محققان بعد از مدت‌ها تحقیق در این باره دریافته‌اند که دلایل اصلی ناکارآمد بودن جلسات کاری عمدتا شامل موارد زیر می‌شوند:

• جلسات کاری بیش از حد طولانی هستند.

• معمولا یک نفر در چنین جلساتی بر دیگران تسلط دارد.

• جلسات به موقع شروع نمی‌شوند.

• به اظهار نظر و عقاید افراد ارزش چندانی داده نمی‌شود.

• بعضی از مدیران به جای پرداختن به موضوع جلسه به اشخاص می‌پردازند.

• کسانی بی ارتباط به موضوع جلسه آنجا حضور دارند.

• شرکت‌کنندگان از آمادگی لازم برای جلسه برخوردار نیستند.

• هدف از تشکیل جلسه، روشن نیست.

از آمار و ارقام جمع آوری شده از سایت اینترنتی جلسات موثر نیز چنین برمی آید که جلسات کاری به دلایل زیر کارآمد نیستند:

• بیش از 91درصد کسانی که باید در جلسات منظم و هفتگی شرکت کنند، در زمان حضور جلسه به مسائل دیگری می‌اندیشند.

• 96درصد از افراد، در جلسات شرکت نمی‌کنند و 95درصد افراد نیز دیر به جلسه می‌آیند.

• 73درصد از پاسخ دهندگان به نظر سنجی این سایت اعلام کرده‌اند که در هنگام شرکت در جلسه، کارهای دیگرشان را انجام می‌دهند.

• 39درصد گفته‌اند در طول جلسه چرت می‌زنند.

به نظر بسیاری از کارشناسان تمام این مشکلات، به یک مشکل بنیادین برمی گردد و آن اینکه جلسات کاری جذاب و دوست داشتنی نیستند و واضح است که وقتی افراد در جایی احساس لذت و شادی نکنند، علاقه‌ای به آنجا و آن کار نخواهند داشت. در بسیاری از سایت‌های اینترنتی معتبر در زمینه مدیریت، بیشتر بر لزوم منظم برگزار شدن جلسات و رعایت نظم و مقررات در آن‌ها تاکید می‌شود.

اما یک نکته بسیار مهم در اغلب این سایت‌ها نادیده گرفته شده است و آن علاقه و گرایش شرکت‌کنندگان به حضور در جلسه و ایفای نقش در آن است. جلسات کاری حتی اگر برای مدتی کوتاه و با نهایت نظم هم برگزار شوند در صورت بی انگیزه و بی‌علاقه بودن حضار، ثمری نخواهند داشت و به بیراهه خواهند رفت. اما اگر یک جلسه کاری برای افراد جذابیت داشته باشد افراد با خلاقیت و انگیزه بالایی در آن حضور خواهند داشت و ارتباط به نحو مطلوب‌تری شکل خواهد گرفت و در چنین جلساتی است که همه افراد کمک می‌کنند تا راه‌حل بهتری پیدا شود. شرایط حاکم بر جلسات کاری باید به‌گونه‌ای رقم بخورد که از سه ویژگی زیر برخوردار باشند:

- پربازده باشند، یعنی کارهای لازم در آنها انجام و تصمیمات لازم اتخاذ شود.

- لذت‌بخش باشند به‌طوری‌که افراد همیشه چشم انتظار برگزاری جلسه‌بعدی باشند نه اینکه از جلسه‌بعدی گریزان باشند.

- خلاقانه باشند یعنی اینکه طی جلسه، افراد به نحو دیگری با مسائل برخورد کرده و راه حل‌های بدیعی ارائه دهند.در اینجا هفت ایده‌ای که می‌تواند به لذت بخش‌تر و موثرتر شدن جلسات کاری کمک کند مورد اشاره قرار می‌گیرد.

