آنچه مدیران تازه‌کار باید بدانند

درست مثل شعبدهبازی که چندین توپ را همزمان به هوا پرت میکند شما نیز باید بتوانید همزمان به امور مختلفی چون رفع مشکلات عملیاتی و دهها درخواست غیرمرتبط رسیدگی کنید. شاید هیچ کتابی پیدا نشود که با خواندن آن بتوانید راه مقابله با چالشهای پیش رویتان را یاد بگیرید اما یک فلسفه شفاف مدیریتی به شما کمک میکند تا عملکرد بهتری داشته باشید.

اما فلسفه چیست؟ در حوزه مدیریت، فلسفه یعنی یک رویکرد یا طرز فکر منسجم درباره نقشتان بهعنوان یک مدیر. بسیاری از مدیران برای خود فلسفهای ندارند و در عوض به شکلی کاملا واکنشی عمل میکنند. آنها براساس احساسات، تجربیات شخصی یا تجربیات دیگران نسبت به مسائل واکنش نشان میدهند. اگر رویکرد شما در مدیریت، یک رویکرد واکنشی است، شکست یا موفقیت شما به دو عامل بستگی دارد: ۱. اینکه آیا بهطور ذاتی مدیر هستید یا خیر. ۲. آیا افرادی که بهعنوان الگو انتخاب کردهاید افراد موفقی هستند یا خیر. متاسفانه هر دو عامل نیز تقریبا از کنترل شما خارجند. اما حتی اگر مدیریت در خون شما باشد و افراد موفق را الگو قرار داده باشید، باز هم ممکن است لحظات سختی را تجربه کنید که هیچ یک از این دو کمکی به شما نمیکنند. در این لحظات یک فلسفه میتواند راهنمای شما باشد.

برای یک مدیر تازهکار، گام اول آشنایی با مفهوم «مدیر خدمتگزار» است. با اینکه «رابرت گرینلیف» این عبارت را برای نخستین بار در سال ۱۹۷۰ مطرح کرد اما این مفهوم همچنان حیاتی و به قوت خود باقی است. البته بهکارگیری کلمه خدمتگزار، آن هم برای فردی قدرتمند که نقش ریاست را بر عهده دارد عجیب به نظر میرسد اما تجربه نشان داده است که خدمتگزاری، شما را دقیقا به همان هدفی نزدیک میکند که به دنبال آن هستید: نفوذ در دیگران. دلیل آن روشن است. برای کسی که دارای یک روحیه خدمتگزار است، خودمحوری و علایق شخصی مفهومی ندارد. او تلاش میکند انگیزههای شخصیاش را وارد حوزه کار نکند، چرا که به خوبی میداند، این تنها راه جلب اعتماد کارکنان است. اگر اولویت اصلی شما موفقیت سازمان و تیمتان باشد، قطعا موفق خواهید شد. یک مدیر خدمتگزار سوالات بیشتری میپرسد، بیشتر گوش میکند و به نیازها و مشارکت کارکنان بها میدهد. نتیجه چنین عملکردی، تصمیمات معقولانهتر است. مدیرانی که هنگام تصمیمگیری از نظرات دیگران استفاده میکنند و تصمیمات هوشمندانهتری میگیرند، میان کارکنان نفوذ بیشتری دارند.

مفهوم خدمتگزاری به ویژه زمانی اهمیت مییابد که مدیریت کارکنان را بر عهده گرفته باشید. اگر قصد دارید یک مدیر خدمتگزار باشید باید بتوانید این ذهنیت را تغییر دهید: افراد برای «من» کار میکنند. در عوض این تفکر را در ذهن خود پرورش دهید که کارکنان نه برای شما، که برای «سازمان» و برای «خودشان» کار میکنند. وظیفه شما تنها تسهیل روابط میان افراد و سازمان است. از خود بپرسید: «چه کنم تا روابط افراد مستحکم شود؟» یا «برای عمل به وعدههای سازمانی چه باید کرد؟» در سوالاتی از این دست، شما مرکز توجه نیستید، بلکه منافع کارکنان و سازمان در اولویت است.

