محیطی یکسان، برداشتی متفاوت

بدیهی است، متناسب سازی سازمان نیاز به شناخت محیط کسبوکار دارد، که معمولا به یک روش از سوی همه سازمانها انجام نمیشود، در این نوشتار ما دنبال معرفی (PESTEL) که همان عوامل محیط سازمان است، نیستیم بلکه هدف ما در این بخش معرفی شرایط محیط برای هر سازمانی است که میتواند شرایط متفاوتی به لحاظ نوع نگاه رهبری، به محیط و حتی وضعیت کارکردی خود سازمان داشته باشد.

برای درک محیط کسبوکار روشهای متعددی طی سالیان ارائه شده است ولی نکته جالب این موضوع آن است که شرکتهایی که در یک صنعت مشابه مشغول بهکار هستند در زمانی که با شرایط یکسان محیطی مواجه هستند، برخی عملکرد بسیار ضعیفی دارند و در همان زمان تعدادی کارآمدتر عمل میکنند و دلیل بزرگ این موضوع تفاوت درک محیط بین آنها است. بسیاری از نظریه پردازان مدیریت دو مولفه کلیدی برای شناخت محیط معرفی کردهاند.

اولین مولفه، موضوع پیچیدگی محیط است که با تعداد عوامل تاثیرگذار و البته میزان تحتتاثیر قرار دادن هر یک نسبت به هم و سایر شرایط، مورد ارزیابی قرار میگیرد، بدیهی است هرچه پیچیدگی سازمان افزایش یابد میزان اطلاعاتی که باید پردازش شود افزایش مییابد و برای درک صحیح محیط نیازمند دریافت اطلاعات بیشتری هستید. دومین مولفه برای شناخت محیط کسبوکار موضوع عدم قطعیت است، این پدیده وقتی به مراتب بغرنجتر شد که سرعت تغییرات سرسامآور شد و همان اطلاعات نسبی و البته با عدم قطعیت نیز سریعا منسوخ شده و بر ابهامهای تصمیمگیری میافزاید.

در سال 2005 نیکلا سگلکو (Siggelkow Nicolaj) استاد دانشگاه پنسیلوانیا، محیط با سرعت بالا را چنین تعریف کرد: زمانی که تغییرات سریع و سرسامآور اتفاق میافتد، میتوان گفت اطلاعاتی دیگر وجود ندارد که به آن استناد کنیم و تصمیم بگیریم، چرا که اطلاعات در دسترس روایی خود را به سرعت از دست میدهد و سرعت تغییرات از سرعت جمع آوری اطلاعات پیشی گرفته است.خوب چه باید کرد؟ باید دست روی دست گذاشت و سازمان را به توفان تغییرات سپرد یا باید راهحلی برای این چالش بزرگ پیدا کرد.

سوال بزرگ و بنیادین این است که آیا محیط برای همه صنعتهای مختلف و حتی سازمانهای یک صنعت خاص میتواند یکسان باشد یا تفاوتهای ماهوی حداقل در محیط صنعتهای مختلف وجود دارد؟ برای درک این موضوع ریچارد ام برتون (Richrd M Burton) با پرسشهای متفاوت از میزان پیچیدگی و میزان عدم قطعیت، محیط یک سازمان و درجه تاثیر عوامل و شرایط ابهام را تعیین کرده است و خوب است سازمانها در هر صنعتی که هستند ابتدا مختصات سازمان خود را در یک پرتفلیوی متشکل از پیچیدگی و عدم قطعیت پیدا کنند تا بتوانند هم در تعیین عوامل تاثیرگذار و همچنین میزان و سرعت اطلاعات ورودی تصمیم بگیرند و برای محیطی که مشخص میشود سازو کار و ساختار مناسب را شکل دهند.

ارزیابی و استخراج تعیین پیچیدگی

برای این کار ابتدا تعداد عوامل کلیدی تاثیرگذار را شناسایی کرده و سپس تاثیر متقابل این عوامل را بر همدیگر در سه گروه، کم، متوسط و زیاد مشخص میکنیم نتیجه این بررسی به جدول بالا منتهی میشود. همانطور که در جدول ملاحظه میشود مثلا اگر تعداد عوامل یک تا سه عامل و وابستگی آنها کم باشد امتیاز پیچیدگی 1 است، که آن را در محور (y) پیچیدگی مشخص میکنیم و اگر امتیاز پیچیدگی سازمان از عدد 3 بیشتر باشد پیچیدگی سازمان زیاد است و سازمان شما در محیط پیچیدهای رقابت میکند.