خطوط راهنما را ترسیم کنید

هر جلسه‌ای نیازمند یکسری استانداردها است و درصورت عدم وجود این استانداردها، جلسات به بیراهه خواهند رفت. اگر در شرکت شما، جلسات 30 دقیقه‌ای مرسوم است، طبق همان استاندارد عمل کنید و به یاد داشته باشید که اگر جلسه خود را در یک چارچوب زمانی مشخص محدود کنید، خواهید توانست کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهید. من خودم دوست دارم در پایان هر جلسه، پنج دقیقه آخر را به مرور کلی و اخذ تصمیمات اختصاص دهم درحالی‌که در بسیاری از جلسات، دقایق پایانی به تعارفات بیهوده اختصاص می‌یابد. هر مدیری بهتر از هر کسی، شرکت یا سازمان متبوع خود را می‌شناسد و به همین دلیل باید نهایت تلاش خود را به‌کار ببندد تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن، جلسات کاری را به نتیجه نهایی و مطلوب برساند. از بیست و چهار ساعت قبل از برگزاری جلسه، ‏ همه شرکت‌کنندگان را در جریان اهداف جلسه قرار دهید. در 90 درصد جلسات کاری که من شخصا در آنها حضور داشته‌ام، بسیاری از افراد بدون آمادگی ذهنی قبلی در جلسه حضور می‌یافتند و همین مساله موجب می‌شد تا نه موضوع بحث مشخص باشد، ‏نه توضیح قانع کننده‌ای ارائه شود و نه هدفی تعیین شود. اگر چه همه افراد دوست دارند خلاقیت داشته باشند اما این تمایل نباید به بهای به هم ریختن همه چیز و هرج و مرج در جلسه تمام شود.

هدف‌گذاری کنید

از 10 درصد دیگر جلساتی که من در آنها حضور پیدا کرده ام، 5 درصد جلسات مفید و موثر بوده‌اند و 5 درصد نیز به‌رغم برنامه‌ریزی، به نتایج مورد نظر منتهی نشده‌اند چون که هدف روشنی را دنبال نمی‌کردند. اگر در پایان یک جلسه کاری، شما خود را در همان موقعیتی دیدید که پیش از آغاز جلسه داشتید، پس بدانید که دور یک دایره بسته چرخیده‌اید. شما باید پیش از شروع جلسه، ‏یک یا دو هدف خاص را در ذهن خود ترسیم کرده باشید.تعداد زیاد اهداف می‌تواند موجب پراکندگی تمرکز و پریشانی تان شود و افراد را خسته و دلزده کند. با محدود کردن دایره اهداف، شما می‌دانید که کدام کار را باید در اولویت قرار دهید و کدام نیاز، دست‌یافتنی‌تر است. ممکن است بپرسید این مساله چگونه می‌تواند به جذاب‌تر شدن جلسات کمک کند؟ سوال خوبی است و در پاسخ به آن باید گفت هدف‌گذاری برای جلسات کاری باعث می‌شود پس از پایان جلسه، کارهای خاصی صورت پذیرد و پیشرفت‌های محسوس حاصل آید و همین مساله، ‏احساس مثبت و دلپذیری بین شرکت‌کنندگان به وجود می‌آورد.

از تکنیک «بلــــه» و... «یا» تایید استفاده کنند

مبنای اصلی تکنیک «بلــــه و...» در باز گذاشتن عرصه برای ورود ایده‌های نو و خلاقانه خلاصه می‌شود. شما با استفاده از این تکنیک، به همه ایده‌ها و عقاید اجازه بروز پیدا کردن می‌دهید و علاوه‌بر پذیرش آنها، چیزهایی نیز به آنها می‌افزایید. شما با این کار الگویی می‌شوید برای دیگران تا با ذهنی باز و پذیرا با افکار دیگران برخورد کنند و از برخورد قهرآمیز با آرای گوناگون خودداری کنند. با حاکم شدن چنین جوی بر جلسات کاری، همه حاضرین تشویق می‌شوند تا اظهار نظر کرده و در مباحث شرکت کنند، چرا که در چنین جلساتی، ‏افراد از مسخره شدن و زیر سوال رفتن ترسی ندارند و می‌دانند که ایده‌هایشان مورد پذیرش و ستایش قرار خواهد گرفت.

در جریان برگزاری جلسه، ‏ وقت استراحت و تنفس را نیز بگنجانید

در بسیاری از جلسات طولانی، حاضرین پس از مدت کوتاهی در صندلی‌های خود فرو رفته و در انتظار پایان جلسه می‌مانند. بهترین راه برای جلوگیری از وقوع چنین حالتی این است که به آنها فرصت حرکت داده شود. کافی است به مدت پنج دقیقه به افراد استراحت داده شود تا بتوانند در این دقایق بلند شوند و حرکتی کنند و چیزی بنوشند. پس از آن خواهید دید که رفتارشان چقدر متفاوت خواهد بود و بر مشارکت‌شان در بحث افزوده خواهد شد.هنگامی که حاضرین بعد از این پنج دقیقه به سر جایشان باز گشتند، یک دقیقه به آنها فرصت دهید تا در صندلی‌های خود مستقر شوند یا چند حرکت کششی انجام دهند. با این کار، ‏ جریان خون در بدن آنها راحت‌تر صورت می‌گیرد و سطح انرژی افراد به‌شدت افزایش می‌یابد.

