در چنین شرایطی، استفاده از تمامی ظرفیت‌های سازمانی، به‌خصوص مشارکت کارکنان، یک الزام کلیدی و تاثیرگذار است و خود تبدیل به یک مزیت رقابتی شده است. بررسی‌های محققان اثبات کرده است آنچه که بین ‌‌سازمان‌ها تمایز ایجاد ‌‌می‌کند مشارکت کارکنان پس از شروع هر کسب‌و‌کاری است، چرا که در نبود مشارکت کارکنان‌‌، امکان رشد و توسعه در هر کسب‌و‌کاری نمی‌تواند محقق شود. مشارکت کارکنان اگر در شروع یک کسب‌وکار تاثیر چندانی نداشته باشد، اما در ادامه مسیر قطعا تعیین‌کننده است و کارآفرینی بدون مشارکت حیات زیادی نخواهد داشت.

نگاه تاریخی به مشارکت کارکنان در ‌‌سازمان‌ها

امپراتور شوگان هشتم که به یوکوشیمین توکوگاوا در ژاپن معروف است در سال 1721 میلادی یعنی نزدیک به 300 سال پیش دستور داد با استقرار جعبه‌های کوچکی در معابر پر رفت‌و‌آمد شهروندان ژاپنی، پیشنهاد آنها را در رابطه با حکومت و راه‌حل‌هایی که به نظرشان می‌رسد، جمع‌آوری کنند. او با این کار به‌عنوان نخستین کسی در تاریخ ثبت شد که به شکل نظام‌مند اقدام به دریافت پیشنهاد مردم کرد.21 سال بعد، یعنی در سال 1742 پادشاه کشور سوئد در یک اقدام جدی تصمیم گرفت از پیشنهاد شهروندان در تصمیم‌گیری‌های سلطنتی استفاده کند. او افرادی را در کمیته‌های سلطنتی عضو کرد و با تشکیل جلسات و ارائه پیشنهادهای سلطنتی توانست شرایط حکومت خود را بسیار بهبود بخشد.موارد ذکر شده مشارکت در حوزه سیاسی و نظامی است، ولی 142سال پیش یعنی در سال 1872 شرکت آلمانی کروپ، نخستین شرکتی بود که به جمع‌آوری و دریافت پیشنهاد بین کارکنان خود اقدام کرد و به‌عنوان نخستین بنگاه کسب‌و‌کار در دنیا که به مشارکت کارکنان روی آورد، نه تنها در تاریخ نام خود را ثبت کرد، بلکه با این روش به بزرگ‌ترین شرکت تجاری نیز تبدیل شد.

پس از مدتی، نظام پیشنهادها در ژاپن مورد استقبال همه صنایع قرار گرفت و آنها مشارکت کارکنان را با نظام پیشنهادها توسعه دادند، به طوری که شرکت تویوتا با سرانه 9/17 پیشنهاد برای هر نفر و دریافت 2 میلیون پیشنهاد و ایده نو از کارکنان مزیت رقابتی بی‌مانندی را خلق کرد. ارائه پیشنهاد در صورتی می‌تواند تحقق یابد که مدیران ارشد ریسک اجرای آن را قبول کنند. در این زمینه دکتر جان سیلی براون، مدیر نوآوری و ایده‌های نو در شرکت زیراکس می‌گوید: «اگر مدیر ارشدی از یک ایده نو و پرخطر پشتیبانی کند و دست آخر آن ایده با شکست مواجه شود، آینده شغلی وی به‌شدت آسیب می‌بیند، درحالی‌که اگر همان مدیر جلوی ایده‌های نو را بگیرد که می‌توانستند پیروز و تعیین‌کننده باشند، پیامدهای منفی این کار برای او بسیار بسیار کمتر خواهد بود.» نظام مشارکت در هر سازمانی اکنون به عنوان یک ابزار بهبود پذیرفته شده است. برای فرآیند مشارکت در سازمان مراحل سه‌گانه زیر می‌توانند موثر باشند:

1- کشف ایده در قالب پیشنهاد: هر ایده با اکتشاف شروع ‌‌می‌شود. در طول فرآیند اکتشاف چالش‌های کسب‌وکار فهمیده ‌‌می‌شوند و اینکه چه ایده‌ای می‌تواند جذابیت‌های جدیدی برای مشتریان به‌وجود آورد و باعث محکم شدن چارچوب‌های کسب‌و‌کار شود. فرضیات به‌طور مرتب مورد آزمایش قرار می‌گیرند و زمانی‌که بتوانند به خلق ارزش بیشتری بینجامند، ایده مورد شناسایی قرار می‌گیرد.

2- نهفتگی پیشنهاد: فرآیند نهفتگی پیشنهاد‌‌، یادگیری نیازهای کسب‌و‌کار را شامل ‌‌می‌شود. تعداد زیادی از فرضیات آزموده ‌‌می‌شوند. وقتی مشتریان مجذوب شدند، پروژه نهایی کلید می‌خورد. در این مرحله شاید ایده نو آسیب‌پذیر باشد و باید اجازه داد ایده نو شکل کامل خود را پیدا کند و ظهور یابد. این دوره باید با عقلانیت بیشتری سپری شود.

3- شتاب در تجاری‌سازی ایده نو: آخرین مرحله در فرآیند تکوین یک ایده نو زمانی است که باید ایده را وارد بازار کنیم تا خلق ارزش بیشتری برای سازمان به وجود آید. این یک لحظه حساس و حیاتی است، زیرا نقطه انتقال تمام زحمات گذشته است. اگر در این مرحله ضعیف عمل شود احتمال ناکامی بسیار زیاد است؛ چراکه نبود یک ارتباط مناسب با مشتریان و شبکه ضعیف توزیع می‌تواند شرایط بدی برای شما به‌وجود آورد.

مشارکت کارکنان موتور محرک انگیزه

همان‌گونه که بارها توسط نظریه پردازان مدیریت صحه‌گذاری شده است، ساده‌ترین ابزارهای توسعه منابع انسانی اجرای نظام مشارکت است که به‌دلیل سادگی اجرا و فراگیری‌‌، مورد توجه مدیران قرار گرفته است. مشارکت کارکنان، راه‌های توسعه و ارتقای فکری‌‌ و درگیر ساختن هرچه بیشتر در فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان بسیار کارآمد است. اجرای نظام مشارکت‌‌، می‌تواند به عنوان یکی از کارآمدترین و نیرومندترین سازوکارها و ابزارهای اجرایی در انگیزش کارکنان نیز باشد‌‌ و زمینه حضور خردجمعی در سازمان را فراهم آورد.

آسیب‌پذیری مشارکت کارکنان

مشارکت کارکنان بدون اینکه تبدیل به یک فرهنگ غالب و فرآیند دائمی شود‌‌، به شکل فزاینده‌ای شکننده خواهد بود. با عنایت به اینکه تغییر و تحول سازمانی در جهان امروزی لازمه ‌‌سازمان‌ها است، نبود یک مشارکت همگانی امکان موفقیت در ‌‌سازمان‌ها را به حداقل می‌رساند. اگر مشارکت کارکنان را با شیوه کار مشارکت‌جویانه آنها بخواهیم ارزیابی کنیم و به واسطه «نشان دادن تلاش بیشتر» درک و سنجیده شوند، می‌تواند وضعیت ناپایداری ایجاد کند که در آن از کارکنان با مشارکت بالا انتظار می‌رود برای نشان دادن تعهدشان حتی بیشتر و سخت‌تر کار کنند که این موضوع در ادامه مشارکت آنها و به پایداری نظام مشارکت صدمات جدی وارد ‌‌می‌کند.