ارزیابی و استخراج امتیاز عدم قطعیت

برای تعیین میزان عدم قطعیت یا درجه غیرقابل پیشبینی بودن محیط باید هر یک از عواملی که در پیچیدگی سازمان شناسایی کردهاید را منفردا بررسی و ارزیابی کنید و بر اساس پاسخ پنج گزینهای، در میزان عدم قطعیت و غیر قابل پیشبینی بودن در بازه 1 تا 5 امتیاز بدهید (عدد 1: خیلی پایین، عدد 2: پایین، عدد 3: متوسط، عدد 4: بالا و عدد 5 خیلی بالا) مثلا اگر عاملی فرض غیر قابل پیشبینی بودن را در شرایط خیلی پایین دارد، امتیاز 1 میگیرد. سپس متوسط امتیاز عوامل مختلف را محاسبه و در محور(x) یعنی محور عدم قطعیت یا غیرقابل پیشبینی مشخص میکنیم. عدد بیشتر از 3 عدم قطعیت بالایی را نشان میدهد یعنی محیط سازمان به لحاظ عوامل تاثیرگذار محیطی بسیار نامطمئن است و احتمال قطعیت آن خیلی هست. این نمودار فضای محیط سازمان را در چهار ربع نشان میدهد و سازمان شما در یک نقطه از آن صفحه نمودار و یکی از اشکال چهارگانه محیطی قرار میگیرد. مهمترین موضوع در این بررسی این است که سازمان شما چگونه محیطی دارد تا با توجه به آن بتوانید سازوکار و سازماندهی لازم و درخور را ایجاد کنید.

محیط آرام یا با ثبات

اگر سازمان شما در این بخش از نمودار قرار گرفته، پیچیدگی اندک و سهولت در پیشبینی را دارا است و چالشهای سهمگینی را پیش رو ندارد متاسفانه بهرغم اینکه چنین محیطی در شرایط فعلی نادر است ولی بیشتر سازمانها ناخودآگاه به چنین محیطی سمپاتی و گرایش پیدا میکنند. به همین دلیل اخبار غافلگیرکنندهای را دریافت میکنند، اکثر شرکتهای دولتی و شبه دولتی به لحاظ تفکر حاکم خود را در این منطقه قرار میدهند و با خصوصی شدن آنها شیوه تفکرشان نسبت به محیط پیرامونی تغییر یافته و معمولا از این قسمت نمودار خارج میشوند، در کشورهایی که اقتصاد دولتی سهم بزرگی دارد حجم سازمانها در این قسمت بسیار بالا است.

اگر محیط سازمان شما به درستی در منطقه آرام و با ثبات قرار گرفته باشد نیازی به ارزیابی بلندمدت محیط سازمان خود ندارید و روند آینده مانند گذشته پیش خواهد رفت و خبرهای غافلگیرکنندهای را دریافت نخواهید کرد هر چند چنین سازمانهایی با چنین محیطی بسیار کم هستند. اندی گرو مدیرعامل اینتل در این زمینه یک تمثیل خوبی دارد و میگوید: تنها سازمانهایی که شک و تردید و بدگمان هستند باقی میمانند، این یک زنگ خطر جدی برای آن سازمانهایی است که همیشه خود را در یک محیط آرام فرض میکنند.

محیط متغیر

اگر سازمان شما چنین محیطی دارد، یعنی عوامل زیادی در کسبوکار شما تاثیر دارند و بهدلیل تاثیر متقابل و چند گانه با هم پیچیدگی بالایی دارند ولی این عوامل به شکلی نیست که نتوان آنها را پیشبینی کرد و تمایل به تغییر در مسیری خاص و قابل درک انجام میشود. در چنین محیطی با مراقبت ویژه از تغییرات به دستاوردهای خوبی خواهید رسید و از طریق آماده بودن برای تغییر از طریق پیشبینیهای خود، غلبه بر چالشهای پیشرو و به روز کردن سازمان، به راحتی قابل حل خواهد بود.میزان موفقیت در چنین محیطی نسبت مستقیمی با درصد پیشبینی درست عوامل تاثیرگذار دارد و بزرگترین چالش آن تصور بر درست بودن پیشبینیها است.

