مهم‌ترین امور اولین هفته مدیریتی شما

براساس پژوهش مرکز بینالمللی مدیریت خلاقانه، بیش از 60درصد مدیران از نخستین روزهای مدیریتشان بهعنوان بدترین روزهای کاریشان نام میبرند که چیزی شبیه به کابوس برای آنها بوده است.با این همه، می‏توان با بهکار بستن پارهای توصیهها و برنامهریزی دقیق‏ از این کارزار سخت و پیچیده با موفقیت بیرون آمد. در ادامه به چگونگی گذراندن پنج روز اول فعالیت مدیریتی به بهترین و ایدهآلترین شکل‏ اشاره خواهد شد که اگر بتوانید آن را بهطور کامل و اصولی پیاده کنید، قادر خواهید بود نخستین روزهای فعالیت مدیریتیتان را به شیرینترین و به یادماندنیترین روزهای زندگی کاریتان تبدیل کنید.

روز اول: یکی از اولویتهای اصلی روز نخست کاریتان بهعنوان مدیر عبارت است از ملاقات با رئیسی که مقام مافوق شما است و باید به او پاسخگو باشید. در این ملاقات باید بهطور شفاف و کامل از انتظارات و توقعات او از شما برای 30 روز اول کاریتان مطلع شوید و به روشنی دریابید که موفقیت از نظر او چگونه تعریف میشود و او عملکردتان را چگونه ارزیابی خواهد کرد. در این جلسه لازم است که از او راهنمایی بخواهید و اطلاعات کاملی را در مورد اعضای تیم تحت رهبریتان از او دریافت کنید.

روز دوم: آنچه در روز دوم باید انجام دهید شامل برگزاری ملاقاتهای رو در رو و ترجیحا انفرادی با تک تک اعضای تیمتان خواهد بود. در این جلسات بسیار مهم و تعیینکننده باید درباره موارد زیر اطلاعرسانی شود:

• کارهای اساسی و اقدامات فوری که تیم باید در 30 روز آینده آنها را انجام دهد و اهداف کوتاهمدت تیم را تشکیل میدهند.

• کارها و اقداماتی که اعضای تیم باید در راستای تحقق اهداف کلان و بلندمدت تیم انجام دهند.

• نحوه ارزیابی و سنجش عملکرد اعضای تیم از سوی شما و معیارهای اصلی ارزشیابی افراد باید بهصورت شفاف بیان شود تا اعضای تیم بدانند که به چه صورت باید عمل کنند.

روز سوم: برگزاری جلسه عمومی با تمام اعضای تیم. پس از انجام ملاقاتهای انفرادی و رو در رو، نوبت به گردهمایی عمومی اعضای تیم یا کارکنان شرکت میرسد که این کار باید در سومین روز کاری یک مدیر تازهکار انجام شود. با این همه چون این گردهمایی بزرگ با این تعداد شرکتکننده امری مهم و پرچالش خواهد بود و چیزی نیست که یک مدیر تازهکار آن را قبلا تجربه کرده باشد، حتما باید بهصورت کاملا برنامهریزیشده و با در نظر گرفتن تمام جوانب صورت پذیرد. بنابراین بهتر است پیش از برگزاری چنین گردهمایی مهمی موارد زیر با دقت از سوی مدیر مورد بررسی و رسیدگی قرار گیرد:

• آیا اتاق محل برگزاری گردهمایی گنجایش حضور همه مدعوین را دارد؟ باید دانست که تقریبا تمام کارکنان شرکت یا اعضای تیم به دلایل مختلف از جمله کنجکاوی در مورد مدیر جدید یا محک زدن تواناییهای او بهطور حتم در این جلسه عمومی شرکت میکنند و به همین دلیل باید به فضای فیزیکی لازم برای برگزاری چنین جلسهای حتما توجه کرد.

• یک شروع عالی و جذبکننده میتواند هم توجه مدعوین به جلسه را جلب کند و هم بر اعتماد به نفستان برای ادامه جلسه بیفزاید.

• مدت زمان جلسه و چگونگی به پایان رسیدن آن نیز دارای اهمیت زیادی است و باعث میشود نقطه ابهام یا سوال بیجواب ماندهای در ذهن مدعوین باقی نماند. بنابراین بهتر است جلسه با یکسری پرسش و پاسخ به پایان برسد.

• برای جلسات عمومی مداوم بعدی نیز اطلاعرسانی کنید. یکی از رموز اعتماد پیدا کردن کارکنان یک شرکت یا اعضای تیم به یک مدیر تازهکار و ناشناخته این است که او در کارها و برنامهریزیهایش دید بلندمدت و پیگیرانهای داشته باشد. لذا این اطمینان را به افرادتان بدهید که جلسات عمومی برای درک متقابل و پرسش و پاسخ در آینده نیز ادامه خواهد یافت.

روز چهارم: در چهارمین روز کاریتان بهعنوان مدیر، بهتر است با خود خلوت کنید و نتایج و یادداشتهای خود از جلسات و ملاقاتهایی که طی سه روز قبل داشتهاید را مرور کنید تا تصویری جامع و روشن از شرایط موجود به دست آورید و بر همین اساس برای هفتههای آتی برنامهریزی کنید. آنچه شما در هفتههای بعد و به عبارتی اولین ماه فعالیت مدیریتی انجام خواهید داد، بستگی زیادی به تامل و برنامهریزیهای فوری شما در چهارمین روز کاریتان دارد. پس این کار را با تمرکز بالا و در نظر گرفتن تمام جوانب کار انجام دهید.

روز پنجم: پنجمین روز کاریتان بهعنوان مدیر که آخرین روز از اولین هفته کاریتان نیز خواهد بود اهمیت زیادی دارد، چرا که اگر خوب به پایان برسد آخر هفته رویایی و دلپذیری در انتظارتان خواهد بود. در این روز بهتر است سر ساعت در محل کارتان حضور پیدا کنید و شرایط کلی کار را بسنجید. انجام کارهای حساس یا ایجاد تغییرات گسترده در نحوه انجام امور در این روز چندان توصیه نمیشود، چرا که این روز آخرین روز کاری هفته است و اغلب افراد در حال آماده شدن برای رفتن به تعطیلات آخر هفته هستند و انجام پروژههای مهم و کلیدی در این روز معقول به نظر نمیرسد. پس چه بهتر که این روز به آرامی سپری شود و در کنار آن برای اولین روز هفته آینده که روزی شلوغ و حساسی خواهد بود برنامهریزی شود.

آخر هفته: تجربه نشان داده که داشتن یک آخر هفته روحیهبخش و دلانگیز میتواند زمینهساز شکلگیری معجزههایی بزرگ در محل کار شود. پس اولین آخر هفته دوران مدیریتیتان را با شادی و آرامش بگذرانید و نه با استرس و چالش.