پیشگیری از عملکرد ضعیف کارکنان بهتر از درمان

شما در جایگاه یک مدیر قادر هستید عملکرد ضعیف کارکنان خود را بهخوبی تشخیص دهید. شاید این احساس غرق شدن باعث شود آنان را از مشتریان خاص خود دور نگه دارید یا از آنها به اندازه همکارانشان توقع فعالیت نداشته باشید. ممکن است بازگو کردن تعداد مدیران مراجعه‎کننده که با مشکل مشابهی روبهرو هستند، برایتان تعجبآور باشد. حتی ممکن است شگفتانگیزتر از آن، این باشد که بدانید اغلب این افراد در زمره مدیران باتجربه و موفقی قرار دارند که هیچ‎گاه تحمل کمکاری در بخشی از کسب‎وکارشان را نداشته‎اند. اما وقتی از آنها پرسش می‎شود که آیا کارمند مذکور از عملکرد ضعیف خود آگاه است، این مدیران به طرز ناباورانه‎ای در جواب می‎گویند: «خب... احتمالا نه! یا به گمانم می‎دانند.»بهنظر شما چه راهکاری این گروه از مدیران را در کنار آمدن با موضوع مذکور یاری خواهد کرد؟ در ادامه به رایجترین واکنش‎هایی که تاکنون دیده‎ام، اشاره می‎کنم:

«دوست ندارم آنها را ناراحت کنم»، «شرکت من مانند میدان مینی است که عطش رها شدن از عملکرد ضعیف یکی از کارکنانم را دارد. من از پیامدهای چنین وضعیتی وحشت دارم»، «در حالحاضر زمان کافی برای حل چنین مسالهای ندارم»، «مسلما او وظیفهاش را به نحو احسن انجام نمی‎دهد، اما در هر صورت کاری انجام میدهد. نمی‎خواهم با مطرح کردن موضوع اوضاع را از چیزی که هست بدتر کنم.» می‎توانید بهعنوان یک مدیر در قبال عملکرد ضعیف کارمندانتان صبر پیشه کنید اما چنین تصمیمی پیامدهای اجتنابناپذیری خواهد داشت. نخست اینکه، کارمندتان شانس شناسایی شدن مشکلاتش را از دست خواهد داد. مشکل عملکرد ضعیف قابل حل است، اما در صورتی که فرد از این موضوع اطلاع داشته باشد. شما در مقام یک مدیر با عدم صداقت خود منجر به سقوط آنان، تیم خود و حتی به خطر افتادن کسبوکارتان می‎شوید. اگر زمانی کافی را برای کمک به آنها اختصاص دهید، بدونشک به کارمندان بسیار موفقی تبدیل خواهند شد.

نکته دوم اینکه هرچه زودتر با این گروه از کارمندان وارد گفت‎وگو شوید به همان اندازه احتمال حل مساله بدون درگیر شدن در فرآیندهای رسمی اداری‎ فراهم خواهد شد. به محض شناسایی یک مشکل، دست بهکار شوید و با فرد موردنظر صحبت کنید، در اینصورت شانس حل مشکل و رساندن عملکرد فرد به استانداردی بالاتر بیشتر خواهد بود. هرچه دیرتر به مشکل بپردازید، به همان اندازه فرهنگ کار تیم دچار تزلزل خواهد شد. سوم اینکه، سایر اعضای تیم معمولا فعالیت کم و عملکرد ضعیف همکاران خود را تشخیص می‎دهند. شما به عنوان یک مدیر باید بتوانید فرهنگ عملکرد در تیم را ایجاد کنید. باید از خود بپرسید: «چه کسی بیشترین احساس راحتی را در بین اعضای تیم دارد.» بهیاد داشته باشید هر نظری درباره کارکنانی که در برابر عملکرد ضعیف همکارانشان صبر پیشه می‎کنند داشته باشید، آنها هم در نقطه مقابل نظری مشابه نسبت به شما خواهند داشت. کسب‎وکار شما یا تیم‎تان هرگز به نیروی بالقوه خود پی نخواهد برد، مگر با حصول اطمینان از این موضوع که تکتک اعضای تیم به بهترین شکل ممکن وظایف خود را انجام می‎دهند. حالا نفس عمیقی بکشید و به یک راه حل فکر کنید. در ادامه به چند گام اساسی اشاره می‏کنیم:

۱) آمادگی لازم را داشته باشید: موضعی شفاف در خصوص ماهیت مشکل داشته باشید. اگر موضوع مشکل در حوزه تخصص آنها است، نظرات دیگران را جویا شوید. آماده تشریح شفاف مشکل برای کارمند موردنظر باشید، این که چه انتظاری از وی دارید و او با این انتظار شما چه فاصله‏ای دارد. از مثال‏های واقعی استفاده کنید و بر پیامدهای شخصی عملکرد ضعیف تمرکز کنید.

