کارمندان دانش‌محور یا به ‌عبارتی قشر جدید کارمندانی که برای انجام کارها با هم در ارتباط هستند، چون به ارائه خدمات تحت وب خو گرفته‌اند انتظار دارند بتوانند این‌گونه تعاملات را به آسانی انجام دهند، مثلا می‌خواهند دستیابی به اسناد و مدارک در محل کارشان به‌راحتی باز کردن یک کتاب آنلاین باشد. این انتظارات خاص برای انجام آسان و سریع کارها توسط کارمندان نسل هزاره و کارمندان متولد دهه 80 میلادی به‌وجود آمده است.

در پنج سال آینده، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای افزایش سرعت پردازش اطلاعات هماهنگ با این شیوه کاری پویا، نیاز به یک راه‌حل مناسب دارند. طبق آمار منتشرشده از سوی موسسه BPW، سه‌چهارم نیروی کار جهانی تا سال 2020 از کارمندان نسل هزاره خواهد بود. این نسل برخلاف نسل‌های پیشین شدیدا به فناوری دیجیتال وابسته‌اند و در حال حاضر اکثر سیستم‌های مدیریت محتوای قدیمی به‌دلیل ضعف انطباق‌پذیری با کاربران، ناتوانی در نگهداری اطلاعات، عدم پشتیبانی برای به اشتراک‌گذاری سریع اطلاعات و تعاملات داخلی شرکت و عدم دسترسی از راه دور با شکست مواجه شده‌اند.

سیل اطلاعاتی که روزانه با آن مواجه هستیم، یکی از بغرنج‌ترین مسائل در زندگی مدرن است و به نظر می‌رسد به جای افزایش بهره‌وری، موجب کاهش آن می‌شود. ابزارها یا گجت‌های دستی مانند تبلت، تلفن‌های هوشمند یا لپ‌تاپ‌هایی که هر روز هفته و بیست و چهار ساعته با آنها سروکار داریم، به جای افزایش تمرکز، باعث حواس‌پرتی می‌شوند. بنابراین همه شرکت‌ها باید گردش اطلاعات خود را در ساده‌ترین شکل ممکن حفظ کنند. در غیر این‌صورت ممکن است با افزایش حجم اطلاعات و عدم‌رسیدگی به‌موقع به آنها، قسمتی از اطلاعات را از دست بدهند. طبق برآورد انجمن متخصصان اطلاعات AIIM سالانه حدود 15 میلیارد پوند به بازیابی اسناد «گمشده» در محل کار اختصاص داده می‌شود. در حال حاضر برای پوشش حجم زیاد اطلاعاتی که در اختیار مدیران قرار دارد، تعداد ابزارهای فناوری اصلا مطرح نیست؛ بلکه زمان آن رسیده که به دنبال سیستم‌های ساده برای تبادل و اشتراک سریع اطلاعات باشیم.

اشتراک‌گذاری و مراقبت از اطلاعات

کارمندان با کار کردن در کنار همدیگر، به توسعه محصولات و ارائه خدمات بهتر، اجرای استراتژی‌ها، تصمیم‌های تجاری مناسب و افزایش درآمد کمک می‌کنند. این همکاری به معنی کار کردن با همکاران، شرکا و سهامداران خارجی روی اسناد و مدارک، برنامه‌ها، گزارش‌ها و موضوعات دیگر تجاری به‌منظور اجرای یک پروژه است. اکثر افراد تمایل دارند که مشتاقانه در پروژه‌های مبتنی بر کار همکاری کنند. از هر 10 کارمند، 9 نفر به همکاری متکی بر اشتراک‌گذاری دانش اهمیت می‌دهند و از هر 10 کارمند، 8 نفر قبلا از فناوری‌های مربوط به این نوع همکاری استفاده کرده‌اند؛ این خبر خوبی است. ولی قسمت بد موضوع آنجا است که بیش از نیمی از این افراد از ابزار‌هایی که در اختیار آنها قرار داده شده رضایت ندارند و این مساله با شکاف بین نسل‌ها بیشتر بروز می‌کند.

نسل بیبی بومر و نسل Y که قبل از انقلاب کامپیوتر متولد شده‌اند، هنوز هم در عصر کهنه گیر کرده‌اند و نشستن در جلسات و تعامل چهره به چهره را ترجیح می‌دهند. اما کارمندان نسل جدید یعنی نسل هزاره این روش را نمی‌پسندند. آنها ترجیح می‌دهند از برنامه‌های چت یا ابزارهای جلسات آنلاین برای انجام کارها و برقراری ارتباط استفاده کنند. از نظر آنها حضور فیزیکی در جلسات و صحبت همراه با نوشیدن قهوه منسوخ شده است! و در همین راستا، عدم ارائه ابزار مناسب منجر به بروز مشکلاتی خواهد شد. مانند قطره آبی که برای جاری شدن از یک تپه، مسیر آسان‌تر را پیدا می‌کند، کارمندان دانش‌محور نیز برای به اشتراک‌گذاری فایل‌های اجتماعی و توزیع اطلاعات، ممکن است از ابزار‌هایی استفاده کنند که کارکردن با آن آسان است اما امنیت کمی دارند.

