10 توصیه برای تقویت ارتباطات در درون سازمان

آیا تاکنون برایتان پیش آمده که احساس کنید دارید با دیوار حرف میزنید یا به نتیجه رسیده باشید که کارکنان سازمان حرفتان را به درستی متوجه نمیشوند؟ آیا نگران هستید که همکاران و مدیران سازمان درک درستی از چالشها و دلهرههای کاری شما نداشته باشند؟ آیا کارمندانتان مباحثی را که با آنها در میان گذاشتهاید فراموش میکنند؟ آیا تلاشهای شما برای ایجاد تغییر ناکام میماند؟ آنچه مسلم است اینکه در هر سازمانی و برای هر مدیری، حصول اطمینان از رسیدن درست و به موقع پیام و خواستههای مدیران به کارکنان یک چالش و مساله حساس و تعیینکننده در موفقیت سازمانی به حساب میآید که برای حل آن میتوان توصیههای زیر را بهکار بست:

در محیط کارتان قدم بزنید: مدیرانی که از روش مدیریت کردن با قدم زدن در محیط کار یا MBWA استفاده میکنند چیزهای بسیار زیادی درباره آنچه که در محیط کارشان میگذرد میفهمند و کارکنان آنها نیز به روشنی میدانند که چه کاری را چگونه باید انجام دهند. در چنین حالتی است که همه افراد کاملا به روز بوده و از جدیدترین اولویتها باخبرند. مکالمات غیررسمی و دوستانهای که در جریان چنین دید و بازدیدهایی رخ میدهد تاثیر به مراتب بیشتری نسبت به آنچه در جلسات رسمی مطرح میشوند در تبیین فرآیندها و برقراری ارتباط بین مدیران و کارکنان دارند و پیام مدیریت سازمان را بهتر و سریعتر از هر بخشنامه و دستورالعملی به کارکنان منتقل میکند.

بهطور مرتب اطلاعاتتان را درباره سازمان تحتامرتان بهروز کنید: هیچگاه کارکنان و همکارانتان را به حال خود رها نکنید و از آنها بیخبر نباشید. بهروز رسانی اطلاعاتتان درباره دیگران به شما کمک میکند تا جدیدترین و موثقترین اطلاعات مورد نیازتان را در اختیار داشته باشید و با کمک آنها افرادتان را بهکار بگیرید. برای افرادتان ایمیلهای کوتاه و پربار بفرستید: هرگز فکر نکنید که همه افرادتان پس از شرکت در یک جلسه کاری، تمام نکات لازم را یادداشت کردهاند یا به ذهن سپردهاند. پس لازم است که در اولین فرصت ممکن پس از جلسه کاری، نکات کلیدی و توقعاتتان را از هر کدام از افراد بهصورت یک ایمیل مختصر و مفید برای آنها ارسال کنید. برای تاکید بیشتر روی بعضی موارد میتوانید آنها را با رنگهای متفاوت یا با فونت درشتتر درج کنید.

شنونده حرفهای دیگران هم باشید: بنا به تعریف، گفتوگو فرآیندی است که بین دو نفر صورت میپذیرد و چنانچه یکطرفه بوده و طی آن یک نفر فقط حرف بزند و دیگری گوش کند دیگر نه گفتوگو بلکه سخنرانی است. پس همیشه به زیردستانتان فرصت دهید تا ایدههایشان را با شما درمیان بگذارند و با این کار به تاثیرگذاری پیامی که از طریق این نوع گفتوگوها به آنها منتقل میشود، خواهید افزود.

