این گزارش با اشاره به هزینه‌های بالای مقررات دست‌‌وپاگیر برای کسب‌و‌کارها، به‌خصوص در بنگاه‌های کوچک و متوسط، ضرورت بازنگری در فرآیندهای اداری را مورد تاکید قرار داده است. تجربه کشورهای توسعه‌یافته نشان می‌دهد ایجاد یک پنجره واحد خدمات دولتی که کل اطلاعات مورد نیاز مراجعان برای شروع کسب‌وکار را به‌صورت ساده و یکسان تجمیع کند، در هموارسازی مسیر تولید بسیار موثر است.

فرمول جهانی تولید آسان

مرکز پژوهش‌های مجلس با انتشار گزارشی تجربه کشورهای توسعه یافته در ساده‌سازی مقررات و تشریفات اداری را با تاکید بر نقش فناوری اطلاعات در هموارسازی فعالیت‌های اقتصادی، بررسی کرد. این گزارش با اشاره به هزینه‌های بالای مقررات دست‌وپاگیر و تشریفات اداری برای کسب‌وکارها به خصوص در بنگاه‌های کوچک و متوسط، ضرورت ساده‌سازی مقررات و بازنگری در فرآیندهای اداری را مورد تاکید قرار داده و تجربه این کشورها در استفاده از فناوری اطلاعات و اینترنت را مرور کرده است. لزوم این ساده‌سازی‌ها، در برخی از کشورها به‌صورت یک اصل و قانون درآمده و دولت موظف به حرکت در راستای آن شده است.

به‌عنوان مثال، در بسیاری از کشورها مثل آمریکا و کره جنوبی، یک درگاه اینترنتی مشخص به‌عنوان «پنجره واحد خدمات دولتی» ایجاد شده که کل اطلاعات مورد نیاز مراجعان دولت و نیز فرآیندها و مراودات دولتی مورد نیاز مراجعان را که گاه به چند ده هزار مورد می‌رسد، به‌صورت ساده و یکسان تجمیع کرده و در دسترس قرار داده است. همچنین، تشریفات دولتی تا حد امکان به اینترنت منتقل شده و معاملات اینترنتی، رسمیت پیدا کرده‌اند. علاوه بر این، همه مقررات از سوی دولت به آسانی از طریق اینترنت در دسترس است و جمع‌آوری و ارائه داده‌ها و آمارها نیز، مبنای اینترنتی دارد. یک نکته جالب در بررسی این تجربه‌ها، ابتکاری تحت عنوان شماره شناسایی واحد است که به بنگاه‌ها داده می‌شود تا بتوانند فقط با داشتن یک شماره شناسایی، تمام مراودات خود با دولت را از طریق اینترنت انجام داده و پیگیری کنند.

هزینه‌های مقررات دست‌وپاگیر

تشریفات اداری دولتی، ابزار مهمی برای پشتیبانی از سیاست‌های عمومی در بسیاری از حوزه‌ها مانند مالیات‌ستانی، ایمنی محل کار و حفاظت محیط‌زیست است. با توجه به اینکه مبادلات تجاری سودآور در محیط حامی رقابت و با هزینه پایین امکان تحقق دارند، مقررات اداری با تعیین زمین بازی همواره مزایایی را برای بنگاه‌های اقتصادی به وجود می‌آورند. از سویی این خطر وجود دارد که مقررات اداری مانع نوآوری شده یا موانع غیرضروری را برای تجارت، سرمایه‌گذاری و کارآیی اقتصادی ایجاد و در برخی موارد مشروعیت مقررات‌گذاری را تهدید می‌کند. هر اندازه مقررات‌گذاری پیچیده‌تر و وابسته به داده‌ها و اطلاعات باشد، بار مقررات افزایش یافته و بسیاری از هزینه‌های مقررات به شکل درخواست مجوز، پر کردن فرم‌های گوناگون و ارائه گزارش و مطلع کردن دولت، بر دوش شهروندان و بنگاه‌های اقتصادی می‌افتد. اغلب اوقات این رویه‌ها پردردسر شده و باعث ایجاد هزینه‌های مقرراتی غیر ضروری یا به اصطلاح «مقررات دست و پاگیر» می‌شود. انباشته شدن مقررات و تشریفات متعدد اداری در لایه‌های مختلف دولت، باعث کند شدن فرآیند پاسخ‌دهی به کسب و کارها، انحراف منابع از سرمایه‌گذاری‌های مولد، کاهش شفافیت و پاسخگویی، مانعی برای ورود منابع به بازارها، کاهش نوآوری در زمینه ایجاد مشاغل تازه و دلسرد شدن کارآفرینان خواهد شد.

