مدیریت یعنی همه چیز در زمان درست

تغییرات اساسی در ساختار بازار، چرخه عمر نوآوری، محصولات و حتی مدیران اجرایی را کوتاه کرده است. تصدی مدیر ارشد اجرایی در شرکتهای فورچون 500 بهطور متوسط از 11 سال در سال 2002 به 6 سال کاهش یافته است. امروزه متوسط چرخه عمر یک شرکت در فورچون 500 از 25 سال در سال 1980 به تنها 15 سال رسیده است. نتیجه نهایی ایجاد حس اضطراب و کمبود زمان است، در نتیجه هم شرکتها و هم مدیران ارشد اجرایی آنها در جدال برای رفع آن هستند. سرعت و فوریت، گرچه ویژگیهای ضروری رهبری سازمانی هستند، اما کافی بهنظر نمیرسند. تحقیقات ما نشان میدهد که در حقیقت بیشترین موفقیت از آن مدیرانی خواهد بود که میتوانند توجه دائم به ضربالاجلها و زمان را به توانایی برای درک کار و جریان انرژی همتایان خود تبدیل کنند.

حتی در اقتصاد پرسرعت قرن 21، این ایده که هر دقیقه از فعالیت انسان یک ارزش ثابت دارد با حقایق بنیادی در تضاد و تعارض است. انسانها زمان را به صورت یک روند ثابت خطی تجربه نمیکنند. همه ما طی روز جزر و مدی از هوشیاری شناختی و انرژی فیزیکی را احساس میکنیم. در غیاب یک زمانسنج، تصور افراد از یک دقیقه یا یک ساعت میتواند بهطور قابلتوجهی متفاوت باشد؛ به عنوان مثال، این برداشت بسته به میزان جذابیت کار، میزان اختلالات یا حتی شرایط فیزیکی پیرامون افراد متفاوت است. همانطور که انیشتین اشاره میکند «دستتان را برای یک دقیقه در یک بخاری داغ بگذارید، خواهید دید که این یک دقیقه برای شما یک ساعت به طول خواهد انجامید. با دوستی مهربان برای یک ساعت بنشینید، این زمان برای شما یک دقیقه بیشتر نخواهد بود. همه چیز نسبی است».

انسانشناسان فرهنگی (یا مردمشناسان اجتماعی که به مطالعه فرهنگ و جامعه انسانی میپردازند) اولین کسانی بودند که دریافتند افراد تمایل دارند زمان را به دو روش دنبال کنند: زمان ساعتی و زمان اجتماعی. کتاب مشهور ادوارد تی.هال در سال 1983 با نام «رقص زندگی: بعدی دیگری از زمان» اولین کتابی است که این تمایز را یک تمایز بین فرهنگی میخواند.تحت زمان ساعتی، وقتشناسی و پیشبینیپذیری به شدت ارزشمند هستند. زمان آغاز و پایان جلسات به خواست افراد بستگی دارد. افراد به شدت به ضربالاجلها و زمان و جلسات پایبندند. در مقابل، تحت زمان اجتماعی، سهولت مکالمه و توانایی برای شکل دادن به یک تفکر یا ایجاد تعامل، بدون هیچ فشاری، ارزشمند است. یک حس سیال و ریتم طبیعی در مکالمات و تعاملات در طول زمان، ساختار رابطهها را تسهیل میکند. تحقیقات نشان داده است که بهطور سنتی، فرهنگ اروپای جنوبی و آمریکای لاتین اهمیت بیشتری برای زمان اجتماعی قائل است و فرهنگهای آنگلوساکسون بر زمان ساعتی تاکید بیشتری دارد. اما وقتی جهان به سمت یک فرهنگ کسب و کار جهانی حرکت میکند که مبتنی بر زمان ساعتی است، این تفاوتهای فرهنگی شروع به افول میکند. البته، تحقیقات بسیاری نشاندهنده تفاوتهای قابلتوجه در چگونگی تجربه افراد از زمان حتی در خلال فرهنگ یکسان بوده است.