با کاوش روی انگیزه‌های مشارکت، این نتیجه محقق شده است که دو نوع مشارکت وجود دارد‌‌. افراد در هر دو نوع این تعاریف رفتار مشابهی همانند تلاش بیشتر در کار از خود نشان می‌دهند. یکی از آنها «مشارکت عاطفی» است؛ یعنی جایی که افراد از کار لذت می‌برند و با ارزش‌های کاری شناخته می‌شوند. دیگری «مشارکت سوداگرانه» است؛ یعنی جایی که افراد رفتارهای مشارکتی را به خاطر علاقه به پاداش یا ترس از دست دادن شغل یا پاداش از خود نشان می‌دهند. مشارکت عاطفی آمیخته با افزایش درآمد ناشی از سلامتی بیشتر کارکنان و کاهش مشکلات خانوادگی و فرسودگی شغلی آنها‌ است. درحالی‌که مشارکت سوداگرانه با مشکلات خانوادگی و فرسودگی شغلی فزاینده در ارتباط است. همچنین این تحقیق نشان می‌دهد این احتمال وجود دارد که کارکنان با مشارکت عاطفی اگر در معرض فشار و خواسته‌های کاری زیاد واقع شوند به مشارکت سوداگرانه روی بیاورند. بنابراین سنجش مشارکت کارکنان بر پایه خروجی کارکنان می‌تواند هم باعث سایه افکندن روی شواهد و هم وخیم‌تر شدن مساله شود. به بیان دیگر کارکنان باید به گونه‌ای مشارکت کنند که پایدار و توام با سلامتی باشد. باید در نظر داشته باشید بی تفاوتی کارکنان در سازمان مشکلات عمده‌ای را می‌تواند بروز دهد که اگر به آن مشکلاتی مانند کاهش نقدینگی‌‌، فروش‌‌، کاهش بهره‌وری و... اضافه شود، در بیشتر مواقع به مرگ سازمان‌ها ختم شده است‌‌. بی‌تفاوتی کارکنان آهنگ بی‌صدایی است که به سقوط سازمان منجر می‌شود.

چگونه مشارکت کارکنان را افزایش دهیم

مشارکت از جمله متغیرهای مهم در زندگی اجتماعی و سازمانی افراد است. در جوامعی که برنامه‌ریزی از پایین به بالا بوده و تفویض اختیار در سیستم اجتماعی برقرار است، مشارکت پررنگ‌تر و برجسته‌تر است که در چنین جوامعی باید برنامه‌های زیر را عملی کرد:

ایجاد تعهد سازمانی: یکی از عوامل موثر در شکل گیری و تقویت تعهد سازمانی‌‌، مشارکت افراد در امور و تصمیم‌گیری‌های سازمان است. اگر کارکنان‌‌، مشارکت واقعی در روند برنامه‌ریزی و تعیین اهداف سازمان داشته باشند و احساس کنند تصمیم‌گیری‌هایشان بر سرنوشت‌شان تاثیرگذار است و نیازهای اساسی آنان را برطرف می‌سازد، نسبت به سازمان متعهد شده‌‌، اهداف و ارزش‌های سازمان را در جهت اهداف خود دانسته و در تحقق آنها از هیچ کوشش و تلاشی دریغ نخواهند کرد. بنابراین باید بسترهای لازم را برای مشارکت همه‌جانبه کارکنان فراهم کرد.

ارتباطات فراگیر: ارتباطات سازمانی تارو پود سازمان را به هم پیوند داده و موجب یکپارچگی‌‌، وحدت سازمانی و بهبود شبکه‌های ارتباط اجتماعی در کار می‌شوند. از طرفی، کارکنان باید به اطلاعات مربوط به تصمیم‌گیری مشارکتی دسترسی داشته باشند تا امکان تصمیم‌گیری برای آنها فراهم باشد و امکان ندارد بدون سهیم شدن در اطلاعات، مشارکت موثر صورت گیرد. بنابراین، مسوولیت ایجاد ارتباط بین افراد و اعضای سازمان، نقش جمع‌آوری اطلاعات و تصمیم‌گیری که محور اصلی آن انتقال اطلاعات است به عهده کلیه رده‌های مدیریتی در سطح سازمان است.