توسعه کشورها با ساده‌سازی مقررات

مرکز پژوهش‌های مجلس شورای اسلامی در گزارشی به بررسی سیاست‌ها و ابزار مورد استفاده در کشورهای عضو OECD برای کاهش هزینه‌های اداری پرداخته است. همچنین در این گزارش، با نگاهی اجمالی به راهکارهای نهادی مختلف برای ساده‌سازی اداری پرداخته شده و آثار متقابل ساده‌سازی اداری را بر سیاست‌های گسترده‌تر اصلاح مقررات‌گذاری بررسی کرده است. این گزارش نشان می‌دهد که چگونه افکار جدید و به کارگیری ماهرانه فناوری اطلاعات در بسیاری از زمینه‌ها منجر به رویکردهای نو و کارآمدتر در مقررات اداری می‌شود. از این رو می‌توان از اصطلاح «مقررات هوشمند» برای رویکرد‌های دولت‌ها به مقررات‌گذاری اداری استفاده کرد. براساس این گزارش، ساده‌سازی اخذ مجوزهای کسب و کار، گام اولیه مهمی در برنامه اصلاح گسترده تر مقررات‌گذاری است. باور گسترده بر این است که نیاز به اخذ مجوز برای راه‌اندازی کسب و کار، می‌تواند آسیب‌های جدی را به دنبال داشته باشد. زیرا موانع واقعی و غیرواقعی برای شروع شرکت‌های نوپا و دارای ایده‌های نوآورانه را بالا می‌برد و از میزان خلاقیت و نوآوری در اقتصاد می‌کاهد. از سویی فرآیند اخذ مجوز، رفتارهای ضد رقابتی را مورد حمایت قرار می‌دهد. زیرا شرکت‌های قدیمی، برای لابی کردن با قانونگذاران انگیزه‌های قوی دارند تا از فرآیند اخذ مجوز به‌عنوان ابزاری برای حمایت از خود در برابر بنگاه‌های تازه وارد استفاده کنند.

اهمیت جهانی بنگاه‌های کوچک و متوسط

بسیاری از کشورهای عضو OECD به این نتیجه رسیده‌اند که بنگاه‌های کوچک و متوسط با فراهم کردن سهم زیادی از مشاغل جدید و برعهده گرفتن سهم مهمی از نوآوری، نقش متمایزی در رشد اقتصادی ایفا می‌کنند. به همین دلیل این بنگاه‌ها غالبا مورد توجه و تمرکز ویژه فعالیت ساده‌سازی اداری دولت‌ها هستند. این در حالی است که توانایی آنها برای اجرای این نقش به‌صورت بالقوه، به واسطه بار مالی رعایت مقررات تضعیف می‌شود. در این میان دولت‌ها سه رویکرد را برای رسیدگی به این مسائل مورد توجه قرار می‌دهند؛ «فراهم آوردن کمک‌ها و راهنمایی‌های ویژه برای یاری رساندن به بنگاه‌های کوچک و متوسط در راستای تطبیق آنها با مقررات اداری»، «اصلاح الزامات اداری در جهت منعطف کردن آنها برای کسب و کارهای کوچک» و «حصول اطمینان از اینکه الزامات مقررات‌گذاری جدید و اصلاح شده به رعایت مقررات کسب و کارهای کوچک حساس است» سه رویکرد دولت‌ها در این باره است.