اهمیت تَچان(1)

ثابتترین مقیاس روانشناختی از تفاوتها در چگونگی پیگیری زمان به «فوریت زمانی» مشهور است. افراد با فوریت زمانی بالا مکررا به ساعت نگاه میکنند و بر استفاده کارآ از زمان، ارزش ضمنی قائل هستند. آنها بهشدت به برنامههای زمانبندی، لیستها و ضربالاجلها وفادارند و اهمیت زیادی به وقتشناسی میدهند، اما در تحقیق ما که طی 10 سال صورت گرفت، به بعد دومی در چگونگی پیگیری زمان دست یافتیم؛ بعدی که با تفاوتهای فرهنگی در درک زمان ایجاد میشود. انسانشناسان بسیاری این مورد را مشاهده کردهاند و روانشناسانی مانند Mihaly Csikszentmihaly و سایرین روی مفهوم تچان (Flow)، کار کردهاند.

ما با این ایده شروع کردیم که انسانها در گروهها تمایل به تجربه یک احساس همزمانی اجتماعی دارند؛ به این معنا که درک افراد در ایجاد احساس سهولت ارتباط و تچان (Flow) در تعاملات، همتراز است.در مقاله اخیر ما که توسط ابی شیپ و جان-گابریل لیخت در «روانشناسی کارکنان» منتشر شد، نشان دادیم که حتی در خلال فرهنگها، آنچه افراد در تعاملات خود همزمانی مینامند به شدت متفاوت است. علاوهبر این، آنها در میل خود برای تطبیق سرعتشان بهمنظور تنظیم بهتر با سرعت سایرین نیز متفاوت هستند. رضایت و تمایل برای تطبیق را «مزیت همزمانی» مینامیم. مزیت همزمانی نشان میدهد که یک فرد چه مقدار سرعت رفتار سایرین را دنبال میکند و آیا میخواهد رفتار خود را برای تطبیق با آن سازگار کند.برای تثبیت این ایده، برخی مثالها برای نشانههای اجتماعی-زمانی که افراد در مکالمات از آنها استفاده میکنند تا سرعت همتراز با سایرین را نشان دهند، میتواند شامل تکان سر مودبانه و عبارات کوتاهی مانند «بله» و «درست است» باشد.

وقتی کسی میخواهد سرعت فرد دیگری را بالا ببرد، ممکن است به ساعتش نگاه کند، سریعتر سرش را تکان بدهد یا اضطراب و پریشانی را در صورت خود نمایان سازد. بهطور مشابه، برای کاهش سرعت افراد، ممکن است فردی بگوید «اجازه دهید برای یک دقیقه حرف شما را قطع کنم» یا از حربههایی مانند این استفاده کند.بهطور کلی، دریافتیم افرادی که امتیاز بالایی برای مزیت همزمانی قائل هستند، احتمال بیشتری وجود دارد که این نوع نشانهها را در فرآیند ذهنی و رفتار خود دخیل کنند. در مقابل، افرادی که امتیاز پایینی به مزیت همزمانی میدهند، ارزش بیشتری بر دستیابی به ریتم و سرعت خودشان در تعاملات قائل هستند و به نشانههای اجتماعی که ممکن است آنها را بازدارد اعتنایی نمیکنند و زمانی که با سرعت تراز میشوند، اغلب به این دلیل است که تکمیل تیمشان با افرادی که ترجیحات سرعت مشابه دارند را ضروری میدانند.

بهعنوان مثال ما این مورد را در برخی شرکتهای خدمات حرفهای شاهد هستیم؛ در این شرکتها احساس کمبود وقت و تبعیت از زمان ساعتی، میتوانند هنجارهای فرهنگی حاکم باشند. در تحقیقات خودمان و پژوهشهای سایرین این مورد را به کرات شاهد بودهایم که افراد عموما تمایل دارند تا با کسانی کار کنند که بهطور طبیعی با سرعت همتراز باشند. در این مطالعه، برای اولین بار، توانستیم مزیت همزمانی را با عملکرد بهبودیافته در کار مرتبط کنیم. دریافتیم افرادی که امتیاز بالایی برای مزیت همزمانی قائل هستند و فقط تفاوتها را در سرعت با سایرین بیان نمیکنند، میتوانند رفتارهای خود را تنظیم کنند و در عوض همکاری موثرتری با سایرین در این فرآیند داشته باشند. اهمیت این انعطافپذیری در جهانی که در آن بازآفرینی پایدار (constant reinvention) موردنیاز است بر کسی پوشیده نیست؛ در جهانی که انجام امور بهکار تیمی و همکاری بستگی دارد و مدیریت معمولا مرز کشورها و فرهنگها را در مینوردد.

