روشی هوشمندانه‌ برای برنامه‌ریزی بهتر

کسانی که در یک آن باید چندین کار مختلف را انجام دهند، آیا میتوانند از روش برنامهریزی قضات برای جلسات دادرسی راهکارهای مفیدی بیاموزند؟ در این مقاله به واکاوی این موضوع پرداختهایم. آیا این فوقالعاده نیست اگر یک برنامه زمانبندی مشخص وجود داشته باشد که بتوانیم با تغییر ترتیب انجام کارها زمان قابلتوجهی را ذخیره کنیم؟ دو استاد دانشگاه kollegg در مطالعات اخیرشان در مورد این نظریه به تحقیق پرداختند. آنها با ایجاد تغییر در روش برنامهریزی و زمانبندی که قضات دادگاههای تجدیدنظر کار در ایتالیا برای رسیدگی به شکایات انجام میدهند، این نظریه را بررسی کردند.

دادگاههایی که با مواردی مانند امور مربوط به بازنشستگی، حقوق، دستمزد و اخراج کارگران سروکار دارند نقش بسیار کلیدی در امور اقتصادی دارند اما به طرز شرمآوری کند پیش میروند. در دادگاههای تجدیدنظر ایتالیا زمانی که صرف رسیدگی به یک مورد میشود 7/4 برابر بیشتر از میانگین زمان دادگاه در 34 کشوری است که عضو سازمان همکاری و توسعه اقتصادی (OECD) هستند. به گزارش صندوق بینالمللی پول، این بیبرنامگی باعث کاهش سرمایهگذاری، کند شدن روند رشد و ایجاد مشکل در محیط کسبوکار خواهد شد.

احتمالا عوامل متعددی در ناکارآمدی دادگاههای ایتالیا نقش دارند اما به نقل از پژوهشی که رابرت بری و نیکلا پرسیکو انجام دادهاند، به نظر میرسد روش برنامهریزی و زمانبندی قضات دادگاههای ایتالیا برای پروندههایشان کلیدیترین نقش را ایفا میکند.رابرت بری در رابطه به این مساله میگوید «اگر ما بتوانیم به قضات دادگاه یاد بدهیم که بهتر برنامهریزی کنند، احتمالا میتوان این مساله را به کارگران و کارمندان نیز آموزش داد تا کار خود را بهتر انجام دهند.»بری و پرسیکو به همراه دو همکار دیگرشان دسیو کاویلو و آندریا ایچینو با 6 دادگاه تجدیدنظر کارگران در رُم کار کردند تا به مدت سه سال روش جدیدی را در برنامهریزی و زمانبندی برای رسیدگی به پروندهها انجام دهند. استفاده از این متد باعث شد که زمان مورد نیاز برای حل یک پرونده در این دادگاهها نسبت به دادگاههایی که با روش قبلی کار میکردند 19 درصد (یا 140 روز) کاهش یابد!این یافتهها برای کسانی که در فضای کارشان ناچارند همزمان به چندین کار مختلف رسیدگی کنند بسیار حائزاهمیت است. این پژوهش همچنین برای اقتصاد ملی بسیار پراهمیت است. بری که خود استاد دانشگاه در رشته اقتصاد مدیریتی و علم تصمیمگیری است، میگوید «این اصلا به صلاح نیست اگر در یک جامعه نتوان اختلافات و مشاجرات را به موقع و در زمان کوتاه حل کرد»

نفر بعدی چه کسی است؟
برای قضاتی که در هر زمانی بیش از صد پرونده برای رسیدگی دارند سه فرض وجود دارد:

اول اینکه آنها در هر لحظه میتوانند فقط یک جلسه دادرسی را برگزار کنند. دوم اینکه برای حل یک پرونده نیاز به برگزاری بیش از یک جلسه دادرسی است و سوم اینکه نمیتوان پیشبینی کرد که چند جلسه رسیدگی به شکایات و دادرسی برای هر پرونده لازم است. قضات عموما هر دادرسی و گزارش جدیدی را در انتهای صف رسیدگی قرار میدهند. آنها در تقویم خود به دنبال اولین روز خالی میگردند و آن را پر میکنند. آنها همچنین ابتدا منتظر میمانند تا یک گزارش به سرانجام برسد و سپس به سراغ گزارش بعدی میروند. فایده اصلی این روش سادگی آن است: این روش به هیچ دوراندیشی نیاز ندارد. اما آیا روش دیگری هست که کارآمدتر باشد؟ یک امکان دیگر – که محققان آن را آزمودهاند- روشی است که طی آن لازم است که قاضی پرونده تعداد جلسات لازم را برای یک پرونده تخمین زده و از همان ابتدای کار برای همه آنها برنامهریزی کند و تنها به این نکته توجه کند که باید در برنامهریزی خود فاصله زمانیای را برای وکلا درنظر بگیرد تا بتوانند گزارشهای خود را آماده کنند.

