اگر می‌خواهیم پروژه‌ای را با موفقیت اجرا کنیم و به نتایج دلخواه برسیم، باید بتوانیم هزینه‌های پروژه را محاسبه کنیم، منابع مورد نیازمان را بررسی کنیم و یک مبنای مشخص برای مسیر پیشرفتمان در نظر بگیریم.
مدیریت هزینه درواقع روند برنامه‌ریزی و کنترل بودجه یک پروژه یا کسب‌وکار است و فعالیت‌هایی نظیر برنامه‌ریزی، برآورد، بودجه‌بندی، تأمین مالی، مدیریت و کنترل هزینه‌ها را شامل می‌شود؛ به‌طوری‌که پروژه در محدوده‌ی بودجه‌ی مصوب تکمیل شود. برای مثال در پروژه‌های ساختمانی، ارزیابی هزینه مواد، تجهیزات و حقوق و دستمزد کارگران ضروری است؛ یا در یک پروژه‌ی IT، باید هزینه‌های توسعه نرم‌افزار و حقوق و دستمزد کارکنان فناوری اطلاعات را مشخص کنیم.
مدیریت مؤثر هزینه‌ها، باعث می‌شود هر پروژه جزئیات منحصربه‌فردی داشته باشد؛ زیرا شرایط خاص هر پروژه، بودجه‌ی مخصوص به خود را می‌طلبد. بااین‌حال صرف نظر از اینکه یک پروژه‌ی توسعه‌ی نرم‌افزاری، یک پروژه‌ی ساختمانی یا یک پروژه‌ی درون‌سازمانی را هدایت می‌کنید، باید در پروسه‌ی مدیریت هزینه، چهار مرحله‌ی کلیدی را در نظر بگیرید:
۱- برنامه مدیریت هزینه
برنامه‌ی مدیریت هزینه به‌روشنی مشخص می‌کند که هزینه‌های یک پروژه، چگونه در طول سیکل حیات پروژه مدیریت و کنترل می‌شوند. به عبارتی این برنامه، فرمت‌ها و استانداردهای اندازه‌گیری و کنترل هزینه‌های را تعیین می‌کند. شما باید نکات زیر را در برنامه‌ی مدیریت ذکر کنید:
چه کسی مسئول مدیریت هزینه‌ها است؟
چه افرادی جایز هستند هزینه‌ها یا بودجه‌ی پروژه را تغییر دهند؟
کمیت هزینه‌ها را چگونه اندازه‌گیری و گزارش می‌کنید؟
فرمت گزارش‌ها و تناوب آنها چیست؟
درنهایت، فاکتورهای زیر خروجی این فرآیند هستند:
واحدهای سنجش (ساعت‌ها، روزها و هفته‌های کاری اعضای تیم، مقیاس‌های کمی، قیمت مقطوع برای سنجش‌های نقدی)
سطح دقت (درجه‌ای که برآوردهای هزینه را بر مبنای آن گرد می‌کنیم)
سطح درستی (دامنه‌ی قابل پذیرش برای برآوردهای واقعی که هزینه‌های احتیاطی را هم شامل می‌شود)
آستانه‌ی کنترل (سطح انحراف مجاز از هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده)
قوانین سنجش عملکرد
فرمت گزارش‌ها
روش‌های حسابداری و سایر جزئیات
۲- برآورد هزینه‌ها
در مرحله‌ی دوم، منابع مورد نیاز برای فعالیت‌های پروژه را به‌صورت تقریبی برآورد می‌کنیم. معمولاً این برآورد برحسب برخی از واحدهای پولی (ریال، دلار) بیان می‌شود؛ ولی بسته به اینکه پروژه در چه حوزه‌ای اجرا می‌شود، ممکن است برآورد هزینه را بر مبنای مقیاس‌های دیگری مثل ساعات کاری کارکنان نیز سنجید.