رهبر سازمانی همزمان

افرادی که امتیاز بالایی هم برای «مزیت همزمانی» و هم «فوریت زمانی» قائل هستند به نظر میرسد بهتر با با یکدیگر کار کنند و همکاریهای آنها در محیط تیمی ارزش به مراتب بیشتری داشته باشد، همچنین احتمال بیشتری وجود دارد که به جایگاه رهبری سازمان دست یابند.به علاوه دریافتیم که مدیران اجرایی با امتیازهای همزمانی بالا تمایل دارند خودشان را وابسته به دیگران ببینند و بیشتر پذیرای اطلاعات و تجربیات جدید هستند و عملکرد چند وظیفهای را راحتتر میپذیرند.این یافتهها نشان میدهند که گرچه رهبران سازمانی موثر باید بتوانند تیمشان را طبق برنامه زمانبندی حفظ کنند و برای حفظ ضربالاجلها زمان را بهطور موثر مدیریت کنند، (چیزی که در آن افراد با فوریت زمانی برتری مییابند) اما نیاز به تسهیل تعاملات بین فردی در خلال این برنامهها نیز دارند تا به عملکرد کارمندان به عنوان یک تیم کمک کنند. (چیزی که در آن افراد با مزیت همزمانی برتری مییابند). ما بر مبنای یافتههایمان، چارچوبی برای آموزش مدیران اجرایی در مورد اهمیت درک زمان در مدیریت ارائه دادهایم. (نمودار). چهار نوع رهبری زمانی را شناسایی کردهایم، که نشاندهنده جایگاه یک رهبر سازمانی در مزیت مناسب بودن زمان (مقیاس فوریت زمانی) و مزیت همزمانی اجتماعی است. همچنین این نمودار توضیح میدهد که وفادار بودن به سرعت شخصی در مقابل سرعت گروهی توسط رهبران سازمانی متفاوت تا چه اندازه از اهمیت برخوردار است.

ما دریافتیم که موفقترین رهبران سازمانی در خانه سمت راست و بالای جدول قرار دارند (رهبران از نظر زمانی چابک). شاید مهمترین نکتهای که تحقیق ما نشان میدهد این است که داشتن امتیاز بالا در «به موقع بودن» دیگر برای کسب جایگاه مدیر ارشد کافی نیست. در حقیقت، کسانی که امتیاز بالایی در «به موقع بودن» کسب کردهاند، اما در «همزمانی» واجد امتیاز پایینی بودهاند خودشان را در هر دو نقش محدود خواهند یافت. کسانی که بتوانند «به موقع بودن» و «همزمانی» را ترکیب کنند احتمال بیشتری دارد که به سایرین بپیوندند و بهطور موثر به آنها کمک کنند و احتمال کمتری وجود دارد که سلطه و استقلال داخلی را نشان دهند. آنها میتوانند یک بده و بستان انجام دهند و زمانی که یک تیم زیر بار استرس و فشار قرار دارد، این رهبران سازمانی میتوانند بهمنظور ایجاد فرصت برای انعطافپذیری بلندمدت، عقبنشینی کنند.

پینوشت:

تَچان در روانشناسی، حالت ذهنی ویژهای هنگام انجام یک کنش است که در آن یک کنشگر در زمان انجام یک کار در احساسی از تمرکز نیرو، پایبندی کامل به کار و خشنودی در فرآیند انجام کار غوطهور میشود. به سخن سادهتر، تچان وضعیتی است که کسی با گیرایی کامل به آنچه سرگرم انجام آن است، شناخته میشود.