با یک مثال شروع می‌کنیم: «جولیا لانگ»، طراح ارشد یک شرکت سازنده نرم‌افزار بود که به‌دلیل عملکرد موفقش از او خواسته شد تا مدیریت یک پروژه را برعهده بگیرد. از آنجایی که او تا به حال مدیریت نکرده بود، زمانی که مسوولیت هماهنگی میان اعضای تیمی از طراحان نرم‌افزار را برعهده گرفت به شدت هیجان‌زده بود، اما طولی نکشید که خوشحالی او به سرخوردگی تبدیل شد. کارهایی که قبلا انجام آنهای برای او مثل آب خوردن بود، حالا به سختی پیش می‌رفت و اعضای تیم او قادر نبودند در زمان مقرر کارها را به پایان برسانند. او چند هفته پس از آغاز پروژه، زمانی که گزارش کار اعضای تیم خود را می‌خواند به این فکر افتاد که گزارش‌ها را پاره کند و تمام گزارش را خودش از اول بنویسد. او می‌دانست که اگر چند ساعت زمان بگذارد، می‌تواند گزارشی تهیه کند که قابل ارائه باشد.

آنچه برای جولیا اتفاق افتاد منحصر به او نیست. در هر سازمانی، زمانی که از کارمند موفقی بخواهند پست خود را ترک کند و پشت میز مدیریت بنشیند، احتمالا پس از مدتی دچار سرخوردگی خواهد شد به‌ویژه اگر قرار باشد تیمی را مدیریت کند که سابقا همکارانش بوده‌اند، اما نباید مانند جولیا دست و پای خود را گم کنید و عجولانه تصمیم بگیرید. تصمیماتی مثل تصمیم جولیا ممکن است در کوتاه‌مدت موثر واقع شوند اما آنچه شما به‌عنوان یک مدیر نیاز دارید یک استراتژی پایدار است. شما باید بتوانید به یک مربی و الگوی موفق تبدیل شوید تا با کمک شما، اعضای تیمتان نیز پیشرفت کنند و ظرفیت و قابلیت‌های تیم گسترش یابد.

اما برای ایجاد چنین تغییری لازم است که ساختار ذهنی خود را تغییر دهید. این مهم‌ترین چالشی است که بسیاری از مدیران تازه‌کار با آن روبه‌رو هستند. برای شما که سال‌ها کارمند یک سازمان بوده‌اید و از آموزش افراد و ایجاد هماهنگی در آنها چیزی نمی‌دانید، کنار گذاشتن عادت‌های قدیمی کار آسانی نیست. برای شروع، بهتر است به جای مقایسه قابلیت‌های اعضای تیم با مهارت‌های خودتان، روند پیشرفت هر فرد را به‌طور جداگانه زیر نظر داشته باشید. اگر به جای مقایسه افراد با یکدیگر، هر فرد را با توجه به توانایی‌های خودش بسنجید و امروزش را با دیروزش مقایسه کنید استعدادهای او به مرور شکوفا خواهد شد و به این ترتیب روند پیشرفت هر فرد، به معیار مناسبی برای سنجش موفقیت شما تبدیل خواهد شد. نکات دیگری نیز وجود دارند که با کمک آنها می‌توانید به مرور ساختار ذهن خود را تغییر دهید. بعضی از این نکات ممکن است بدیهی به نظر برسند، اما می‌توانید با رعایت این نکات، استرس و فشار ناشی از آن را کمتر کنید.

آینده‌نگر باشید: تمام دغدغه یک کارمند، انجام کارها است درحالی‌که مدیران باید پا را فراتر گذاشته و به آینده بیندیشند. یک مدیر موفق بخش اعظمی از زمان خود را صرف پیش‌بینی چالش‌های پیش رو، مذاکره و برنامه‌ریزی می‌کند. تنها به پیش‌بینی اتفاقاتی که در شرایط ایده‌آل رخ می‌دهند بسنده نکنید و تمامی احتمالات را در نظر داشته باشید.

به‌عنوان یک مدیر باید دوراندیش و آینده‌نگر باشید. به این منظور نخست باید بتوانید به درک درستی از اهداف و نیازهای تیمتان برسید. اگر بستری را که در آن فعالیت می‌کنید به خوبی بشناسید و از توانمندی‌ها و پتانسیل‌های اعضای تیم خود آگاه باشید، پیش‌بینی آینده و فراز و نشیب‌هایش برایتان آسان‌تر است.