محیط متلاطم

شرکتهایی که در این بخش از نمودار قرار دارند بهرغم اینکه مجیط پیچیدهای ندارند و عوامل تاثیرگذار محدود و تقریبا مستقل هستند ولی به لحاظ عدم قطعیت به شکل بسیار زیادی غیر قابل پیشبینی هستند.اگر میزان انعطافپذیری درون سازمان با نرخ تغییرات محیط هماهنگ نباشد سازمان با چالشهای زیادی روبهرو شده و ادامه حیات آن با مشکل زیادی همراه خواهد شد و برای فائق شدن به چنین شرایطی باید ورودی اطلاعات به سازمان به سطح قابل حصولی برای پردازش و تصمیمهای نزدیک به واقعیتها در محیط سازمان گرفته شود. بزرگترین شانسی که شرکتهای محیط متلاطم دارند این است که عوامل اندکی برای رصد و مراقبت دارند که نسبتا مستقل هستند و چالشهای هر عامل تغییر به شکل جدا از هم و احتمالا در زمانهای مختلف بروز میکنند که بسیار سادهتر از زمانی است که محیط پیچیده است. شرکتهایی که تازه راهاندازی شدهاند محصول یک محیط متلاطم هستند.

محیط توأم با اغتشاش

سازمانهایی که در این منطقه قرار میگیرند درگیر هر دو عامل پیچیدگی و غیرقابل پیشبینی بودن در حد بالایی در محیط کسبوکار هستند و مدیریت در سازمانهایی اینچنین بسیار چالشزا و هولناک است چنین سازمانی نیاز به ظرفیت خوبی از پردازش اطلاعات به شکل سریع است و باید بتواند قبل از اینکه فرصت تغییر از دست رود تصمیم بگیرد، مدل تصمیمگیریها اگر بر اساس منطق فازی و بهرهوری از تئوری بازیها باشد میتواند در بیشتر مواقع به تصمیم درست بیانجامد تا سازمان به حیات و رشد خود ادامه دهد، در چنین محیطی تعلل برای اینکه اطلاعات را کامل دریافت کنید و سپس تصمیمگیری کنید به یک خودکشی بیشتر شباهت دارد.

منطق فازی که پیشتر در سری قبل مجموعه نگارش به آن پرداختیم، زیرساخت اصلی برای این گونه تصمیمگیریها است به عبارتی دقیقتر منطق فازی معتقد است که ابهام در ماهیت تمام علوم وجود دارد و این ابهام در علوم اجتماعی و بخصوص در مدیریت به مراتب تشدید شده است. برخلاف تفکر حاکم بر رهبران کسب‏وکارها که معتقدند باید اطلاعات ورودی بسیار دقیق‏ باشد تا خروجی‏ها بهتر و اجرایی‏تر باشد، پروفسور لطفی‏زاده پدر علم منطق فازی معتقد است باید به دنبال ساختن مدل‏هایی بود که ابهام و عدم اطمینان را به‏ عنوان بخشی از سیستم در خودش مدل‏سازی کند. او استدلال کرد که بشر به ورودی‏ها و اطلاعاتی دقیق نیازی ندارد بلکه قادر است تا کنترل تطبیقی را به صورت بسیار بالایی مطابق فرآیند مغز انجام دهد.اگر کنترل‏کننده‏های فیدبک را در سیستم‏ها طوری طراحی کنیم که بتواند داده‏های مبهم را دریافت کند، این داده‏ها می‏توانند به‏ طور ساده‏تر و موثرتری در اجرا به ‏کار برده شوند و شرایط برنده شدن سازمان را بهوجود آورند.

شیوه عمل برای چنین منطقی در تصمیمگیری مدیریت را میتوان با استفاده از تئوری بازیها انجام داد. در واقع ساختار اصلی نظریه بازی‏ها در بیشتر تحلیلها شامل ماتریسی چندبعدی است که در هر بعد مجموعه‏ای از گزینه‏ها قرار گرفته‏اند که در ارائه‏های این ماتریس نتایج کسب شده برای عوامل در ازای ترکیب‏های مختلف از گزینه‏های مورد انتظار است. به همین دلیل در تعریف جدید، مدیریت را تصمیمگیری معرفی کردهاند، باید تاکید شود برای شرایط اغتشاش با همان دانستههای گذشته بدون درک شیوههای تصمیمگیری نوین، ناکارآمدی و شکست سازمان دیر یا زود اتفاق میافتد و باید به ابزارهای جدید مدیریت بخصوص در تصمیمگیری مسلح باشید. در ادامه این نوشتار به موارد دیگری از چالشهای دانش مدیریت در پارادایم جدید خواهیم پرداخت، سهشنبهها با ما باشید.