بررسی‌ها نشان می‌دهد هزینه‌های مقررات دست و پا گیر برای بنگاه‌های کوچک و متوسط بیشتر است و از جنبه رقابت نیز، بنگاه‌های کوچک‌تر ظرفیت کمتری برای تحمل مخارج غیرمولد دارند. تعدد و پیچیدگی تشریفات اداری و کاغذبازی‌ها، یکی از شایع‌ترین شکایت‌های صاحبان کسب و کار و شهروندان در کشورهای OECD را تشکیل می‌دهد. اکثر کشورهای عضو این سازمان نسبت به بازنگری و ساده‌سازی مقررات‌گذاری اداری تاکید داشته‌اند. «حذف آیین‌نامه‌های متروک یا متناقض»، «بهبود دستورالعمل‌های مربوط به مقررات‌گذاری اداری» و «معرفی ابزارهای جدید برای کاهش و سنجش تاثیر مقررات‌گذاری اداری» از جمله مواردی است که در این خصوص مورد توجه کشورهای عضو OECD قرار گرفته است.

ساده‌سازی اداری با فناوری اطلاعات

با توجه به این نتایج، ساده‌سازی اداری به بخش یکپارچه‌ای از سیاست‌های اصلاح مقرراتی دولت‌ها تبدیل شده است و بسیاری از دولت‌ها آن را به‌عنوان تضمین کیفیت مقررات و کاهش هزینه‌ها می‌دانند. بهبود و توسعه ابزارهای جدید نیز دلیل دیگری برای ساده‌سازی اداری محسوب می‌شود. این ابزارها مبتنی بر فناوری اطلاعات بوده که امکانات خوبی را برای ارتباط گسترده و موثرتر در تعاملات مربوط به مقررات دولت، ‌کسب و کارها و شهروندان فراهم می‌کند. در این راستا فناوری اطلاعات و ارتباطات، گسترده‌ترین اقدامات کشورهای اعضای این سازمان محسوب می‌شوند. بازمهندسی فرآیند و بازتخصیص اختیارات بین بخش‌ها و سطوح مختلف دولت نیز از دیگر مواردی است که این کشورها در دستورکار خود قرار داده‌اند.

برنامه‌های دولت الکترونیک از زیرمجموعه اقداماتی است که در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات با تمرکز بر ساده‌سازی اداری در کشورهای عضو OECDانجام شده است. معیارهای کلیدی این برنامه عبارتند از: افزایش ارتباط با مشتری با تسهیل دسترسی عمومی به ادارات دولتی از طریق اینترنت، مدرن کردن عملیات بخش دولتی با استفاده از عملیات برخط برای افزایش کارآیی و عملکرد بهتر و افزایش فوریت و کارآمدی ارتباطات بین ادارات. ساده‌سازی اداری توسط سیستم‌های دولت الکترونیکی در درجه اول از طریق بهبود دسترسی به اطلاعات، خدمات و ایجاد سرویس‌های دولتی یکپارچه ارائه می‌شود.

در استرالیا اولویت‌های راهبردی برای دولت الکترونیکی معیارهای متعددی دارد. اول، سازمان‌ها باید از فرصت‌هایی که اینترنت فراهم می‌کند، کاملا بهره‌برداری کنند. دوم، تسهیل فعالیت توانمندساز مانند دستورالعمل‌های نگه‌دارنده سوابق و حریم خصوصی و امنیتی است و سوم، تسهیل خدمات بین سازمانی است. در فرانسه نیز از سال 1998، کمیسیون ساده‌سازی اداری، مسوول ارائه کمک به توسعه خدمات عمومی برخط و محتوای خدمات ارائه شده، است. سازمان جدیدی در این کشور در فناوری اطلاعات و ارتباطات، مسوول ارائه حمایت‌های فنی برای معرفی فناوری اطلاعات جدید در حوزه اداری است. علاوه براین، باشگاهی برای صاحبان سایت‌های عمومی تاسیس شده است و یک تارنمای بیرونی برای مبادلات، به اشتراک گذاشتن تجربه‌ها و ادغام شیوه‌های خوب راه‌اندازی شده است.

