نویسنده: Clare Bremner
مترجم: شهلا زمانی
درباره ارائه دادن بازخورد تاکنون مطالب زیادی نوشته شده، اما برای دریافت آن زمان و فضای بسیار کمی اختصاص داده شده است. بسیار شگفت‌انگیز است وقتی فکر می‌کنیم مورد تحسین واقع شدن یا دریافت انتقاد سازنده، سخت‌تر از انتقاد کردن از دیگران است. حتی موثرترین بازخوردهای ارائه‌ شده هم به تمایل فرد گیرنده بازخورد برای رویارویی با آن بستگی دارد.
از آن گذشته، ممکن است این مساله حیرت‌انگیزی نباشد که ما نمی‌خواهیم به این فکر کنیم که نظر دیگران در مورد ما چیست. زمانی که بازخوردی را دریافت می‌کنیم، وارد یک کشمکش درونی می‌شویم؛ یعنی میل به این احساس که در جنگ با نیاز به تحسین شدن، دائما در حال یادگیری و پیشرفت هستیم. حتی یک بازخورد کاملا مطلوب نمی‌تواند به یکباره این نیازهای ما را برطرف کند و اگر این نیازها به‌طور موثری توسط طرفین مدیریت نشود، حتی می‌تواند منجر به ایجاد تنش و اختلاف در تیم کاری شود.
گوش کردن به یک بازخورد همیشه به این معنا نیست که باید آن را پذیرفت. اما به جای موضع گرفتن در مقابل ارزیابی‌های دیگران نسبت به خودمان، باید به دنبال آشکارسازی آن باشیم و سعی کنیم متوجه شویم دیگران از کجا به این نظر رسیده‌اند. آگاهی دیگران از نقاط ضعف و قوت شما همیشه مفید است، حتی اگر اطلاعاتی که به آنها رسیده، حقایق مغشوشی باشد.
در اینجا به چند توصیه مفید برای استفاده از انتقادها و پیشنهادهای دیگران به بهترین نحو اشاره شده است:

1- شما شروع‌کننده باشید

برای بازخورد گرفتن فعال باشید. با این کار فرآیند بازخورد گرفتن را کنترل می‌کنید و این یعنی دیگران در مورد هر مساله‌ای اگر بخواهند برخورد صادقانه و شفافی داشته باشند، احساس اطمینان بیشتری می‌کنند.
اگر موضوعی هست که شما منحصرا در مورد آن نگران هستید، هیچ زیانی نخواهد داشت که صریحا درباره آن سوال کنید. با نمایان کردن این موضوع که از عوامل بالقوه آگاه هستید، هر تردیدی که ممکن است در نظر منتقدان بزرگ جلوه کند را کاهش خواهید داد. اما به یاد داشته باشید که به همکار خود زمان بدهید تا در مورد سوالی که از او پرسیدید فکر کند؛ بنابراین احساس نخواهد کرد که راه پس و پیش برایش باقی نمانده است.

2- اولویت‌بندی کنید

هر چند وقت یک بار مجموعه‌ای از بازخوردهای ظاهرا مفید را دریافت می‌کنید و پس از آن فکر می‌کنید که «از کجا شروع کنم؟» زمانی که بازخوردی دریافت می‌کنید، بدانید که فرد نظردهنده موارد زیادی را می‌خواهد با شما به اشتراک بگذارد، اما روشی برای متمرکز شدن بر مهم‌ترین مساله بیابید. برای سهولت کار، کافی است فقط از او سوال کنید.
ممکن است یک جنبه از رفتار یا سبک کاری شما، بر جنبه‌های مختلف کارتان تاثیر بگذارد، بنابراین، در تلاش برای شناسایی این جنبه وقت بگذارید. سپس تمرکز خود را روی تغییرات ساده‌ای بگذارید که با برداشتن ‌کوچک‌ترین گام‌ها در یک زمان، باعث بهبود رفتارتان می‌شود.
این کار به شما کمک می‌کند سوالاتی که از خود می‌پرسید را دوباره تنظیم کنید؛ سوالاتی مثل «چرا سعی نکنم این کار را به مدت یک هفته به ‌گونه‌ دیگری انجام دهم و تاثیر آن را ببینم؟!» که بسیار موفقیت‌آمیز‌تر از این سوال به نظر می‌رسد؛ «آیا این کار را باید تا آخر به گونه دیگری انجام دهم؟»

3- عوامل محرک خود را بیابید

عوامل محرک شخصی خودتان را که می‌توانند به عنوان بازدارنده عمل کنند، شناسایی کنید. واکنش شما به یک بازخورد خاص ممکن است به محتوا یا فرد ارائه‌دهنده آن بازخورد مرتبط باشد یا از موضوعی اساسی‌تر که مربوط به حس ناامنی شما و دیدگاه شما نسبت به خودتان است شکل گرفته باشد.
اگر در مورد بخش خاصی از بازخورد حس تدافعی دارید، سعی نکنید که زود به مرحله نتیجه‌گیری برسید، بلکه از دیگران کمک بگیرید و لحظاتی را به خودتان فرصت بدهید تا به‌دلیل این احساس خود پی ببرید. شاید صحبت کردن با یک همکار قابل ‌اعتماد در مورد آن بازخورد بتواند در پیدا کردن دلیلی برای پاسخ شما مفید باشد. اگر فقط یک بار بتوانید این مساله را در ذهن خود روشن کنید، می‌توانید تصمیم درستی بگیرید.

4- برای چیزی که می‌خواهید، تلاش کنید

با تفاوت قائل شدن بین قدردانی، راهنمایی و ارزیابی، به این نتیجه می‌رسید که پس از تلاش‌ زیاد و همکاری‌های صورت‌گرفته، آیا به یک ارزیابی کلی از چگونگی خوب انجام شدن کارهایتان یا رهنمودهایی برای بهتر و متفاوت‌تر انجام شدن آن دست یافته‌اید یا خیر.
شناخت انگیزه‌ها‌ و استدلال خودتان، به شما کمک می‌کند سوالاتتان را به‌درستی تعبیر کنید و مطمئن باشید که آماده دریافت پاسخ هستید. از اینکه در مورد مفیدترین بازخورد سوال بپرسید، نهراسید. به این فکر کنید که طرف مقابل شما نمی‌تواند فکر شما را بخواند و از اینکه برای نظر او ارزش قائل می‌شوید، احساس خوبی خواهد داشت.

5- از انطباق نظر خود با دیگران مطمئن شوید

مطمئن شوید دیگران با شما موافق هستند یا خیر. به محض اینکه بازخوردی دریافت کردید، به‌خصوص راجع به چیزی که نسبت به آن حالت تدافعی دارید یا در مورد آن مطمئن نیستید، در مورد آن از دو یا سه نفر از همکارانتان سوال کنید تا ببینید آنها هم همان‌طور فکر می‌کنند یا خیر. این کار به شما کمک خواهد کرد متوجه شوید آیا این یک مساله شخصی و برخورد رفتاری بین شما و افراد دیگر است یا چیزی است که می‌تواند بر روابط و عملکرد شما در کل هیات‌مدیره تاثیر بگذارد.
اگر همکاران دیگر شما هم همان نظر را داشته باشند، بنابراین ارزش این را دارد که یک قدم برای تغییر این جنبه از رفتار خود بردارید. اگر این کار را نکنید، ممکن است به سادگی نسبت به یک همکار خاص خود خشمگین شوید و حتی بر سر بهترین راه‌حل‌هایی که می‌توانند موثر واقع شوند، به بحث و مشاجره برخیزید.