به علاوه اینکه برای تامین مواد اولیه و تزریق آن به خط تولید نیاز به سیستم خرید مستمر مواد اولیه مصرف آن هم از نوع مطلوب داریم تا تولید در واحد صنعتی به نحو مستمری جریان پیدا کند. به عبارتی کیفیت خرید خوب مواد اولیه نقش اساسی در کاهش قیمت تمام‌شده محصول تولیدی بازی خواهد کرد. درواقع در یک واحد سازمان‌یافته صنعتی باید بدانیم که چه می‌خواهیم؟ چه وقت می‌خواهیم؟ با چه کیفیتی می‌خواهیم و...

هر خرید که به منظور تامین مواد اولیه یا تجهیزات در یک واحد صنعتی تولیدی انجام می‌شود باید دارای ۶ ویژگی اصلی باشد:

1-‌ کیفیت مناسب

یک خرید خوب باید دارای کیفیت مناسب برای محصول تولیدی باشد. منظور ما این است که نباید مواد اولیه خریداری شده دارای بهترین کیفیت باشد. به عنوان نمونه، برای تولید نخ صد درصد پنبه‌ای با نمرات ۲۰، ۳۰ و یا ۵۰ و ۶۰ در سیستم انگلیسی، شانه‌شده یا کارد باید پنبه‌ای مناسب با آن محصول خرید، همچنین برای تولید پارچه‌های چیت، چلوار، ملافه‌ای یا تترون باید نخ مناسب آن محصول را تهیه کرد و الزامی نیست که بهترین کیفیت نخ را برای تولید پارچه چیت به کار برد.

2-‌ مقدار مناسب

مقدار مناسب خرید می‌تواند تاثیر خوبی بر قیمت تمام‌شده ایفا کند. مقدار خرید باید به نحوی باشد که نه با انباشت مواد اولیه و حبس نقدینگی در انبارمواد اولیه مواجه باشیم و نه اینکه برای استمرار تولید در خطوط تولیدی با توقف روبه‌رو شویم که در هر دو حالت موجب افزایش قیمت تمام‌شده محصول تولیدی و تامین نشدن به‌موقع سفارشات مشتریان می‌شود.

3ـ زمان مناسب خرید

یکی از وظایف گروه بازرگانی و تدارکات، تخمین زمان مناسب برای آغاز عملیات خرید است به ویژه برای اقلامی که وارداتی بوده و نیاز به گرفتن مجوزهایی همچون تامین ارز مورد نیاز و مجوزهای واردات دارند. باید زمان‌های مورد نیاز برای حمل‌ونقل و ترخیص را نیز مد نظر داشت. در چنین حالتی مطمئن خواهیم بود که مواد اولیه به موقع به خط تولید خواهد رسید.

4- زمان مناسب تحویل کالا

با توجه به زمان‌های مورد نیاز برای حمل بین‌المللی و تخلیه کالا، مبادله اسناد از طریق بانک، مراحل ترخیص از گمرک، حمل‌ونقل داخلی و... باید زمان مناسب تحویل کالا را به دقت پیش‌بینی کرد تا وقفه‌ای در خطوط تولیدی ایجاد نشود یا برعکس با تجمع کالا در انبار مواد اولیه روبه‌رو نشویم که موجب افزایش قیمت تمام‌شده نشود.

5- تامین‌کننده مناسب

از مهم‌ترین فاکتورهای خرید مواد اولیه تولید، پیدا کردن تامین‌کننده مناسب کالاست. تامین‌کننده کالا باید ویژگی‌هایی ازجمله خوش‌قولی، خوش عهدی، ارائه کیفیت مورد نظر خریدار، تحویل به‌موقع، بسته‌بندی مناسب، یکنواختی کالا و.... داشته باشد و بهتر است همیشه چندین تامین‌کننده مناسب در دسترس داشته باشیم.

6-‌ قیمت مناسب

قیمت مناسب هم یکی از موارد مهم است. بدیهی است که همیشه قیمت گران متضمن کیفیت بهتر یا کیفیت مناسب تولید محصول موردنظر ما نیست و برعکس، قیمت ارزان همیشه یک خرید مناسب تلقی نمی‌شود.

کمیته خرید:

در بنگاه‌های سازمان‌یافته صنعتی، کمیته‌ای متشکل از عوامل مهندسی، تولید، بازرگانی، انبار و امور مالی وجود دارد. نماینده مدیریت شرکت در ابتدای هر دوره مالی و هنگام تهیه و تدوین بودجه سالانه، جداول مربوط به تولید، خریدهای انبوه سالانه و بودجه موردنیاز و زمان‌های مربوط به تامین مالی آن و فروش و منابع مالی حاصل از آن را تهیه و درنهایت صورت سود و زیان را تهیه و در بودجه سالانه لحاظ می‌کند. بدیهی است هر واحد صنعتی که با اینگونه برنامه‌ریزی و رصد ماهانه بودجه مصوب اعم از تولید، خرید و فروش، جریان نقدینگی و حساب سود و زیان عمل کند کمتر با بحران‌های پیش‌بینی نشده روبه‌رو می‌شود. البته لازمه آن استقرار دائمی واحدهای مهندسی صنعتی و حسابداری صنعتی در شرکت و همکاری تنگاتنگ این دو واحد و تشکیل کمیته تهیه و تدوین بودجه حسب مورد و با کادری ورزیده در بنگاه تولیدی است.