چگونه در تعطیلات سال نو مرخصی عادلانه در نظر بگیریم؟

کاری که باید انجام دهید این است که هر چه زودتر به کارمندان اعلام کنید که نیاز دارید در نیمه دوم تعطیلات تعدادی از آنها در دفتر حضور داشته باشند و افرادی که میخواهند مرخصی بگیرند هر چه زودتر درخواست خود را تحویل بدهند تا زمان کافی برای بررسی آنها داشته باشید. به آنها شفاف توضیح دهید که اگر نتوانید به همه درخواستها رسیدگی کنید، مجبورید برخی از آنها را رد کنید، اما همه سعی خود را میکنید که عدالت برقرار شود.

اگر قرار است تقاضای عدهای را رد کنید، مسلما افراد باسابقهتر را باید در اولویت قرار دهید. همچنین میتوانید از افراد بخواهید انتخابهای زمانی خود را برای روزهایی که میخواهند در مرخصی باشند قید کنند و براساس آن تصمیم بگیرید.

یک موضوع مهم در مورد اولویت قرار دادن افراد باسابقه: اگر میزان استعفا یا بازنشستگی در میان کارمندان باسابقه شما خیلی کم است، در این صورت افرادی که تازه استخدام میشوند هیچ گاه شانس استفاده از مرخصی در تعطیلات را در سالهای بعد هم نخواهند داشت. در این صورت، از یک سیستم چرخشی استفاده کنید، به طوری که افرادی که سال گذشته از مرخصی استفاده کردهاند، دیگر مرخصی نروند و افراد جدیدتر شانس بیشتری داشته باشند.  به هر حال، از هر سیستمی که استفاده میکنید، اگر در نهایت ملزم به رد مرخصی عدهای شدید، موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• در زودترین زمان ممکن به کارمندان اطلاع دهید تا آنها بتوانند برنامهریزی مناسبی داشته باشند.

• بابت این شرایط عذرخواهی کنید و از افرادی که داوطلب میشوند درتعطیلات کار کنند آشکارا قدردانی کنید. این به این معنا نیست که افراد از این عذرخواهی و تشکر به هیجان میآیند، اما خونسردی و بیتفاوتی شما شرایط را بدتر میکند.

• هر کاری که میتوانید انجام دهید تا شرایط کار در دوران تعطیلات را برای افراد مطلوبتر کنید. مثلا میتوانید برای آنها نهار در نظر بگیرید یا روشهای دیگری را که نشاندهنده قدردانی شما باشد، بیابید. 

در ارزیابی عملکرد سال جدید چگونه اهداف را بیان کنم؟

در پست جدیدم به عنوان معاونت اداری قرار است اولین گزارش عملکرد سالانه را بنویسم. تنها هفت ماه در این سمت کار کردهام، اما سازمان ما فقط یک بار در سال گزارش عملکرد سالانه در مورد همه کارمندان تنظیم میکند. در انجام این وظیفه، باید یک فرم خودارزیابی پر کنم و برای این کار با مشکل مواجه شدهام.

بخشی که باید پیشرفتها و دستاوردها نسبت به سال گذشته را پر کنم، کار آسانی است. در این مدت چیزهای زیادی یاد گرفتهام، بنابراین سیستمها، فرآیندها و ساختارهایی را که احساس میکنم بر آنها تسلط یافتهام، خلاصه میکنم. اما نمیدانم چطور باید اهداف سال آینده را مشخص کنم.  همچنین از آنجایی که مدیرمان سخاوتمندانه به من اجازه داده وظایفی را بر عهده بگیرم که خارج از شرح وظایف من است، اما با سوابق تحصیلی من همخوانی دارد و نیز اهداف سازمان را مورد حمایت قرار میدهد، هنوز در کشمکش هستم.

حتی یک دوره توسعه حرفهای برای من ترتیب دادهاند تا آموزش بیشتری برای روش انجام این کار ببینم. به هر حال، میخواهم خودارزیابی من نشاندهنده این واقعیت باشد که میدانم به خاطر چه شغلی استخدام شدهام و در ضمن تایید کنم که به توسعه مهارتهایم در این حوزه جدید علاقهمندم.  چگونه میتوانم اهدافی را بنویسم که با شرح وظایف من همراستا باشد، اما در ضمن در مورد حس تسلط بر وظایف و تمایل به کشف دیگر حوزهها درون سازمان صادق باشم؟

به نظر میرسد شما به اهدافی فکر میکنید که به تسلط شخصی خودتان بر مسائل مربوط است، اما باید نظرتان را تغییر دهید و به چیزهایی فکر کنید که برای کل سازمان دستاورد محسوب میشود، نه چیزی که شخصا یاد میگیرید (در واقع، مثل این است که هنوز ذهنیتی آکادمیک دارید و در آن فضا تفکر میکنید). نمونه وظایف موجود در یک کار اداری عبارت است از:

• برنامهریزی درخواستهای جلسات ظرف 48 ساعت، به طوری که در اولین روز پذیرش درخواستها تلاش برای برنامهریزی آنها آغاز شود.

• مسائل مالی طوری مدیریت شوند که هزینهها با بودجه همخوانی داشته باشد و بدانیم همیشه طبق برنامهریزی پیش میرویم یا نه.

• اطمینان از اینکه کارکنان به حمایتهای اداری که روزانه به آن نیاز دارند، میرسند.
به عبارت دیگر، به این توجه کنید که اگر سال آینده کار خارقالعادهای انجام دهید، در پایان آن چه دستاوردی خواهید داشت؟ به علاوه، سعی کنید بر آن چیزی که محقق شده متمرکز شوید، نه چیزی که خودتان بر آن تسلط دارید.