این پروژه از ژانویه ٢٠١٧ آغاز شده است و بنا دارد در ٣٠ ماه با همکاری کشورهای مختلف اروپایی، مرحله اجرای آزمایشی خود را در چند حوزه مشخص گذرانده و بعد از حل و رفع مشکلات احتمالی و اجرائی، به‌عنوان یک سیاست اروپایی در سراسر قاره اروپا به اجرا گذاشته شود. آنچه این یادداشت قصد پرداختن به آن را دارد، در ابتدا شرح اجمالی پروژه و در ادامه تشریح بُعد خلاقانه یک پروژه بین‌المللی است که در ابعاد مختلف برای الگوبرداری دولت الکترونیک کشور ایران بسیار الهام‌بخش خواهد بود.
طرح «فقط یک بار» که به صورت مخفف آن را Toop می‌نامند، در اروپا برای پاسخ‌دادن به مشکل مشخصی در بوروکراسی اداری تعریف شده است. هدف این طرح، حذف ردوبدل‌کردن مدارک حقوقی، هویتی، خدماتی، بازرسی، پزشکی و تحصیلی به صورت کاغذی در تمام سطوح خدمات اداری در دستگاه‌های دولتی، بین شهروندان با دولت‌ها، اشخاص حقوقی (شرکت‌ها) با دولت‌ها و همچنین شرکت‌های بین‌المللی در تعامل با شرکت‌های دیگر است.
اجرای این طرح از دو الگو پیروی می‌کند؛ الگوی نخست، متصل‌کردن تمام بانک‌های اطلاعاتی کشورهای حوزه اروپاست که شامل ١٩ کشور عضو اتحادیه و دو کشور خارج از اتحادیه است که در پروژه یادشده حاضر هستند و حدود ٦٠ سیستم اطلاعاتی و پایگاه‌های آن ذیل یک کنسرسیوم مشترک همکاری خواهند کرد.
الگوی دیگر، ایجاد فضایی برای ارائه خوداظهارانه اطلاعات و مدارک قیدشده از سوی اشخاص حقیقی و حقوقی، فقط به یکی از دستگاه‌های دولتی و سپس امکان اشتراک‌گذاری آنها در تمام فعالیت‌های داخل اتحادیه اروپایی است. به عبارت دیگر، با این طرح، هر فرد حقیقی و حقوقی فقط یک بار همه مدارک و اطلاعات خود را در گوشه‌ای از اکوسیستم Toop که متشکل از تمام ادارات ٢١ کشور است، وارد کرده و در همه این کشورها و فضای فعالیت بین آنها، به‌جای ردوبدل‌کردن یا ارائه دوباره مدارک و اطلاعات، وکالت ارسال مدارک و اطلاعات را به Toop داده و این سرویس از طریق Toop انجام می‌شود. از مهم‌ترین چالش‌های طراحان و دست‌اندرکاران پروژه Toop، مشکل غیرهمسانی و همگن‌نبودن بانک‌های اطلاعاتی، تنوع روش‌های ثبت و نگهداری مدارک و اطلاعات و داده‌ها و همچنین تفاوت سیاست‌ها و قوانین بود. آنها در یک معماری از پایین به بالا و هم‌عرض، همه مراحل طراحی، سیاست‌گذاری، پیشنهاد و تصویب قوانین لازم، کنترل و نظارت بر آنها و همچنین یادگیری و فرهنگ‌سازی حین اجرا را بر عهده تیمی متشکل از همه کشورهای ذی‌نفع پروژه گذاشته و در ٣٠ ماه تا اجرای آزمایشی آن، تمام ذی‌نفعان در سیاست‌گذاری و طراحی آن مشارکت دارند که طبیعتا بهترین مسیر برای رفع موانع احتمالی در کشورهای متبوع نمایندگان تیم Toop خواهد بود. از مزایا و فواید Toop، بنا بر گزارش‌های کمی و کیفی منتشرشده از سوی رسانه Toop، می‌توان به صرفه‌جویی معنادار در وقت افراد حقیقی و حقوقی در تماس با بوروکراسی، کاهش بار اداری دولت‌ها، کاهش ملموس هزینه توسعه و فرایندهای اجرائی کسب‌وکارها، کاهش آلودگی هوا و حفاظت از محیط زیست، بهبود جدی در خدمات و کارایی اداری و دولت الکترونیک، بهبود زیرساخت‌ها و عملکرد بازار دیجیتال و افزایش رضایت عمومی از دولت‌ها اشاره کرد. گام‌هایی که Toop از ابتدای طرح برداشته، عبارت‌اند از: استاندارد‌سازی و همگن‌کردن ساختار جمع‌آوری داده‌ها و همچنین توسعه مدل‌های موجود و شبیه‌سازی آنها به همدیگر در قدم اول، در قدم بعدی ١٢ ماه تست گرم و در شرایط واقعی برای کشف اجرائی‌بودن یا نبودن طرح که البته صرفا دارای هزینه سربار و به عقیده طراحان از الزامات کار بوده است و همچنین فرهنگ‌سازی اقناعی تک‌تک افراد و نمایندگان کشورها در فهم و پذیرش Toop. البته آموزش و آماده‌سازی آنها به‌عنوان سفیران Toop در کشورهایشان نیز از گام‌های اساسی Toop بوده است.