۲) بدانید انتظار چه تفاوتهایی را دارید: برای جلوگیری از ادامه عملکرد ضعیف باید از برنامه عملی واقع‏گرایانه‏ای استفاده کنید تا فرد به سطح عملکرد موردنظرتان برسد. بنابراین قبل از گفت‏ وگو با کارمند مطمئن شوید که بهطور کامل در خصوص تعریف عملکرد خوب به نتیجه شفافی رسیده‏اید. در قدم بعدی گام‏های قابل ارزیابی را بهمنظور بهبود عملکرد آنها برنامه‏ریزی کنید.

۳) پیام را ارسال کنید: همیشه باید این مرحله را به صورت چهره به چهره انجام دهید. اگر برای نخستینبار وارد چنین گفت‏ وگویی با فرد موردنظر می‏شوید، تعادل در سخنان خود را رعایت کنید. درک کارمند از وجود یک مشکل موضوع مهمی است، اما ممکن است شما از دلایل بروز عملکرد ضعیف در فرد آگاه نباشید، بنابراین باید سوالات متعصبانه را طرح نکنید و آماده شنیدن دلایل کارمندتان باشید. در صورت نبود مدارک یا شواهدی مبنی بر سوءرفتار یا ناسازگاری فرد، اولین جلسه نباید به صورت رسمی برگزار شود.

۴) به اتفاق برنامه‏ای طراحی کنید و به آن پایبند بمانید: توافق بر سر یک برنامه بهبود عملکرد با فرد موردنظر بسیار مهم است. چه انتظاری از آنان دارید و در چه بازه زمانی؛ به نکات خاص اشاره کنید؛ در خصوص پشتیبانی‏های که در این راستا از آنان به عمل خواهد آمد، شفاف باشید؛ موعد خاصی را برای ارزیابی پیشرفت فرد درنظر بگیرید.

۵) ارزیابی‏های منظم انجام دهید: هدف بهبود عملکرد است و این موضوع در بسیاری از موارد تحقق پیدا می‏کند. اما همواره این پرسش را بهیاد داشته باشید: «اگر بهبودی اتفاق نیفتاد چه خواهد شد؟» با ارزیابی مداوم عملکرد فرد و برخورد صادقانه، بهموقع و مستندسازی وقایع و به اشتراک‏گذاری آن با کارمند موردنظر‏، به عنوان یک مدیر و البته از منظر قانونی نیز به وظیفه خود به خوبی عمل کرده‏اید. با پیگیری اقدامات اشاره شده معمولا سه اتفاق قابل پیشبینی است:

۱) کارمند موردنظر به عملکرد بالایی می‏رسد و در درازمدت نیازی به مدیریت و نظارت شما نخواهد داشت.

2) کارمند به این نتیجه می‏رسد نقشی که در سازمان به او سپرده شده است، مناسب وی نبوده و باید به فکر تغییر شغل خود باشد. به باور من چنین تصمیمی اغلب منجر به احساس راحتی فرد شده و نگاه او به موضوع جدایی از سازمان منفی نخواهد بود.

۳) عملکرد فرد تغییر قابلتوجهی ندارد، به این معنی که باید وارد فرآیند مدیریت عملکرد رسمی شوید که به احتمال زیاد منجر به خروج فرد موردنظر از سیستم کسب‏وکارتان خواهد شد.

عملکرد ضعیف در هر کسب‏وکاری روی می‏دهد اما پیشگیری از آن همواره بهتر از درمان است. با مطالعه مقاله حاضر باید اکنون از خود بپرسید: آیا تمامی اعضای تیم من می‏دانند چه انتظاری از آنها دارم؟ آیا عملکرد آنان با انتظارات من انطباق دارد؟ در صورتی که پاسخ این سوالات منفی است، زمان آن فرا رسیده است تا گفت ‏وگوهایی صادقانه با آنها را تدارک ببینید.