برای اخراج یک کارمند چه باید کرد؟

مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد
منبع: entrepreneur
موقعیت خطرناکی است وقتی که یک کارمند عملکرد ضعیفی دارد. شما تمام تلاشتان را کردهاید تا به او در حفظ شغلش یاری برسانید اما دیگر دیر شده است.
و اکنون زمان اخراج است. قبل از اینکه باعث اخراج آن فرد شوید، چندین نکته مهم وجود دارد که باید با دقت به آنها توجه کنید. اگر شما با حداکثر احتیاط اقدام نکنید، ممکن است سر از دادگاه دربیاورید و وارد یک مبارزه طولانی، پرهزینه و استرسزا شوید.شما به عنوان یک کارفرمای باهوش و مسوول، باید به یک وکیل تجاری دسترسی داشته باشید و قبل از اخراج هر کارمندی از شرکتتان از او مشورت بجویید.چازرامپنتال، مشاور کل سایت LegalZoom با پاسخ به 10 پرسش پیشرو شما را در فرآیند اخراج کارمندان راهنمایی میکند:
1. آیا من از سیاستهای شرکت پیروی کردهام؟
توصیه رامپنتال این است که اگر شرکت شما سیاستی برای اخراج کارمندان دارد، مطمئن شوید که کاملا از آن پیروی میکنید. اکثر سیاستهای استخدام باید تمام نکات از تصمیمگیری برای اخراج یک کارمند تا تاریخ اخراج وی را پوشش دهند.
2. آیا من منصف بودهام؟
باید توجه کنید که اطلاعات برای اخراج یک کارمند توسط چه کسی فراهم شده است. رامپنتال هشدار میدهد که « وقتی یک سرپرست یا همکار دلیلی برای اخراج کارمند ارائه میدهد، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات درستی داده باشد.» همچنین او میگوید اگر کسی بهدلیل دوبار دیر آمدن به سرکار اخراج شد، مطمئن شوید که کسان دیگری هم که دو بار دیر به سر کار آمدهاند نیز اخراج شدهاند. حتما به دنبال دلیل موجه باشید. اگر با همه کارمندان منصفانه برخورد نکنید، میتواند نتیجه معکوس بدهد و مشکلات قانونی ایجاد کند.
3. آیا از قانون استخدام کشور پیروی میکنم؟
اطمینان حاصل کنید که هنگام اخراج یک فرد قانون را نقض نمیکنید. توصیه رامپنتال این است که شما با پرسنل منابع انسانی شرکت یا وکیل استخدام در مورد اخراج مشورت کنید یا در صورت نیاز، خودتان در مورد قوانین اشتغال تحقیق کنید.
همانطور که میدانید، قانون، تبعیض را در استخدام افراد ممنوع میکند. این تبعیضها شامل نژاد، قومیت، جنسیت، ملیت، مذهب، سن و سابقه کار میشود.
اگر میخواهید فردی را به دلایل پزشکی یا کارمندی را بهدلیل باردار بودن اخراج کنید، خود را در معرض ریسک تحت تعقیب قرار گرفتن قرار دادهاید. اگر کارمندی را که ادعای آزار و تبعیض کرده است اخراج میکنید، خود را در معرض ریسک بالاتری از پیامدهای قانونی آن قرار میدهید.
4. چه مدرکی برای اخراج مورد نیاز است؟
مطابق اصول فنی هیچ نوع کاغذبازی برای اخراج یک فرد وجود ندارد. گرچه، زمانی که یک فرد برای عمل نکردن به وظایف شغلیاش اخراج میشود، مدرک جمع کردن برای عملکرد ضعیف او یک کلید محسوب میشود. برای اخراج یک کارمند لیستی از اخطارات تهیه کنید با در دست داشتن دلیل کتبی برای عملکرد نامناسب یا علل دیگر همچون غیبت، سوء رفتار یا دیرکرد، شانس خود را در دفاع از عملکردتان بالا میبرید.
رامپنتال میگوید: «با داشتن تشریفات اداری بیشتر، مدارک بیشتری خواهید داشت، مدارک بیشتر برای اینکه نشان دهید برای دلیل نابجایی آنها را اخراج نکردهاید. اگر مدارک خوبی جمعآوری نکنید، آنگاه کارمندان به شما خواهند گفت: « خب، واضح است که اخراج من به عملکردم مربوط نیست. آنها چون من بالای 40 سال سن دارم یا چون یک زن هستم، مرا اخراج کردند.»
