آیا تکنیک‌های افزایش بهره‌وری برای همه موثرند؟

البته هیچکس به رهبران کسبوکار پیشنهاد نمیدهد که قورباغهای واقعی را قورت بدهند. این اصطلاح اولین بار توسط مارک توآین مطرح شد که گفته بود اگر هر روز صبح قورباغه زندهای قورت بدهید، میتوانید مطمئن باشید که بقیه آن روز هیچ اتفاق بدتری برای شما رخ نمیدهد. یعنی اگر ناخوشایندترین کاری را که در لیست انجام وظایف روزانهتان قرار دارد اول انجام دهید، بقیه روز بهرهوری بالایی خواهید داشت. این روش که توسط بریان تریسی، نویسنده معروف کتابهای خودیاری مطرح شده، از جمله «شوکهای بهرهوری» است؛ حقهای که به کارمندان کمک میکند با حواسپرتی مقابله کنند و کارهای خود را به خوبی پیش ببرند.

یک شوک بهرهوری دیگر «تکنیک پومودورو» نام دارد که نام آن از روی تایمرهای مخصوص آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی گرفته شده است. طبق این روش بهترین بازه زمانی برای داشتن تمرکز فراوان هنگام کار 25 دقیقه است (برابر با زمان تهیه سس گوجهفرنگی). در این بازه هیچ ایمیل یا پیام کوتاهی نباید چک شود و فقط تمرکز لازم است. بعد از 25 دقیقه، فرد باید استراحت کند. این ایده میگوید دورههای تمرکز شدید بر یک موضوع به دنبال استراحتهای کوتاه، کارآمدترین روش برای بهرهور بودن است.

جری سینفلد کمدین نیز یک روش بالا بردن بهرهوری را ارائه کرده است. ایده او به نام «زنجیر را پاره نکن» به یک تقویم و یک ماژیک قرمز نیاز دارد. طبق این ایده ابتدا باید یک هدف را مشخص کنید. زمانی را که به این هدف رسیدید، روی تقویم با یک علامت X قرمز رنگ مشخص کنید. خیلی زود شاهد یک زنجیر بصری خواهید بود که خطر پاره شدن آن باعث میشود هدف هر روزه خود را پیگیری و محقق کنید.

نظرات متفاوت کارشناسان

این شوکهای بهرهوری فراوان هستند، اما کدامیک ارزش امتحان کردن را دارند؟ برخی کارشناسان در مورد اثرگذاری آنها نظر مثبتی ندارند و برخی دیگر حتی شوکهای بهرهوری خودشان را ارائه میکنند. ایندیگو داتن که به مالکان کسبوکاری که واحدهای اختصاصی منابع انسانی ندارند، نحوه تحقق اهداف در سطح شرکتی را آموزش میدهد، میگوید: «تکنیک پومودورو بارها به من پیشنهاد شده است، اما این تکنیک تاکنون نه برای من و نه برای افراد تحت آموزشم، در جهت صرفهجویی در زمان یا انجام کارهای بیشتر عملی نبوده است. تایمر آشپزخانه را دور بیندازید و این راه را امتحان کنید: مطمئن شوید هر کاری که در هر روز انجام میدهید، به دستاوردهای اهداف اولیه شما میافزاید.»

برای این موضوع، بنشینید و اهداف اولیهتان را در یک دوره زمانی مفروض، مثلا به اندازه یک ربع، تصریح کنید. سپس این اهداف را به مقاصد عملی کوچکتر تقسیم کنید. تکان خوردن عقربه ساعت برای هر دستاوردی که به دست میآورید، در چه حد است؟ پس از آن، وظایفی را انتخاب کنید که به تحقق هر هدف منجر میشوند. در نهایت، نتایج را دنبال کنید. به گفته داتن، «در اصل، مطمئن شوید کاری که هر روز انجام میدهید، بهطور مستقیم در اهداف خاصی که جزو اولویتهای اول شما هستند، نقش دارند.»

چاواز کینگمن، مالک شرکت مشاوره و آموزش AYF نیز متدهای بهرهوری متداول را رد میکند. او میگوید: «من به این نتیجه رسیدهام که بیشتر به اصطلاح روشهای توسعه بهرهوری، نمیتوانند شرکتها یا کارکنان آنها را برای ماراتن موفقیت تقویت کنند. من هر چیزی را از زنگهای یادآوریکننده و اپلیکیشنها، آهنگها و صدا، دفترچه یادداشت و نوت پد، امتحان کردهام و به این نتیجه رسیدهام که کل بهرهوری افراد ریشه در یک عبارت دارد: «من میتوانم».

کینگمن در عوض پیشنهاد دادن این تکنیکهای بهرهوری، به مدیران میآموزد از قدرت اراده خودشان بهره ببرند. «وقتی میتوانید به تواناییهای خودتان دسترسی داشته باشید، بهرهوری به یک امر طبیعی تبدیل میشود، چون فرآیندها و چارچوبهای زمانی را که در آن باید به قدرت اراده خودتان دست بیابید، به صورت لیستوار خلاصه میکند.»

جوآن اسلون، مدرس انجمن ملی ریلتورز (National Association of Realtors)، میگوید اختلالها و حواسپرتیهایی که تکنولوژی عامل آن است، میتواند بدترین دشمن بهرهوری ما باشد. به همین دلیل است که او از اپلیکیشن Rescue Time استفاده میکند. این اپلیکیشن میگوید کاربران برای انجام کارهای مختلف با کامپیوتر، چه میزان زمان صرف میکنند.

به گفته اسلون با کمک این اپلیکیشن، «عادتهای بیحاصل مثل گذراندن ساعات طولانی در سایتهای رسانههای اجتماعی یا خرید اینترنتی، شناسایی میشوند و میتوانند تغییر کنند. برای افرادی که حواسشان خیلی راحت توسط ابزارهای ارتباطی و تکنولوژی پرت میشود، این بهترین راه است. لازم نیست شما تک تک تماسهای تلفنی، ایمیل یا پستهای فیسبوک را در لحظه پاسخ دهید. این اختلالها معمولا مانع حرکت رو به جلو میشوند.»

هلن سگورا، مشاور بهرهوری و نویسنده کتاب «قاتل ناکارآمدی» معتقد است تکنیکهای بالا بردن بهرهوری موثر هستند، اما نمیتوان گفت یک تکنیک برای همه کاربرد دارد و مناسب است. از نظر او، مثلا بیشتر مدلهای بهرهوری برای افرادی که نیمکره چپ آنها فعال است و ذهن تحلیلگر دارند، تهیه شدهاند. سگورا میگوید: «بقیه افراد دنیا با سبکهای یادگیری متفاوت، برای ارتباط برقرار کردن و درک این مدلها با دشواری مواجهند.» در نهایت باید گفت افرادی که میخواهند یاد بگیرند چگونه بهرهورتر باشند، باید برای این بهرهوری انگیزه داشته باشند.