آموزش: کارکنان باید بیاموزند چگونه فرآیندهای کاری را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند و از روش‌های علمی برای حل مساله بهره‌مند شوند. همچنین با آموزش‌های مناسب می‌توان فرهنگ مشارکت در سازمان را نهادینه کرد.

تغییر در نگرش‌ها و باورهای مدیران غیرمشارکتی: نگرش و باورها ریشه در فرهنگ سازمانی داشته‌‌، فرهنگ هر سازمان را می‌توان در عملکرد کارکنان آن و حیات گروهی و جمعی سازمان مشاهده کرد و آن را وسیله‌ای دانست که برخورد ما را با مسائل و جهت گیری‌های سازمان تسهیل می کند. اگر مشارکت در سازمان به یک فرهنگ تبدیل شود نوعی احساس مسوولیت در افراد به وجود می‌آورد و تعهد آنان را به سازمان افزایش می‌دهد. بنابراین لازم است مدیران سازمان با اشاعه فرهنگ مشارکتی و تغییر نگرش خود و اعضای سازمان مشارکت همه جانبه را فراهم کنند.

توجه به انگیزش: توجه به انگیزش در هر گروه‌‌، سازمان و جامعه‌ای حائز اهمیت است. یکی از راه‌های افزایش انگیزش‌‌ مشارکت است، زیرا کارکنان احساس ‌‌می‌کنند مورد پذیرش بیشتر سازمان هستند و در کارهای آن درگیرند. بنابراین توصیه می‌شود در رده‌های مختلف سازمانی مشارکت به عنوان یک اصل در نظر گرفته شود.

هدف‌های فردی و سازمانی: تلفیق هدف‌های فرد و سازمان احساس یگانگی را به وجود خواهد آورد و باعث می‌شود افراد خود را به سازمان نزدیک‌تر حس کرده و احساس تعلق و وفاداری بیشتری نسبت به سازمان داشته باشند. نزدیکی با سازمان هدف‌های فرد و سازمان را بر هم منطبق ساخته و آشتی بین اهداف فردی و سازمانی را موجب می‌شود. فردی که مورد مشورت و نظرخواهی قرار گرفته و در تصمیمات مشارکت می‌جوید احساس ‌‌می‌کند که سازمان متعلق به او است و هدف او و سازمان یکی است.

تفویض اختیار: تفویض اختیار در حدی که برای سازمان کارکرد مثبت داشته باشد، ضروری است. با تفویض اختیار، تعدیل ساختار سازمانی و ساختار هرمی امکان‌پذیر است. لازم است مدیریت سلسله‌مراتبی و از بالا به پایین با شیوه مدیریت شبکه‌ای جایگزین شود.

حمایت مدیریت ارشد: حمایت مدیریت ارشد سازمان در امر مشارکت کارکنان و سهیم کردن آنان در تعیین اهداف و ارزش‌های سازمان از اولویت خاصی برخوردار است. پیشنهاد می‌شود مدیریت سازمان ضمن توجه به مسائل و مشکلات کارکنان و ایجاد امکانات و تسهیلات برای آنان، با بهره‌گیری از منابع و امکانات سازمان هدایت مشارکت کارکنان را بر عهده گیرد و اعضای سازمان را با قدرشناسی از تلاشی که در این راستا نیاز دارند، علاقه‌مند سازد و به این طریق تعهد و حمایت خود را به برقراری و استقرار مشارکت کارکنان ابراز کند. سازمان بدون مشارکت کارکنان سازمانی از پیش بازنده است، باید اهمیت مشارکت کارکنان را دریابیم.در بخش‌های بعدی به موارد دیگری از آنچه استراتژیست‌ها باید بدانند خواهیم پرداخت‌‌، سه‌شنبه‌ها با ما باشید.