پنجره واحد مراوادات دولتی

درگاه‌های اطلاعاتی متمرکز دولتی، معیاری کلیدی در بسیاری از دولت‌های الکترونیکی است. در واقع با ایجاد این درگاه‌ها تلاش می‌شود تا یک نقطه دسترسی ایجاد شود که از طریق آن، شهروندان یا کارآفرینان بتوانند تمام اطلاعات دولتی مربوطه را دریافت و در نهایت طیف گسترده‌ای از مبادلات با دولت را هدایت کنند. سایت FirstGov.gov در ایالات متحده، راه ورود اصلی و رسمی برای دسترسی به تمام اطلاعات دولتی در آمریکاست. در این سایت، 20 هزار وب‌سایت دولتی یکجا گرد هم آمده‌اند. این سایت به مشتریان کمک می‌کند تا از امکان داد و ستد با دولت برخوردار شوند. همچنین نقشه راهنمای کره جنوبی برای درخواست‌های غیرنظامی در سایت درگاه سراسری دولت، به نحوی نظام‌مند به بیش از 4 هزار درخواست، طبقه‌بندی شده است. شهروندان کره‌ای درخصوص این درگاه اعتقاد دارند که این سیستم برای رسیدگی به درخواست‌ها به شفافیت کمک می‌کند و با منافع آنها سازگار است. در فرانسه، خدمات برخط با معرفی یک درگاه ارتباطی ملی در سال 2000 که دسترسی به فرم‌های دولتی را ممکن می‌کند، امیدوارند بتوانند خدمات عمومی را به‌صورت برخط ارائه دهند.

تجربه بین‌المللی درگاه‌های تخصصی

هدف درگاه‌های تخصصی، مشارکت در امور مربوط به زیر مجموعه مشخصی از مشتریان دولت‌ها است. این درگاه‌ها ارتباط نزدیکی با درگاه‌های متمرکز دولتی دارند. در این راستا در برخی موارد تلاش می‌شود تا منطقی را که پشت این درگاه‌های متمرکز نهفته است، توسعه دهند. نمونه‌ای از این درگاه‌ها در دانمارک قابل مشاهده است. در این کشور درگاه دولتی Indberetning.dk بررسی اجمالی از تمام تعهدات گزارش شده برای کسب و کارها را ارائه می‌دهد و به‌عنوان پایه و اساس برای گزارش‌دهی‌های واقعی نیز به کار گرفته می‌شود. کسب و کارها می‌توانند اطلاعاتی که توسط این درگاه فراهم می‌شود را شناسایی، جداسازی و انجام دهند. نقطه ورود کسب و کارها (BEP) در استرالیا نیز مثال دیگری از این درگاه است. این درگاه، اطلاعاتی به هم پیوسته را در قالبی کارپسند و در طیف گسترده‌ای از موضوعات فراهم می‌کند.

این موضوعات شامل مالیات‌‌ستانی، استخدام، برنامه‌ریزی برای کسب و کار و تامین مالی، روابط در محل کار، مزایای بازنشستگی و واردات و صادرات است. در بلژیک نیز «درگاه تامین اجتماعی»، اطلاعات مربوط به قوانین رفاهی، فرم‌های درخواست برای ثبت نام برخط به همراه روش‌های محاسبه و نمونه‌هایی از چگونگی محاسبه حق بیمه شرکت‌ها در امور مربوط به تامین اجتماعی را در دسترس قرار داده است. استفاده از روش‌های الکترونیک برای اعلام استخدام نیروی کار، تاثیر چشمگیری در کاهش هزینه‌های اداری در کسب و کارهای مردم بلژیک داشته است. مطالعات انجام شده نیز نشان می‌دهد که 51 درصد از تمام مردم آمریکا به یکی از وب‌سایت‌های دولتی سر زده‌اند و بسیاری از این بازدیدکنندگان از محتویات این سایت‌ها راضی بوده و اعلام کرده‌اند که اینترنت، شیوه تعامل آنها را با دولت فدرال بهبود بخشیده است.