بیشتر سوال کنید و کمتر جواب دهید: زمانی که یکی از اعضای تیم با مشکلی مواجه می‌شود، شما وسوسه می‌شوید تا خودتان شخصا وارد ماجرا شوید و اقدام کنید (درست مثل جولیا که تصمیم گرفت گزارش کار اعضای تیم را خودش بنویسد). به هر حال شما مدیر هستید و بهتر از کارکنان خود می‌دانید که چه باید کرد، اما بهتر است دست نگه دارید و به جای ارائه جواب یا راه حل، به کارکنان خود اجازه دهید تا خودشان راه‌حل مشکلات را پیدا کنند.  اما یافتن راه‌حل برای کارکنان آسان نیست و آنها به کمک شما نیاز دارند. یکی از روش‌های کمک به آنها، پرسیدن سوال از آنها است. از آنها بخواهید تا مشکلات خود را شرح دهند. اگر می‌توانید این مشکلات را روی یک تخته وایت‌برد بنویسید و سپس تمام زوایای مساله را بررسی کنید. معمولا هنگام توصیف مساله و بررسی آن، راه‌حلی نیز پیدا می‌شود اما اگر به راه‌حلی دست نیافتید، سوالات بیشتری بپرسید و از کارکنان خود بخواهید تا موانع و مشکلات را از زوایای مختلف بررسی کنند.

بر اهداف تمرکز کنید، نه چگونگی رسیدن به آنها: زمانی که کارمند یک سازمان هستید، «چگونگی» انجام کارها نقطه تمرکز شما است. ممکن است برای افزایش بازدهی خود ایده‌های بسیاری در ذهن داشته باشید و ده‌ها روش را امتحان کرده باشید، اما آنچه به نفع شما است ممکن است به ضرر فرد دیگری باشد و از سوی دیگر، شاید دیگران ایده‌هایی داشته باشند که حتی به ذهن شما هم خطور نکرده است، اما به‌عنوان یک مدیر شرح چگونگی انجام کارها وظیفه شما نیست. شما باید برای اعضای تیم خود توضیح دهید که اهداف پروژه «چه هستند و در چه مدت زمانی باید محقق شوند». انتخاب روش و چگونگی رسیدن به اهداف را برعهده کارکنان بگذارید. اگر کارمندی از شما کمک خواست، او را راهنمایی کنید. ببینید که او چگونه راهنمایی‌های شما را به‌کار می‌گیرد، اما حتی در این مورد هم راه‌حل را به کارمند خود دیکته نکنید و اجازه دهید خلاقیت به خرج دهد. اگر به‌عنوان یک مدیر وارد جزئیات شوید، به مرور به یک مدیر کنترل‌گر تبدیل می‌شوید. هیچ کارمندی دوست ندارد که مدیرش در کوچک‌ترین و جزئی‌ترین فعالیت‌هایش دخالت کند. دخالت بیجا و بیش از حد نه‌تنها به انجام کارها کمکی نمی‌کند، بلکه باعث سرخوردگی کارکنان می‌شود.

به ندای درونتان گوش کنید: پذیرفتن یک نقش جدید، چالش‌برانگیز است و ممکن است تعادل شما را بر هم بزند. شما در حال تمرین یک رفتار و طرز فکر جدید هستید پس ممکن است بارها احساس کنید که اشتباه کرده‌اید. اما به ندای درونتان توجه کنید و آن را دست‌کم نگیرید. اگر احساس می‌کنید پروژه‌ای خوب پیش نمی‌رود، معطل نکنید، تصمیم بگیرید و اقدام کنید. به تصمیمات و توانایی‌های خود اطمینان داشته باشید. به هر حال اگر شما فرد شایسته‌ای نبودید، به‌عنوان یک مدیر انتخاب نمی‌شدید.

صبور باشید: ایجاد تغییر در ساختار ذهنی کار آسانی نیست. شما همیشه کارمندی بوده‌اید که تنها دغدغه‌تان، انجام کارها در زمان حال بوده است اما حالا مدیری هستید که باید چشم‌اندازی وسیع داشته باشید. انتظار نداشته باشید که این مهارت‌ را یک شبه کسب کنید و اگر خطایی از شما سر زد، ناامید نشوید. برای بسیاری از ما، مدیریت یک استعداد خدادادی نیست اما خوشبختانه، مهارت‌های مدیریتی قابل تمرین و یادگیری‌اند.