در هر شرکت یا سازمانی موقعیت‌هایی پیش می‌آید که به دلایل مختلفی همچون نیاز به تعدیل نیرو یا عملکرد ضعیف و نامطلوب افراد، مدیریت تصمیم به اخراج نیروها می‌گیرد.

این فرآیند چه برای مدیریت و سازمان خوشایند باشد و چه ناخوشایند، باید در اسرع وقت و به محترمانه‌ترین شکل ممکن صورت پذیرد به‌گونه‌ای که هم کارفرما و هم کارمند کمترین صدمه مادی و معنوی را از آن ببینند. برای این کار لازم است که در گام اول، فردی را که قرار است اخراج شود با عزت و احترام به دفتر مدیریت دعوت کنید و پس از پذیرایی از او سر صحبت را با او باز کنید. شروع مکالمه شما با او باید به گونه‌ای باشد که او به روشنی دریابد که برای یک امر جدی و احتمالا ناخوشایند فراخوانده شده است.

پس از کمی مقدمه چینی باید سر اصل موضوع رفت و علت احضار آن فرد برای او با شفافیت و آرامی توضیح داده شود. این گفت‌وگو می‌تواند چیزی شبیه به این باشد: «جیم، ما تصمیم گرفتیم که فعلا رابطه کاریمون رو با تو متوقف کنیم، هرچند که گرفتن این تصمیم برای ما خیلی سخت بود، اما خیلی راجع به این موضوع فکر کردیم و در نهایت این تصمیم رو گرفتیم چون فکر می‌کنیم هم به نفع ماست و هم به نفع تو.» این گفت‌وگو هم باید بسیار کوتاه و مختصر باشد و هم در عین حالی که مودبانه و دوستانه باشد باید قاطعانه بوده و جای هیچ‌گونه چانه‌زنی و التماس را برای فرد در معرض اخراج باقی نگذارد.پس از پایان این گفت‌وگو مرحله بعد آغاز می‌شود که شامل تسکین درد و کاهش پیامدهای شوک‌آور این تصمیم برای فرد اخراج شده است.

ناگفته پیدا است که فردی که از محل کارش اخراج شده و از آن لحظه بیکار محسوب می‌شود با انبوهی از نگرانی‌ها و ابهامات روبه‌رو می‌شود و به شدت نیازمند توجه و حمایت است. معمولا از چنین فردی خواسته می‌شود تا در اولین فرصت وسایلش را در محل کار جمع کند و برای تسویه حساب به حسابداری شرکت مراجعه کند. تمام این کارها باید با احترام کامل و رعایت تمام حقوق فرد اخراج شده صورت پذیرد. یکی از اقدامات انسان دوستانه در این میان می‌تواند معرفی فرصت‌های شغلی جدید به فرد اخراج شده و کمک به او در پیدا کردن شغل جایگزین باشد.

این اقدام هم می‌تواند از بروز واکنش‌های منفی و قهریه از سوی کارکنان اخراجی جلوگیری کند و هم وجهه شرکت را در حمایت از نیروهای جدا شده از آن در سطح جامعه بهبود دهد. در تمام مراحل روند اخراج شدن از شرکت چنانچه سوالی ازطرف فرد اخراج شده مطرح شد باید با شفافیت و دقت به آن پاسخ داد و فرد اخراج شده را متقاعد ساخت که اخراج شدن او از شرکت کاملا بجا و توجیه‌پذیر بوده و وجود فرصت‌های دیگر را به او یادآوری کرد.

یکی از اشتباهات متداول در میان مدیران به‌ویژه مدیران کم تجربه این است که یا با حالتی دیکتاتور مابانه با فرد اخراج‌شده برخورد کرده و با بی احترامی او را از شرکت یا سازمان بیرون می‌اندازند یا اینکه بیش از حد احساسی می‌شوند و سعی می‌کنند تا با برشمردن نقاط ضعف و عملکردهای نامطلوب فرد به او بقبولانند که اخراج شدن حق او بوده است. چنین افراط و تفریط‌هایی نه‌تنها کمکی به بهتر شدن شرایط نمی‌کند، بلکه پیامدهایی چون درگیر شدن کارکنان اخراجی با مسوولان شرکت یا دادخواهی آنها از اتحادیه‌های کارگری یا مجامع قضایی می‌شود که مسائل و چالش‌های خاص خود را به دنبال خواهد داشت.

حال سوال اینجاست که چرا نباید در زمان اخراج کردن کارکنان از شرکت یا سازمان به ضعف‌های عملکردی آنها به‌طور مستقیم و همراه با جزئیات اشاره کرد؟

در پاسخ به این سوال باید گفت که چنین کاری تا حد زیادی باعث زیر سوال رفتن عملکرد خود مدیریت سازمان می‌شود که نتوانستند همان موقع که این عملکرد نامطلوب را از کارکنان دیدند آن را به شکل مطلوبی مدیریت و برطرف کنند و نگذارند کار به اخراج کارکنان کشیده شود. علاوه‌بر این مدیران تازه‌کاری که به محض شروع دوران مدیریت شان با اشتیاق زیاد به دنبال اخراج نیروهای قبلی و جایگزین کردن آنها با نیروهای جدید و دلخواه خود هستند باید بدانند و به یاد داشته باشند که برای تربیت و آماده سازی نیروهای قبلی هزینه‌های بسیار زیادی صرف شده است که با حذف آنها تمام آن هزینه‌ها بر باد خواهد رفت و علاوه‌بر آن باید متحمل هزینه‌های سنگینی برای آموزش و آماده سازی نیروهای جایگزین آنها شد.

لذا به مدیرانی که به‌تازگی به مدیریت یک سازمان یا شرکت منصوب می‌شوند توصیه می‌شود در مورد جابه‌جایی‌های گسترده و سریع در سطح نیروی انسانی شرکت آگاهانه و عاقلانه گام بردارند و از سویی دیگر چنانچه ناگزیر به اخراج افراد شدند این کار را با رعایت اصول و توصیه‌های ارائه شده در بالا و کاملا حساب شده انجام دهند.