فایده این روش در این است که پروندهای که به نوبت دادرسی رسیده به نسبت روش قبلی زودتر حل میشود. اما اشکال اصلی این مدل در این است که وقتی چندین پرونده همزمان برنامهریزی میشوند، زمان رسیدگی به آنها هم طولانیتر میشود به این معنی که زمان بیشتری طول میکشد تا یک پرونده به دادگاه رسیده و اولین گزارش خود برای دادرسی ارائه دهد. بری میگوید «با نگاه به این دو روش که در مقابل هم قرار گرفتهاند، نمیتوان تعیین کرد که کدامیک بهتر است. اینکه چهاربار در یک صف زمانبندی چرخ بزنیم یا یک بار در صف زمانبندیای قرار بگیریم که چهاربرابر حالت اول طول میکشد.»روش دوم ثابت کرده است که کارآمدتر است چرا که زمان بررسی پرونده از ورود به فرآیند دادرسی تا حل کامل آن زمان کوتاهتری است. اما چرا؟

چه که آزموده شده و حقیقت دارد
عامل کلیدی در این میان «نرخ مخاطره» است به معنای «این احتمال که یک پرونده با برگزاری جلسات دادرسی بیشتر به سرانجام خواهد رسید.»به گفته بری «نرخ مخاطره رو به رشد یعنی این تصور که احتمال حل یک پرونده با طولانیتر شدن فرآیند دادرسی بیشتر میشود.» به بیان دیگر میتوان گفت احتمال خیلی ضعیفی وجود دارد که یک پرونده در همان جلسه دادرسی اول حل شود. احتمال به سرانجام رسیدن پرونده در جلسه دادرسی دوم اندکی بیشتر است و برگزاری سه جلسه دادرسی، احتمال حل پرونده را بیشتر خواهد کرد و به همین ترتیب. شاید بدیهی به نظر برسد که با افزایش تعداد جلسات دادرسی، به نتیجه رسیدن پرونده هم تسریع خواهد شد اما در این میان یک دام پنهانی وجود دارد که این قطعیت را از بین میبرد: هر گزارش جدید در روند دادرسی این پتانسیل را دارد که پیچیدگیهای جدیدی به پرونده بیفزاید. اگر این اتفاق رخ دهد وضوح پرونده کمتر خواهد شد و احتمالا پرونده دچار گرههایی خواهد شد و نرخ مخاطره پایین خواهد آمد.

پژوهشگران اطلاعاتی دارند که نشان میدهد نرخ مخاطره در دادگاههای تجدیدنظر ایتالیا در واقع افزایش یافته است (در موارد نادری این نرخ پس از جلسه سوم دادرسی کاهش یافته است اما با توجه به اینکه اکثر پروندهها قبل از جلسه چهارم حل شدهاند تاثیر این موارد نادر در مجموع دادهها بسیار ناچیز است) روشی که محققان خلق کردهاند مدعی است وقتی نرخ مخاطره بالا میرود، کارآمدترین استراتژی این است که به صورت مستمر تا حل شدن کامل روی پرونده کار شود. روشی که محققان ارائه دادهاند اینگونه آزمایش شده: برنامهریزی یکباره در ابتدا برای همه جلسههای دادرسی و اطمینان از اینکه در سریعترین حالت ممکن برنامهریزی شده و پیش خواهند رفت. همچنین در این آزمایش اولویت با پروندههایی بوده که هنوز در جریان هستند یا بسیار نزدیک به پایان روند دادرسی قرار دارند. کارآمدی این روش از این واقعیت سرچشمه میگیرد که وقتی جلسات دادرسی به درستی برنامهریزی شده و بسیار نزدیک به هم قرار میگیرند، پروندهای که به نوبت دادرسی رسیده است بسیار سریع در سیستم قضایی پیش رفته و مسائل مربوط به پروندههای دیگر روی آن تاثیری ندارد. برعکس، وقتی هر جلسه دادرسی جدیدی به انتهای صف زمانی رسیدگی، انتقال داده میشود باعث به تاخیر افتادن و توقف همه پروندههای مفتوحه خواهد شد و روند دادرسی همه پروندههای باز را تحت تاثیر قرار خواهد داد. با این حال، در یک سیستم متفاوت، جایی که نرخ مخاطره کاهش مییابد، این متد برنامهریزی که پژوهشگران آن را آزمودهاند نمیتواند کارآمدی سیستم را بالا ببرد. در این مواقع، بهترین کار استفاده از سیستم قدیمی است که قضات بدون برنامهریزی قبلی، هر جلسه دادرسی جدید را در انتهای صف زمانی قرار میدادند.

استفاده بهتر از زمان
این روش تجدیدنظر شده برای برنامهریزی هنوز مقداری ناپخته است و میتواند اصلاح شده و پیشرفتهتر شود. اما «این واقعیت که این روش میتواند زمان لازم برای حل پرونده را به میزان یک پنجم کاهش دهد، نشان میدهد که میتواند بسیار پیراستهتر و بهتر شود.» پژوهشی که در مورد برنامهریزی در دادگاهها انجام شده با افزایش کارآیی افراد در محیطهای کاری فردی مرتبط است. به گفته پروفسور پریسکو – استاد رشته اقتصاد مدیریتی و علم تصمیمگیری- این روش اساسا درباره این موضوع است که چگونه چندین کار را همزمان و با کیفیت انجام دهیم!پریسکو میگوید «شواهدی از دفاتر یادداشت روزانه کارمندان و کسانی که در موقعیتهای مدیریتی قرار دارند در دست است که نشان میدهد همه آنها کارهای خود را به شکل نادرستی برنامهریزی میکنند. به طوریکه آنها مکررا از شاخهای به شاخه دیگر میپرند و قبل از تمام شدن یک کار مشغول کار دیگر شده و دوباره سراغ کار اول میروند. آنها خود را در میان کارهای متعددی پخش میکنند و نهایتا دستاوردشان بسیار کمتر از وقتی است که تمرکز خود را روی یک کار میگذارند و پیش از شروع یک کار جدید، کار قبلی را به پایان میرسانند.»