چگونگی ایجاد یک محیط روانی مناسب در درون سازمان برای بیان ناگفتنی‌ها

با این حال، باید دانست که هنجارها به تنهایی نمیتوانند یک محیط روانی مطلوب و کامل را به وجود آورند و در این میان باید از عوامل دیگری همچون سیستم پاداشدهی در سازمان و مهمتر از همه منش و رفتار مدیریتی مدیران نیز کمک گرفت.

مدیران تازهکار باید همیشه به یاد داشته باشند که آنچه به زبان میرانند و برای آن ارزش قائل هستند و آنچه بهصورت عملی و در برخورد با رویدادها و افراد از خود بروز میدهند، دو چیز متفاوت از هم هستند که تاثیر شگرفی بر شکل گیری محیط روانی حاکم بر گروههای تحت رهبری آنها خواهند داشت. مدیران تازهکار باید در فواصل زمانی مشخص از تمام اعضای گروهشان بخواهند تا یکسری پرسشنامهها و فرمهایی حاوی سوالاتی در مورد نحوه رفتار و کردار مدیران و مافوقهایشان و ارتباط آن با هنجارها و ارزشهای گروه را پر کنند. در این فرمها میتوان سوالات گوناگونی در مورد الگوهای ارتباطی در درون گروه و میزان رغبت اعضا برای خطر کردن و آزمودن ایدههای نو گنجاند.مدیرانی که به تازگی سکان مدیریت یک سازمان یا شرکت یا گروه را در دست گرفتهاند، میتوانند از راههای گوناگون به اعضای گروه در رسیدن به احساس آرامش و امنیت و بیان بیدغدغه نگرانیها و انتقادهایشان کمک کنند.

در هر گروه یا سازمانی موضوعات و معضلاتی وجود دارند که اگرچه بسیاری از اعضا از وجود آنها باخبر و نسبت به آنها نگران هستند، اما به دلایل مختلف از بیان آن خودداری میکنند. علت اصلی مطرح نشدن این معضلات خاص و بزرگ، نبود احساس امنیت و حمایت در میان اعضای گروه است که موجب میشود آنها بیان نکردن آن مساله «ناگفتنی» را به مطرح ساختن آن ترجیح میدهند.

مراحل بسترسازی برای مطرح شدن ناگفتنیها

1- محیطی را به وجود آورید که در آن، افراد علاقه مند باشند در مورد مسائل پیچیده و دشوار سخن بگویند.

شما بهعنوان مدیر، باید به تیمتان کمک کنید تا از بیان ناگفتنیهایی که پس از مطرح شدن و حل شدن میتوانند به پیشبرد اهداف گروه کمک کنند، نهراسند. برای این کار لازم است:

• به فرآیند شناسایی و طرح ناگفتنیها مشروعیت ببخشید.

• مطمئن شوید که همه اعضای گروه فهمیدهاند که هر کسی میتواند ناگفتنیها را بیان کند و حق صحبت در مورد این نوع مسائل و مشکلات، منحصربهفرد یا مقامهای عالی رتبه گروه نیست.

• استفاده از زبان طنز و شوخی در زمان مطرح شدن ناگفتنیها. در جلسات گروه را تشویق کنید؛ چرا که این کار از بروز رفتارهای تهاجمی خطرناک در بین اعضا جلوگیری میکند.

2) بحث و گفتوگو را تسهیل کنید.

شما چگونه میتوانید فرآیند بحث در مورد ناگفتنیها را به نحو مطلوبی مدیریت کنید؟ برای این کار رهنمونهای زیر را بهکار ببندید:

• اگر یکی از اعضای گروه به نکتهای ناگفتنی اشاره کرد، حتی اگر با نظر ابراز شده مخالفت دارید، به نظر عضو گروه احترام بگذارید تا به این وسیله سایر اعضای تیم را به سمت بیان عقاید و نظرات خود ترغیب کنید.

• به اصول و مبانی گروهی ارجاع کنید و به اعضای گروه ثابت کنید که احترام متقابل بین اعضای گروه نه فقط در قالب شعار  بلکه در عرصه عمل نیز در گروه به اجرا درمیآید.

• کسی که به نکتهای ناگفتنی اشاره کرده را تشویق کنید تا به صورت روشن و مشخص سخن بگوید و با ذکر مثال و تشریح قضیه از ابهامات موجود درآن بکاهد.

• موضوع مورد بحث را از حالت شخصی و فردی خارج کنید و عمده توجه خود را معطوف به چیزی که بیان میشود، کنید و از اشاره و تکرار نام فردی که آن موضوع را مطرح ساخته، بپرهیزید.

• اگر موضوع مطرح شده به رفتاری خاص در درون سازمان مربوط میشود، به جای کشاندن بحث به سمت ریشهها و انگیزههای بروز آن رفتار به تاثیرگذاری و بازخورد بروز آن رفتار بر اعضای گروه و سازمان توجه کنید.

• بهطور شفاف و کامل توضیح دهید که چرا یک پروژه خاص جزو «تابو» ردهبندی میشود.

• بحث و گفتوگو را تسهیل کنید.

3) با صحبت در مورد آنچه میتوان انجام داد، به نتیجهگیری نهایی نزدیک شوید.

• بحث را با مطرح ساختن پیشنهادهای جامع برای مرتفع ساختن مشکل به پایان برسانید و اگر به یک راه حل کامل و ششدانگ دست پیدا نکردید، بر ادامه دادن جلسه بحث برای ساعات طولانی اصرار نکنید.

• در صورتی که موضوع بحث بسیار حساس و مهم است و بررسی ابعاد آن در یک جلسه نگنجد، ادامه بحث را به زمان دیگری موکول کنید تا افراد گروه از فرصت کافی برای تفکر و بررسی دقیق جوانب قضیه برخوردار باشند.