انتقال تشریفات اداری به اینترنت

فناوری اطلاعات دولت‌ها را قادر می‌سازد که از اینترنت به‌عنوان مبنایی برای ثبت تشریفات اداری تحمیل شده بر شهروندان و کسب و کارها استفاده کنند. مکزیک، «ثبت فدرال تشریفات اداری و خدمات» را روی اینترنت ایجاد کرده است. این سایت در بردارنده رویه‌های اصلی مورد نیاز و الزامی توسط تمام وزارتخانه‌ها و سازمان‌های فدرال برای شهروندان و کسب و کارهای خصوصی است. در اسپانیا، بازنگری تمام تشریفات اداری در سال 1992 آغاز و نتیجه آن با انتشار فهرستی از تشریفات اداری موجود در سال 1995 اعلام شد. فهرست کنونی، تشریفات اداری را طبقه‌بندی کرده و اطلاعاتی در مورد اهداف این تشریفات، مبنای قانونی آنها، واحد اداری مسوول، محدودیت زمانی برای پاسخگویی و تاثیر عدم پاسخگویی ارائه می‌دهد. در یونان نیز منشا برنامه ARIADNE به هدف تسهیل دسترسی به اطلاعات برای افرادی برمی‌گردد که در جزایر مختلف دریای اژه زندگی می‌کردند. در حال حاضر این برنامه در حال فعالیت در شهرداری‌های جزایر اژه است و دسترسی به پایانه‌های رایانه‌ای را برای همه شهروندانی که به اینترنت متصل نیستند، فراهم می‌کند.

معاملات مقررات‌گذاری شده اینترنت‌محور

در برخی موارد، ثبت الکترونیکی این امکان را برای کاربران فراهم می‌سازد که تمام یا بخشی از تشریفات اداری را به‌صورت الکترونیکی انجام دهند. در حال حاضر استرالیا در حال اجرای طرح قانون ملی برای دریافت اجازه برای به رسمیت شناختن قانونی «معاملات مقررات‌گذاری شده» است که از طریق اینترنت هدایت می‌شوند. یکی از ابتکارهای افزوده مرتبط، توسعه فناوری امضای الکترونیک ایمن است. نمونه موجود در ایالات متحده نیز شامل دو سیستم مبتنی بر رویکرد پنجره واحد ارائه مجوز است که توسط وزارت تجارت آمریکا اجرا می‌شود. در کره جنوبی شهروندان درخواست‌های خود را به یک سایت اینترنتی می‌فرستند. جایی که متقاضیان می‌توانند اطلاعات مختلفی را به دست بیاورند. از جمله اینکه آیا در خواست به درستی ارسال شده است، چه کسی مسوول رسیدگی به پرونده است و چه زمانی انتظار می‌رود که مجوز اعطا شود. علاوه بر این، سیستم مذکور به کاربران اجازه می‌دهد که پرسش‌ها و نظرات خود را مطرح کنند.

ثبت قوانین و انتقال اطلاعات

یکی از ابتکارهای مرتبط و نزدیک با ثبت برخط تشریفات اداری، فراهم کردن بانک اطلاعاتی برخط مقررات و قوانین است. در نروژ و دانمارک، متن کامل قوانین اولیه و ثانویه به‌صورت رایگان و با قابلیت جست‌وجوی ساده در وب سایت قابل دسترسی است. در بلژیک نیز 10 سال است که روزنامه رسمی روی اینترنت منتشر می‌شود و تمام مصوبات به‌صورت رایگان و برخط با سیستم بایگانی در دسترس هستند. این ابتکارها شفافیت قوانین و به تبع آن، فعالیت‌های دولت را افزایش داده است. به همان اندازه که فناوری اطلاعات در کاهش هزینه‌های اداری نقش اساسی دارد، پروژه‌های مرتبط با استاندارد کردن داده‌های ارائه شده به دولت و تعامل داده‌ها بین شرکت‌ها و اداره نیز دارای اهمیت است. در هلند، اداره مالیات، دفتر تامین اجتماعی و اداره آمار ملی از استانداردهای مشترکی برای جمع‌آوری داده‌های صاحبان کسب و کارها استفاده می‌کنند. دانمارک نیز طرح «تبادل الکترونیک داده‌ها» (EDI) را ایجاد کرده که به‌صورت خودکار اطلاعات را بین شرکت‌ها و دولت منتقل می‌کند.