هنگامی‌که می‌خواهید هزینه را تخمین بزنید، باید تمام منابع مورد استفاده در پروژه را مورد توجه قرار دهید، نظیر:
کارگران
مواد
تجهیزات
خدمات
امکانات
در صورت امکان بهتر است نرخ تورم و هزینه‌های احتمالی را هم در برآورد خود لحاظ کنید.
یکی از چالش‌های برآورد کردن، مسئله‌ی عدم قطعیت است. برخی از عواملی که روی این عدم قطعیت تأثیرگذارند عبارت‌اند از:
تجربه‌ی پروژه‌های مشابه: هر چه درزمینه‌ی کار با پروژه‌های مشابه کم‌تجربه‌تر باشید، عدم قطعیت برآورد شما بیشتر خواهد بود. برعکس، اگر پیش‌ازاین پروژه‌های مشابهی را مدیریت کرده باشید، بهتر می‌توانید هزینه‌ها را تخمین بزنید.
گستره‌ی برنامه‌ریزی: هرچه افق برنامه‌ریزی وسیع‌تر باشد، تخمین شما با عدم قطعیت بیشتری همراه خواهد بود.
مدت‌زمان پروژه: هرچه مدت‌زمان تکمیل پروژه طولانی‌تر باشد، عدم قطعیت نیز بیشتر خواهد بود؛ یا به عبارتی برآورد هزینه‌ی پروژه‌های کوتاه‌مدت، دقیق‌تر است.
کارکنان: تعداد اعضای تیم و سطح مهارت آنها، عامل مهمی در برآورد هزینه‌ها محسوب می‌شود. حتی ممکن است در مراحل اولیه‌ی پروژه، اطلاع نداشته باشید که به برخی تخصص‌های خاص نیاز پیدا می‌کنید. این موضوع عدم قطعیت برآورد شما را افزایش می‌دهد.
ابزارها و تکنیک‌های برآورد هزینه
قضاوت کارشناسی
شما با کمک دانش و تجربه‌ی کارشناسان، حدود هزینه‌ی پروژه را حدس می‌زنید. بینش کارشناسانی که پیش‌ازاین روی پروژه‌های مشابهی کار کرده‌اند و با شرایط و فضای کاری شما آشنا هستند، می‌تواند برای تصحیح دیگر روش‌های برآورد نیز مورد استفاده قرار گیرد.
برآورد آنالوگ
شما می‌توانید از داده‌های تاریخی سایر پروژه‌های مشابه به‌عنوان پایه‌ای برای برآورد هزینه‌های خود استفاده کنید. این برآورد معمولاً در فازهای اولیه‌ی پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد و دقت کمتری نسبت به سایر روش‌های برآورد دارد.
برآورد پارامتریک
در این روش از یک مدل‌سازی آماری برای برآورد هزینه‌ها استفاده می‌کنید. مدل آماری شما باید با استفاده از داده‌های تاریخی مهم‌ترین منابع، پارامترهای مختلفی مانند هزینه و مدت‌زمان را محاسبه کند. برآورد پارامتریک از دقت بالایی برخوردار است و می‌توان آن را برای کل یک پروژه یا بخش‌های خاصی از پروژه (در ترکیب با سایر روش‌های برآورد) به کار گرفت.
برآورد پایین به بالا
در این روش ابتدا هزینه‌ی جزئیات کار بررسی و در مرحله‌ی بعد، هزینه‌ی فعالیت‌ها (یا بسته‌های کاری سطوح پایین) برآورد می‌شود. سپس از این برآورد استفاده می‌کنید تا هزینه‌ی سطوح بالاتر را به دست آورید. برآورد پایین به بالا معمولاً ارزشمندترین و دقیق‌ترین روش برآورد به شمار می‌رود.