نکــات مثبت را بر شمرده و موفقیت‌ها را مرور کنید

در پایان هر جلسه‌ای ممکن است برخی از حاضرین با خود بگویند: «خدا را شکر که جلسه به پایان رسید و من می‌توانم به سر کارم برگردم و یک کار مفید انجام دهم» برای اجتناب از ایجاد چنین احساسی لازم است از همه حاضرین خواسته شود حداقل یک نکته مثبت که از آن جلسه کسب کردند، را بیان کنند. اگر این خواسته از آغاز جلسه با افراد در میان گذاشته شود، آنها با تمرکز و توجه بیشتری در جلسه شرکت می‌کنند و مسوولیت‌پذیرتر خواهند شد. بهترین قسمت این قضیه به بیان دیدگاه‌های گوناگون مربوط می‌شود، امری که خروجی هر جلسه‌ای را غنی‌تر و موثرتر می‌سازد.

پیشرفت‌ها را تداوم دهید

حتما از افراد بپرسید که چگونه می‌توان جلسات را بهبود داد. این کار را باید در اولین جلسه هر ماه انجام داد و کوشید تا در جلسات بعدی همان ماه، عقاید مطرح شده را مورد توجه قرار داد و پیشنهادهای ارائه شده را به‌کار بست. افراد وقتی ببینند نظراتشان مورد توجه است، با انگیزه و نشاط بیشتری در جلساتی که مطابق نظرشان شکل گرفته، شرکت می‌کنند. در چنین شرایطی همه می‌دانند که چه می‌خواهند و چه باید انجام دهند. هنگامی که شما بتوانید از افراد برای بهتر کردن شرایط استفاده کنید، جلسات شما، پربازده‌تر و مفیدتر خواهند بود. با این حال، ‏ قسمت سخت کار به نحوه اجرای ایده‌های دریافتی مربوط می‌شود. برای مقابله با این چالش لازم است در جلسه بعدی درباره هر کدام از این ایده‌ها رای‌گیری به عمل آورده و ایده‌های برگزیده را در قالب رهنمون‌های جلسه تدوین کرد. با این کار از فراموش شدن ایده‌های ناب هم جلوگیری خواهد شد.

این ایده‌ها را حتما اجرایی کنید

از بین بردن عادت‌های غلط، کاری دشوار و طاقت‌فرسا است و مدیران سازمانتان به احتمال زیاد ترجیح می‌دهند جلسات را به سبک و سیاق قبلی برگزار کنند. این عذر و توجیه‌ها به هیچ عنوان پذیرفته نیست و شما باید جذاب‌تر کردن جلسات کاری را به یک رسالت و هدف کلیدی در سازمان خود تبدیل کنید. فقط در جلسات جذاب و پویا است که ایده‌های ناب و پیشرو مطرح می‌شوند و به پیشرفت و تعالی سازمان منتهی می‌شوند. صرف اینکه چون موضوع جلسه، موضوعی خشک است، نمی‌تواند باعث شود تا جلسه به کندی و کسالت پیش رود. پس اجازه دهید تا چند لطیفه هم در حین برگزاری جلسات مطرح شوند و در این شرایط نباید چندان نگران کنترل جلسه و حفظ نظم آن بود، چرا که سختگیری بیش از اندازه در این زمینه باعث متنفر شدن افراد از موضوع جلسه می‌شود. بدانید که هر چه بیشتر بتوانید از نقاط ضعف و محدودکننده جلسات خود بکاهید، فضای بیشتری برای نقش‌آفرینی عوامل مثبت و لذت‌بخش ایجاد می‌شود.  از سوی دیگرخوب است که فقط از کسانی برای شرکت در جلسه دعوت کنید که مایل به شرکت در آن هستند. این کار باعث می‌شود ایده‌ها در فضایی مملو از پیوند و دوستی و شادی مطرح شوند و در جلسه، خبری از احساسات منفی نباشد.