شماره‌ شناسایی واحد برای کسب‌وکار

ایجاد شماره‌های شناسایی منحصر به فرد کسب‌وکار اجازه می‌دهد که یک سیستم ثبت برای کسب‌وکارها به وجود بیاید. به این ترتیب کسب‌وکارها تنها به یک شناسه منحصر به فرد برای تمام مبادلات خود با دولت نیاز دارند. به‌عنوان مثال، استرالیا ثبت استرالیایی کسب‌وکار 2(ABR) را ایجاد کرده است که بر استفاده از شماره‌های شناسایی منحصر به فرد کسب‌وکار (شماره کسب‌وکار استرالیایی (ABN)) مبتنی است. ABN برای فراهم کردن سیستم ثبت کسب‌وکار طراحی شده است، به گونه‌ای که کسب‌وکارها تنها به داشتن یک شناسه خاص برای تمام مبادلات خود با دولت نیاز دارند. نسخه هلندی این تکنیک «ثبت منحصر به فرد شرکت‌ها» نامیده می‌شود که توسط چهار ثبت‌کننده اصلی کسب‌وکار در هلند (وزارت دارایی، اتاق بازرگانی، موسسه ملی برای تامین اجتماعی و اداره آمار هلند) توسعه یافته و به‌عنوان تنها منبع داده‌های پایه در ارتباط با شرکت‌ها، حرفه‌های دارای شغل آزاد و سایر سازمان‌ها عمل می‌کند. در بلژیک نیز، فهرست ثبت شرکت‌ها (مالیات بر ارزش افزوده، ثبت کسب‌وکار، تامین اجتماعی و ...) در یک مرکز ثبت واحد ادغام شده است، مرکز ثبتی که قرار است به‌عنوان «چهارراه اطلاعاتی»، برای شرکت‌ها و اطلاعات مورد درخواست از آنها به کار گرفته شود.

شفاف شدن خریدهای دولتی

با ظهور اینترنت، سیستم خریدهای دولتی نفع بسیاری برده است. چنین سیستم‌هایی به دولت اجازه می‌دهند که برای انجام خریدهای خود، کالا، خدمات، اجاره‌ها و مایحتاج عمومی مورد نیاز خود را در اینترنت فهرست کند. در سال 1996 مکزیک سیستم الکترونیکی خریدهای دولتی را ایجاد کرده است. به وسیله این سیستم، شفافیت بیشتری در مورد کالاها، خدمات، اجاره‌ها و فعالیت‌های عمومی به دست می‌آید. ایتالیا برای خرید کالاها و خدماتی که به وسیله ادارات دولتی انجام می‌شود، یک سرویس خرید مرکزی تازه ایجاد کرده است. این وظیفه را وزارت اقتصاد و دارایی از طریق یک شرکت دولتی (Consip S.p.A) اجرا می‌کند که شرایطی را برای تامین‌کنندگان کالاها برشمرده که باید از آنها پیروی کنند.در بلژیک، یک سیستم مدیریتی رایانه‌ای کامل برای قراردادهای خریدهای دولتی برای همه متقاضیان مناقصه در دسترس است(خرید دولتی الکترونیکی مشارکتی).

این سیستم، مبدا رایانه‌ای کردن دولتی فایل‌های اداری بلژیک بود که در آن داده‌های مورد نیاز به وسیله یک موتور پیام‌دهنده عمومی بین ادارات مختلف قابل دستیابی است. کانادا استفاده از خدمات مناقصه‌گذاری را در سال‌های 1992 و 1993 شروع کرد. سرویس کنونی مناقصه‌گذاری الکترونیک دولتی (GETS) در سال 1997 راه‌اندازی شده است. به علت گنجاندن بخشی موسوم به MASH (که شامل شهرداری‌ها، موسسات دانشگاهی، خدمات اجتماعی و بیمارستان‌ها است)، تعداد سازمان‌های مشارکت‌کننده تحت نظر موافقت‌نامه کانادا در تجارت داخلی افزایش یافته است.