5. کجا و چه زمانی باید یک کارمند را اخراج کنم؟
هر کاری میکنید، کارمندتان را پشت تلفن اخراج نکنید. با اخراج رو در رو به او احترام بگذارید.
اگر زمان اخراج پرسنل، نگران امنیت شخصی خود هستید، رامپنتال پیشنهاد میدهد که فرد دیگری را- ترجیحا یک مدیر- برای اخراج کارمند بفرستید.
برای پاسخ به این پرسش که چه روزی برای اخراج فرد مناسب است، رامپنتال میگوید« آخر هفته برای اخراج مناسب است نه اول هفته» برخی خلاف این نظر را دارند و معتقدند اول هفته زمان مناسبتری است. اغلب، ایام قبل از سال نو را زمان مناسبی برای این کار نمیدانند. حقیقت این است که روز و زمان دقیقی برای آن وجود ندارد. در هر صورت این امر ناخوشایند است و مهم نیست چه زمانی آن را انجام دهید.
6. هنگام اخراج یک کارمند، باید به وی چه بگویم؟
رامپنتال میگوید «آماده باشید تا با طیفی از احساسات از ناراحتی تا عصبانیت روبهرو شوید. هر اتفاقی که بیفتد، روی برنامهتان پافشاری کنید و حرفهای برخورد کنید؛ هرچند وقتی کسی گریه میکند یا روی میز میکوبد یا با خشونت شما را تهدید میکند، اصلا آسان نیست.»
نکته مهم این است که هرچه میگویید میتواند علیه شما در دادگاه استفاده شود. او میگوید بهطور خلاصه به آرامی توضیح دهید که بهدلیل خاصی کارمندتان را مرخص کردهاید؛ اما وارد جزئیات نشوید چون ممکن است موجب سوء تعبیر شود. بسیاری کارفرمایان اینکه به سادگی توضیح دهند که شرکت به سمت و سوی متفاوتی میرود، بهترین روش میدانند.
7. برای خاتمه دادن به چه چیزی نیاز دارم؟
برای مثال، باید تمام مرخصیهای استفاده نشده فرد و همچنین مرخصیهای فرد بهدلیل بیماری را در فیش حقوقی او منظور کنید. همچنین برای کارمندان همه چیز را سازماندهی کنید تا بیدرنگ هر نوع تشریفات اداری برای خروج وی انجام شود و تمام دارایی شرکت شامل لپتاپ، کارت شناسایی، کلید، تلفن، یونیفورم و غیره بازگردد.
بسیار مهم است که با بخش IT تماس بگیرید و بخواهید تا ایمیل شرکتی فرد و هرگونه دسترسی الکترونیکی به اطلاعات شرکت و سایر سیستمهای اطلاعاتی را غیرفعال کنند.
8. آیا باید اخبار بد را به سایر کارکنان بدهم؟
آیا شما و سازمانتان میخواهید فرآیند پخش شایعات را قبل از شروع متوقف کنید. یک جلسه فوری تشکیل دهید و تیمتان را مطلع سازید که کارمندی را اخراج میکنید. لزومی ندارد که به آنها توضیح دهید که چرا فرد مذکور را اخراج میکنید؛ تنها کافی است که بگویید آن فرد دیگر با شرکت شما همکاری نخواهد کرد.
9. اگر از فرد اخراج شده چیزی بشنوم چه باید بکنم؟
بهترین راهکار این است که صمیمی برخورد کنید و سریعا کارمند را به وکیل یا نماینده منابع انسانی شرکت ارجاع دهید.
10. اگر کارفرمای آینده فرد اخراج شده برای بررسی سوابق وی با من تماس بگیرد چه باید بکنم؟
تنها اطلاعاتی که باید به وی بدهید این است که بگویید کارمند مورد نظر چه مدت زمانی برای شما کار کرده و چه سمتی در شرکت شما داشته است. بیش از این نیاز نیست چیزی بگویید و شایستگیهای او را زیر سوال ببرید. هر نوع اطلاعات اضافی اختیاری است.