ساعاتی را با همکاران و مدیران همرده خود بگذرانید: هر مدیری که زمانی را به گفتوگو و درددل با مدیران همرده خود و همکارانش بگذراند، هم میتواند در صورت لزوم تاثیر بیشتری بر آنها بگذارد و هم از راهنماییهای دوستانه و ایدههای ناب آنها بیشتر بهرهمند شود، بنابراین توصیه میشود در بعدازظهرها و در اواخر وقت اداری، چند دقیقهای را صرف همصحبت شدن با همکاران و بررسی مسائل مشترکی که با آنها سر و کار دارید کنید. در این دقایق سعی کنید لحنی غیررسمی و دوستانه به گفتوگوهایتان بدهید.

دو برابر آنچه فکر میکنید برای ارتباط با دیگران کافی است، وقت بگذارید: هیچکدام از مدیران هیچگاه از برقراری ارتباط زیاد با افراد خود زیان نمیکنند. پس برای اینکه نفوذ کلامتان نزد افرادتان افزایش یابد بیشتر با آنها ارتباط بگیرید و برای این کار از راههای ارتباطی متنوعی استفاده کنید از برگزاری جلسه گرفته تا دیدارهای چهره به چهره و یادداشت گذاشتن و اعلام در تابلوی اعلانات. علاوهبر این نحوه واکنش نشان دادن افراد به روشهای ارتباطیتان را رصد کنید تا بهترین راه برقراری ارتباط با هرکدام از کارکنانتان را کشف کنید.

اول از دیگران نظرخواهی کنید، بعد تصمیمگیری کنید: برای خیلیها هیچچیز بدتر از این نیست که از آنها پس از گرفته شدن یک تصمیم نظرخواهی شود چراکه به عقیده آنها اظهارنظر کردن در مورد چیزی که انجام شده است مسخره و بیهوده است. پس اگر میخواهید اعضای تیمتان از تصمیمات و تغییرات موردنظرتان پشتیبانی کنند، قبل از اتخاذ تصمیم از آنها نظر بخواهید و نه بعد از آن. واقعیت غیرقابل انکار این است که افرادی که در جریان اتخاذ تصمیمات نقشآفرینی میکنند در موقع اجرای آنها با جان و دل عمل خواهند کرد.

در مورد اعلام تصمیم نهاییتان شفاف و رک باشید: مدیرانی که در مورد موافقت یا مخالفتشان با نظرات دیگران روراست و شفاف هستند و با صداقت با افراد خود در این مورد سخن میگویند، بیشتر مورد احترام زیردستانشان قرار میگیرند اما اگر مدیری در حضور افراد با نظرشان موافقت میکند اما تصمیمی متضاد با آن را اتخاذ میکند به ریاکاری و عدم صداقت متهم میشود و زیردستان چنین مدیری فکر میکنند او آنها را فریب داده است.

از دوپهلو و مبهم صحبت کردن پرهیز کنید: مدیرانی که به دلایل مختلفی چون تعارف و ملاحظات غیرکاری اقدام به دوپهلو و مبهم صحبت کردن میکنند در واقع از اقتدار مدیریتیشان میکاهند و به عدم اعتماد بهنفس و ناتوانی در متقاعد کردن زیردستان خود متهم میشوند. پس اگر با افرادتان دوپهلو و با ایهام صحبت کردید باید انتظار این را داشته باشید که آنها در دل شان بگویند: «اه، زودتر برو سر اصل مطلب دیگه» یا «واقعا خودت میدونی چی میخوای بگی؟»

برای عقاید و نظراتتان ارزش قائل شوید: بعضی از مدیران به دلایل مختلف از ابراز نظرات یا نگرانیهای خود درباره موردی خاص خودداری میکنند و به اصطلاح «آنها را درون خود میریزند»، اما واقعیت این است که آنها با این کار دارند از موضع و قدرت مدیریتی خود عقبنشینی میکنند و این مساله باعث کاهش توانایی آنها و سازمان در ایجاد تغییرات لازم میشود. بنابراین همیشه به یاد داشته باشید که دیدگاهها، عقاید و ایدههای شما در وهله اول باید برای شما مهم و محترم باشند تا پس از آن مورد پذیرش افرادتان قرار بگیرند.