یک پژوهش جدید روی نرم‌افزار مدیریت محتوا به‌نام Alfresco نشان می‌دهد که بیش از نیمی از کارمندان دانش‌محور در انجام کارهای اداری‌شان از ایمیل‌های شخصی و برنامه‌های به اشتراک‌گذاری عمومی استفاده می‌کنند و فقط 38 درصد از آنها به پیامدهای امنیتی در هنگام کار اهمیت می‌دهند، اما مشکل در اشتراک‌گذاری به این روش هنگامی است که داده‌ها و اطلاعات حساس شرکت را به خطر بیندازد. به این ترتیب کارمندان نسل هزاره به دنبال ابزاری هستند که مشکل سرعت در کار را حل کند. با بررسی گروه‌های مختلف سنی متوجه می‌شویم شمار زیادی از کارمندان نسل هزاره یعنی حدود 71 درصد عقیده دارند که در کار با ابزارهای همکاری با چالش‌های زیادی مواجه هستند و در مقابل، نسل X حدود 62 درصد و نسل بیبی بومر حدود 45 درصد در کار با این ابزار با مشکل روبه‌رو هستند. از این رو باید همیشه و در همه نسل‌ها، نحوه دسترسی فوری به اطلاعات اصلاح شود.

همچنین یک تفاوت آشکار در نگرش صنایع و دیگر بخش‌های فعال نسبت به این مورد وجود دارد؛ کارمندان دانش‌محور دولت، مسائل امنیتی را بیشتر رعایت می‌کنند و حدود 56 درصد آنها همیشه پیامدهای امنیتی را در کارشان در نظر می‌گیرند. توجه به امنیت اطلاعات در بخش‌های دیگر مانند خدمات بهداشتی (43 درصد) یا بخش خدمات مالی (40 درصد) و به همین ترتیب در سطوح پایین‌تر، برای کسانی که در شرکت‌های تولیدی عمومی فعالیت دارند، افت قابل‌توجهی پیدا می‌کند. سن نیز نقش مهمی در این قضیه ایفا می‌کند. کارمندان مسن‌تر (49 درصد) نسبت به کارمندان نسل Y (37 درصد) یا کارمندان سر در گم نسل هزاره (28 درصد) توجه بیشتری به تامین امنیت نشان می‌دهند.

چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟

با مطالعات صورت‌گرفته، روشن است که کارمندان دانش‌محور برای انجام مفید و موثر کار خود نیازمند ابزار مناسب هستند. آنها با استفاده از گوشی‌های تلفن همراه، تبلت و لپ‌تاپ با همکاران خود به‌آسانی در خارج از ساعات کاری یا در خانه تبادل دانش و اطلاعات می‌کنند. بزرگ‌ترین مانع برای همکاری‌های دانش‌محور در محیط کاری مدرن، سیستم‌های سنتی به اشتراک‌گذاری فایل هستند که اجازه دسترسی به فناوری‌های هوشمند را نمی‌دهند. اگر شبکه سازمانی بیش از حد محدود باشد یا کار کردن با آن بسیار سخت باشد، کارمندان از شبکه‌های عمومی یا ایمیل‌های شخصی‌شان برای به اشتراک‌گذاری فایل‌ها استفاده خواهند کرد.

بنابراین بدون کنترل‌های امنیتی و پروتکل‌های برقراری امنیت، هیچ چیزی نمی‌تواند مانع از دست رفتن اطلاعات شود یا از ارسال اشتباهی آن به افراد دیگر جلوگیری کند؛ این موضوع منجر به چرخه‌ای به نام «نشت اطلاعات» می‌شود که در آن حفظ و کنترل اطلاعات غیرممکن خواهد بود. با دست به دست شدن اطلاعات در کانال‌های عمومی، شرکت به‌صورت بالقوه در معرض انواع تهدیدات از جمله از دست دادن اطلاعات حیاتی شرکت قرار می‌گیرد.

راه حل ممکن این است که سیستم‌های به اشتراک‌گذاری انعطاف‌پذیر و پرسرعت با نصب پروتکل ارائه شوند به‌طوری‌که کاربران بتوانند به آسانی با آنها کار کنند. کنترل و بررسی سیستم‌ها باعث اختلال و مانع‌تراشی نمی‌شود درعوض تضمین می‌کند که اطلاعات حیاتی و حساس شرکت در معرض‌خطر قرار نمی‌گیرند. در پایان یادآوری می‌کنم که با فراهم‌کردن شرایط مناسب در محیط کار و استفاده از ابزارهای مدیریت محتوای پر سرعت با کارکرد آسان و در کنار آنها داشتن همکاری متکی بر اشتراک‌گذاری دانش، می‌توانید به‌طور نامحدود از پتانسیل بهره‌وری و خلاقیت کارمندان خود بهترین نتیجه را به‌دست آورید.