شراکت و همکاری کرده و بهصورت مشابه کارکنان نیز بهعنوان تامینکنندگان و شرکای داخلی ایفای نقش میکنند. با هر دو گروه تامینکنندگان خارجی و کارکنان میتوان قطع همکاری کرد، ولی برای قطع همکاری با شرکای واقعی باید روی شرایط مناسب به توافق رسید.

تسهیل در برابر هدایت

در عصر صنعتی، مدیران فعالیت کارگران یدی را هدایت و کنترل میکردند. ولی در دوره فراصنعتی، مدیران مانند یک تسهیلگر عمل میکنند. مدیران این عصر به جای تخصیص منفعلانه منابع، افراد شایسته را گرد هم آورده و در برنامهریزی و هماهنگی امور بهکار میگیرند. آنان مانند مشتریان بر پیشرفت پروژهها نظارت دارند و بیشتر شنوندهاند تا هدایتگر یک طرفه. در این زمینه، عمل کنترل در مفاهیمی چون مربیگری، تسهیلکنندگی، آموزش و توسعه متصور میشود. کارکردهای مرسوم مدیریتی نظیر برنامهریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل به فعالیتهایی شراکتی و گاه تفویضی تبدیل میشوند.

تغییر در نحوه تصمیمگیری

مدیران همانند مشتریان و سرمایهگذاران درخصوص نحوه سرمایهگذاری و بهرهبرداری از منابع مختلف صاحب اختیار هستند، اما اگر مدیران امیدوار به بهرهگیری از دانشورزان و مزایای بالقوه آنان هستند، نمیتوانند در این زمینه تحکم کرده و مستبدانه برخورد کنند. در حال حاضر مدیران بیش از دستور دادن، از سوال «شما چه فکر میکنید؟» استفاده میکنند. آنان به جای تصمیمگیریهای انفرادی، با هدف استخراج راه حل مسائل گوناگون از کارکنان، از طریق مطرح کردن پرسشهای متعدد آنان را به چالش وا میدارند. شیوه مذکور ضمن ایجاد تعامل عمیقتر با کارکنان، در واقع به رسمیت شناختن دانایی هم اندازه یا فراتر کارکنان از مدیران است.

انگیزش مدیرانه در مقایسه با مدیریت تحولگرا

مدیریت تحول گرا، یک مدل مدیریتی عصر صنعتی است زیرا توصیفکننده نفوذ نیرویی منحصربهفرد است که از بالا به پایین در سازمان جریان مییابد. مدیران امروزی از طریق مربیگری موجب انگیزش میشوند. آنان به کارمندان در یافتن انگیزه و نقاط قوت خود یاری میرسانند و سپس نوع کار متناسب را جهت مضاعف کردن نقاط قوت کارکنان فراهم میآورند.

نوآوری به جای حفظ وضع موجود

غالبا مدیران مقصران اصلی حفظ وضع موجود و انسداد نوآوری هستند. البته این اتهامی است که به مدیران دوره صنعتی وارد میشود. به خاطر داشته باشید هدف مدیران دستیابی به اهداف از طریق بهینهسازی مصرف منابع است. تمامی سازمانها دو هدف و آرمان را دنبال میکنند: اداره سودمند کسب و کار امروز و خلق آینده از طریق نوآوری.
لازم نیست فرد مسوول (رهبر یا مدیر) جهت انجام شایسته امور خلاق باشد، ولی موظف است خلاقیت را در دیگران تسهیل کند. به این ترتیب مدیران موجب پرورش خلاقیت در سازمان میشوند.

مدیریت در برابر رهبری

با توجه به موارد مطرح شده درمورد مدیریت و نقشهای بازتعریف شده آن در این مقاله، نقش مدیریت بهعنوان محرک اصلی عملکرد سازمان آشکار شد. اما به راستی وجه تمایز رهبری از مدیریت چیست؟ رهبری فرآیند نفوذ است. هر زمانی که هر یک از کارکنان از طریق تاثیرگذاشتن بر دیگران، مسیرشان را تغییر دهند، فرآیند رهبری بهوقوع پیوسته است. مسیر تاثیرگذاشتن و نفوذ سازمانی میتواند از بالا به پایین سلسله مراتب یا بالعکس باشد. لذا اگر رهبری فرآیند نفوذ و تاثیرگذاری است، قابلیت تصمیمگیری برای آن متصور نخواهد بود. پس تمامی تصمیمگیریها از جمله تصمیمات راهبردی فعالیتی مدیریتی است. مدیران عامل با ترویج و ارتقای یک دیدگاه نوین و از سوی دیگر دانشورزان با ایجاد محصول جدید نقش رهبری را از خود به نمایش میگذارند.

دلایل اهمیت موارد مطرح شده

در عصر حاضر، تعادل قدرت در سازمان شرط لازم جهت دستیابی به خلاقیت موردنیاز مزیت رقابتی است. مشارکت بیش از پیش کارکنان در اخذ تصمیمات راهبردی، برنامهریزی و سازماندهی فعالیتها از ضروریات عصر فراصنعتی است. سهیم شدن کارکنان در تفکرات راهبردی سازمان شیوهای برای خلاصی از استعاره محدودکننده «سازمان به مثابه انسان» است. چنین مالکیتی تنها راه دستیابی به تعهدات ژرف سازمانی است.
مزیت رقابتی در دوره فراصنعتی در گرو رهایی از تصورات و ادراکات عصر صنعتی از مفاهیم مدیریت و رهبری است. سهیم شدن در مدیریت و ایفای نقش رهبری صرفا از عهده کارکنان سازمانهای فراصنعتی برخواهد آمد.