البته این به این معنا نیست که هرگز از کسی درخواستی نکنید یا رفتار کارمندی را اصلاح نکنید. اینها لازمه مدیریتاند و باید بتوانید مسیر درست را به کارکنان نشان دهید اما در عین حال همواره به یاد داشته باشید که محور اصلی، شما نیستید.

بهعنوان مثال، تقسیم وظایف فرآیندی است زمانبر که نیازمند تفکر و بررسی است. هنگام تقسیم مسوولیتها باید اهداف سازمانی، منافع، مهارتها و نیازهای کارکنان را به دقت ارزیابی کنید. لازم نیست که وارد جزئیات شوید، اما هنگام تقسیم وظایف مهم سازمانی، بستر و جوانب را در نظر بگیرید.

مثلا اگر «مری» بداند که چرا یک وظیفه مشخص را به او (و نه فرد دیگری) محول کردهاید، احتمال موفقیت او در انجام آن وظیفه بیشتر است، چرا که میداند این وظیفه از «آن اوست» و تنها او میتواند آن را انجام دهد. در این حالت شما بیشتر نقش راهنما را بر عهده دارید؛ راهنمایی که دستور نمیدهد، درخواست میکند. اگر کارمند شما بداند که نقاط قوت او را میشناسید، برای وظیفهشناسی او ارزش قائلید و او را تشویق میکنید او نیز به شما وفادار خواهد ماند.

اتخاذ رویکرد خدمتگزاری هنگام تقسیم وظایف کار آسانی نیست. شما باید انرژی و زمان خود را صرف کاری کنید که شاید قبلا آن را سرسری و بدون دقت انجام میدادید. اما فراموش نکنید که با استفاده از این رویکرد هم کارها بیشتر و بهتر پیش میروند و هم روابط میان افراد تقویت میشود.

رویکرد خدمتگزار مزایای دیگری نیز دارد. با استفاده از این رویکرد میتوانید بازخوردهای مفیدتری ارائه دهید. شما تنها تسهیلکننده روابط هستید. محوریت جلسات ارائه بازخورد وظیفه شما نیست بنابراین نباید هنگام ارائه بازخورد عصبانی، ناامید یا خشمگین شوید. موضوع اصلی این جلسات، تسهیل روابط افراد با یکدیگر و سازمان است. در این جلسات هیچ مکالمهای جنبه شخصی ندارد. شما از عملکرد کارمند خود ناامید نیستید. شما تنها مسیر درست را به او نشان میدهید تا به اهداف خود و سازمان نزدیکتر شود. اگر با چنین رویکردی جلسات را اداره کنید، امکان پذیرش سخنان شما بیشتر است. وظیفه شما بهعنوان یک مدیر ایجاد توازن میان منافع افراد و سازمان است تا یکی بر دیگری سایه نیندازد.

برای ایجاد یک وجهه جدید نیاز به زمان دارید. اما اگر در مسیر خدمتگزاری ثابت قدم باشید، میان شما و کارکنان شما اعتمادی متقابل شکل میگیرد. اگر کارکنان به شما و تصمیمات شما اعتماد داشته و بدانند که در تصمیمگیریهایتان نقش دارند، به مرور میان آنها نفوذ خواهید کرد.

ما تنها به بخش کوچکی از چالشهایی که یک مدیر تازهکار با آنها مواجه میشود اشاره کردیم. پیشبینی تمام چالشها تقریبا غیرممکن است. اما یک رویکرد خدمتگزار همانند فانوسی است که مسیر را برای شما روشن میکند. شما چه ذاتا مدیر باشید و چه نباشید، اتخاذ این رویکرد به شما کمک میکند تا واکنشی و خودمحورانه عمل نکنید. البته رویکرد خدمتگزار ممکن است به مذاق حامیان مدیریت سنتی خوش نیاید چرا که از نظر آنها خدمتگزاری با قدرت در تضاد است اما اگر بهعنوان یک مدیر، به دنبال نفوذ بیشتر و نتایج بهتر هستید، بد نیست این رویکرد را امتحان کنید.