وقتی محیط فیزیکی کار به بهره‌وری کارکنان لطمه می‌زند

یکی از مهمترین این مسائل چیدمان و محیط داخلی ادارات و اتاقهای کار است که در شرکتهای ارائهدهنده خدمات، تاثیر بسزایی در ارتقای سطح بهرهوری کارکنان دارد. تحقیقات نشان داده تنها یک سوم کارمندان و کارگران آمریکایی از نحوه چیدمان و محیط کارشان رضایت دارند و به عبارت بهتر، از حضور در محیط کارشان که هر روز چند ساعت را در آن میگذرانند لذت میبرند. در مقابل دو سوم آمریکاییها از فقدان توازن بین دو عامل مهم و کلیدی در محل کار یعنی نیاز به تمرکز و نیاز به تعامل با همکاران در محل کارشان شکایت دارند.

این نارضایتی در میان کارکنان نخبه و ماهرتر سازمانها بیشتر به چشم میخورد و آنها بر این اعتقادند که محیط کاری شان به یک عامل منفی و مخرب در بهرهوریشان تبدیل شده است. تحقیقات نشان داده در برخی مناطق دنیا ابعاد استاندارد برای یک دفتر کار در حد 240 سانتی متر در 240 سانتیمتر تعریف شده است.با این همه وجود متغیرها و عوامل متعدد دخیل در مورد چیدمان و ابعاد فیزیکی محل کار باعث شده توجه کارشناسان و صاحبنظران دنیای کسبوکار و مدیریت به این حوزه بیش از پیش جلب شود.بهطور کلی سه عامل کلیدی در ارتباط با تاثیرگذاری محیط فیزیکی بر عملکرد و بهرهوری کارکنان وجود دارد که در اینجا به آنها اشاره خواهد شد:

1) آزاد بودن کارکنان در انتخاب محل کارشان

بررسی موسسه تحقیقاتی گنسلر نشان داده است که آزادی عمل و مختار بودن کارکنان در انتخاب محل استقرارشان در زمان انجام پروژههای مختلف تاثیر بسیار زیادی در افزایش بهرهوری کاری شان دارد؛ بنابراین مدیران نباید از دادن امکان انتخاب محل استقرار کارکنان در داخل شرکت بترسند. وجود ایستگاههای کاری متعدد در یک اداره نهتنها باعث به هم ریختگی و بینظمی در کارها نمیشود، بلکه یک نوع تنوع و پویایی را در شرایط کاری افراد به وجود میآورد که هم از خستگی و دلزدگی کارکنان جلوگیری میکند و هم به آنها احساسی شبیه به بودن در خانه خود میدهد. از سویی دیگر، بهترین کسانی که میتوانند در مورد بهترین محل استقرار در محیط کار تصمیمگیری و اظهار نظر کنند خود کارکنان هستند که بر اساس پروژه و وظیفهای که برعهده دارند در این مورد اقدام میکنند.

البته در این میان نقش مدیریت سازمان عبارت خواهد بود از؛ فراهم آوردن شرایط لازم و هماهنگسازی تقاضاها و خواستههای کارکنان با هم.یکی از روندهای رو به رشد و متداول در بسیاری از ادارات و شرکتهای امروز، رواج پیشخوانهای متعدد در قسمتهای مختلف محل کار است که این امکان را برای کارکنان فراهم میآورد تا به جای نشستن پشت میز کارشان در حالت ایستاده کارهایشان را انجام دهند. تحقیقی که در سال 2015 در سطح ادارات و شرکتهای آمریکا و کانادا انجام شد، نشان داد 42 درصد از کارمندان آمریکایی و کانادایی دوست دارند بهصورت ایستاده کارهایشان را انجام دهند و 5 درصد آنها معتقدند که الزام به نشستن پشت میز کارشان منفیترین عامل در محل کارشان محسوب میشود که هم برای سلامتی شان زیان بار است و هم از میزان بهرهوری شان میکاهد.

2) توازن بین تمرکز داشتن و تعامل با همکاران

نیاز به تمرکز داشتن در محل کار از جمله اولویتهایی است که در سالهای اخیر فدای گسترش محیط کاری تعاملی در جهان شده است. بر اساس آمار موجود بیش از 70 درصد کارمندان در اروپا و آمریکا در محیطهای کاری باز و مشترک با همکارانشان مشغول کار هستند، درحالیکه بیش از نیمی از آنها از نداشتن تمرکز کافی برای انجام کارهایشان شکایت دارند و خواستار داشتن اتاق کار مستقل و با آرامش بیشتر هستند. در اینجا هم کارکنان نخبه و ماهرتر شرکتها بیشتر از سایرین لطمه میخورند، چرا که نمیتوانند پروژههای حساس و مهمی که به آنها محول شده را با تمرکز کافی انجام دهند.

3) به روز رسانی اطلاعات مربوط به استفاده بهینه از فضا در محیط کار

اطلاعاتی که در مورد میزان استفاده شدن فضاهای کاری توسط کارکنان و نیاز آنها به فضای مناسب برای کار کردن روی پروژهها جمع آوری میشود، میتواند به مدیران برای تصمیمگیری در مورد چیدمان و تخصیص فضای کاری کمک شایانی کند. یکی از واقعیاتی که معمولا از سوی مدیران، بهویژه مدیران منابع انسانی شرکتها و سازمانها مغفول میماند، این است که همه فضاهای کاری بهطور پیوسته توسط همه کارکنان مورد استفاده قرار نمیگیرد و معمولا بخش قابل توجهی از فضای کاری بلااستفاده میماند که با مدیریت درست میتوان آنها را در اختیار آن دسته از کارکنان قرار داد که به فضای بیشتر و آرامتر نیاز دارند.

در این میان تکنولوژی به کمک مدیران آمده است. اخیرا فناوریهای حسگرهای بیسیم در محیط کار این امکان را به مدیران داده است تا دریابند هرکدام از کارکنان در چه زمان و به چه مدت در محل کار حضور دارد و در صورت خالی بودن محل استقرار آنها بهصورت هوشمند، آنها را در اختیار سایر افراد قرار دهند. این فناوری بسیار دقیقتر و کارآمدتر از روشهای سنتی و دستی کنترل کارکنان عمل کرده و طرفداران بسیاری را در میان مدیران پیدا کرده است. به هر روی، توجه ویژه به ظرافتهای مربوط به محیط کار و استفاده درست از محیط فیزیکی در کنار مسائل دیگر میتواند به افزایش بهرهوری و بازدهی کاری کارکنان کمک کند.