برآورد سه‌نقطه‌ای
زمانی که ریسک و عدم قطعیت را در برآوردمان لحاظ می‌کنید، دقت نتایج را تا حد زیادی بالا می‌برید. در برآورد سه‌نقطه‌ای هزینه، برای هر فعالیت یک دامنه‌ی تقریب در نظر می‌گیرید که بر اساس سه حالت خوش‌بینانه (Co)، بدبینانه (Cp) و بسیار محتمل (Cm) تعریف می‌شود. در پایان میانگین وزنی این احتمالات را حساب می‌کنید یعنی: ۶/(Co+Cm۴+Cp)
آنالیز اندوخته
گاهی اوقات با در نظر گرفتن عدم قطعیت هزینه، اندوخته‌های احتیاطی را نیز در محاسبات برآوردهایمان لحاظ می‌کنیم. اندوخته‌های احتیاطی بودجه، برای پاسخ به ریسک‌هایی که شناسایی و پذیرفته شده‌اند، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
Cost of Quality
هزینه‌ی کیفیت (COQ)
بودجه‌ای که در طول پروژه، برای اجتناب از شکست و پس از اتمام پروژه، برای اصلاح شکست صرف می‌کنید، هزینه‌ی کیفیت نامیده می‌شود. زمانی که هزینه‌ها را برآورد می‌کنید، می‌توانید فرضیات مربوط به COQ را در محاسبات بگنجانید و به‌این‌ترتیب، ارزیابی دقیق‌تری داشته باشید.
نرم‌افزار برآورد مدیریت پروژه
این نرم‌افزارها شامل برنامه‌های کاربردی برآورد هزینه، صفحات گسترده، برنامه‌های شبیه‌سازی و ابزارهای نرم‌افزار آماری است. این نوع نرم‌افزارها با تسهیل تکنیک‌های برآورد و مرور سریع گزینه‌ها، به‌ویژه برای بررسی برآورد هزینه مفید واقع می‌شوند.
۳- تعیین بودجه
زمانی که هزینه‌ی همه‌ی فعالیت‌ها پروژه را برآورد کردید، اطلاعاتی که برای تعیین یک خط مبنای هزینه‌ها مورد نیازند، در اختیار دارید. این خط مبنای هزینه، بودجه پروژه را شکل می‌دهد.
بنابراین هزینه‌ی پایه‌ی پروژه، از ترکیب برآورد هزینه‌ی فعالیت‌های منفرد به دست آمده است و پس‌ازاین، مخارج پروژه بر مبنای این هزینه‌ی پایه اندازه‌گیری خواهد شد.
خط مبنای هزینه علاوه بر اینکه به‌عنوان معیار عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرد، در پروژه‌های طولانی‌مدت برای تعیین و توجیه بودجه نیز کارایی دارد.
به یاد داشته باشید که اگر محدوده‌ی پروژه تغییر کند، هزینه‌ی پایه و بودجه‌ی تصویب‌شده هم باید متناسب با آن اصلاح شود.
۴- کنترل هزینه‌ها
هنگامی که بودجه‌ی تصویب‌شده و خط مبنای هزینه‌ها را در اختیار دارید، می‌توانید اجرای پروژه را آغاز کنید.
در طول مرحله اجرایی پروژه، باید روی وضعیت فعالیت‌ها نظارت داشته باشید. هرگونه انحراف از برنامه، کیفیت یا دامنه، به‌احتمال زیاد روی هزینه‌ها تأثیرگذار خواهد بود. به همین دلیل، برای کنترل هزینه پروژه باید وضعیت کلی هر فعالیت را مورد بررسی قرار دهید.
به‌منظور تعیین واریانس هزینه‌ی پروژه، باید وضعیت فعلی را نسبت به خط مبنای هزینه‌ها ارزیابی کنید.
آیا وضعیت فعلی دقیقاً مطابق با برنامه‌ی اولیه است؟
آیا این وضعیت اهداف کیفی را برآورده می‌کند؟
آیا مخارج فعلی با هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده همخوانی دارند؟
این اطلاعات به شما نشان می‌دهد که پروژه چگونه پیش می‌رود و آیا لازم است اقدام اصلاحی انجام دهید یا خیر. اگر وضعیت فعلی پروژه با خط مبنای هزینه‌ها فاصله‌ی زیادی داشته باشد، بهتر است برنامه‌ی هزینه‌ها را تغییر دهید.
زومیت