بنا بر گزارش‌های تیم رسانه‌ای Toop، سه منطقه نخست پایلوت و اجرای آزمایشی آن عبارت‌اند از: مبادلات اطلاعاتی و مدارک بین‌مرزی شرکت‌ها، خدمات مرزی و بین‌المللی حقوقی الکترونیک به کسب‌وکارها و مبادله داده‌های ریجستری و تأیید محصولات و خدمات در دو سوی یک معامله بین‌المللی و صدور تأییدیه. در مرحله بعد، صدور گواهی‌نامه‌های آنلاین باربری برای کشتی‌ها نیز در دستور Toop قرار دارد.
به‌عنوان نتیجه‌گیری، آنچه بسیار حائز اهمیت است ابعاد خلاقانه این طرح است که می‌تواند منشأ اثر جدی در بازآرایی دولت الکترونیک در ایران باشد.
- Toop پروژه‌ای است که به‌مثابه یک سیاست عمل می‌کند.
- Toop به‌عنوان یک پروژه مستقل کاملا به‌صرفه است و می‌تواند به خودگردانی برسد. لازم به ذکر است این خصوصیت در ابعاد ملی و در داخل کشور بسیار ساده‌تر انجام‌پذیر است.
- الگوی Toop یک مدل زیرساختی است که با وجود ظاهر فنی و فناوری‌محور آن، وجه سیاستی و سیاست‌گذارانه آن منشأ اثر است و بار فنی و سخت‌افزاری خاصی را به اکوسیستم‌های موجود تحمیل نمی‌کند.
- الگوی Toop می‌تواند برای کشوری مثل ایران که از فقر وحشتناک جمع‌آوری و راستی‌آزمایی اطلاعات در سطوح مختلف رنج می‌برد، به‌مثابه ابزار داده‌برداری و تجمیع اطلاعات و راستی‌آزمایی استفاده شود.
- الگوی Toop برای ایران می‌تواند از رشد ناهمگن، ناموزون و غیرمشابه بانک‌های اطلاعاتی از همان مبدأ و ابتدا جلوگیری کند و مانع هزینه‌ها و مشکلات بعدی شده که البته Toop هم امروزه در اروپا با آن درگیر است.
- وقتی یک بار اکوسیستم گردش اطلاعات در قالب الگوی Toop ایجاد شود، بسیاری از فعالیت‌های دیگر هم روی آن امکان توسعه دارند. در واقع سیاست‌گذاران به‌جای تمرکز بیهوده، گیج و ابهام‌آلود روی طرح مبهمی به نام شبکه ملی اطلاعات که رویکرد صرفا مهندسی به آن مشکلاتی جدی ایجاد کرده است، می‌توانند از الگوی Toop بهره برده و شبکه ملی اطلاعات را به ریل منطقی و کاربردی برگردانند.
- طراحی الگوی Toop از پایین به بالا و با نظر ذی‌نفعان حقیقی انجام شده و بنابراین اصطکاک‌های آتی را بلاموضوع می‌کند.
- در این الگو، موضوع مهم امنیت اطلاعات، از هر دو سو تأمین شده و بار مالی و اجرائی و تعهدات آن صرفا بر عهده یک طرف نیست. این موضوع هزینه‌های بالای امنیتی را بسیار کاهش خواهد داد.
شرق