راه‌اندازی یک تیم از راه دور فواید بسیار زیادی به همراه دارد. برای مثال به شدت از میزان مخارج کلی شرکت می‌کاهد، موجب حفظ برنامه زمان‌بندی قابل انعطاف می‌شود و همچنین به جذب افراد حرفه‌ای و با استعداد کمک می‌کند. راه‌اندازی یک کسب‌وکار و پیشرفت در تیم‌های از راه دور به مراتب ارزان‌تر و سریع‌تر است. حتی برای شرکت‌های سنتی، منافع تشکیل تیم‌های از راه دور، به نظر اغواکننده است. اما در واقع، راه‌اندازی چنین تیم رویایی از راه دوری در وهله اول هنر است که باید بیشتر مورد بررسی قرار گیرد و این سوال مطرح می‌شود که چگونه می‌توان یک تیم جذاب از راه دور را راه‌اندازی کرد؟

در ابتدا، باید با سه اصل مهم عملکرد کسب‌وکار از راه دور آشنا شوید: ارتباط، اعتماد و فرهنگ.در مراحل اولیه باید برای هر یک از این جنبه‌های ذکر شده، استانداردهای واضحی را تعریف کنید تا کسب و کار عملکرد یکپارچه‌ای داشته باشد.

1- ارتباط

ارتباط به‌سهولت مهم‌ترین جنبه‌ای است که می‌توان در این مقاله روی آن تمرکز کرد. بدون داشتن ارتباط منسجم، تیم‌های از راه دور مطمئنا از هم فرو خواهند پاشید. هریک از اعضا لازم است متوجه مسوولیت‌های خود و همچنین مهلت زمانی برای ارائه کارهای خود باشند. ضمنا به‌طور منظم با یکدیگر در ارتباط باشند.

برخی از نکات بسیار مهمی که باید به آنها توجه داشت عبارت است از:

ارتباط رودررو (مستقیم): در فضای یک تیم، هیچ جایگزین مناسب دیگری برای صحبت رودررو با دیگر اعضای گروه وجود ندارد. برنامه‌ریزی برای داشتن تماس‌های ویدئویی با اعضا یا بخش‌های دیگر تیم، یکی از بهترین روش‌ها برای اطمینان یافتن از این موضوع است که همه افراد دارای درک و طرز فکر مشابهی هستند. اسکایپ (نرم‏افزار تماس تلفنی اینترنتی) و گوگل هنگ‌اوت(یا همان پاتوق تصویری یکی از سرویس‌های پرکاربرد گوگل است که امکان ارسال پیام، مکالمه صوتی و تصویری را برای شما فراهم می‏کند) روش‌های مناسبی در زمینه برقراری ارتباطات مستقیم هستند. سعی کنید گفت‌وگوهای رودررو را جزو برنامه منظم هفتگی خود قرار دهید.

ارتباط مداوم: در عین حال که مکالمات تصویری اهمیت بسیاری دارند لازم است کانال‌های ارتباط مداوم هم ایجاد شود. بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزار Slack برای ادامه گفت‌وگوهای مستمر به صورت زنده و مستقیم استفاده می‌کنند (Slack برنامه‌ای است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا با یکدیگر در ارتباط باشند و بتوانند تمام اطلاعات و فایل‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند، بدون اینکه نیاز به انجام فرآیند‌های طولانی و زمان‌بر باشد) که تقریبا احساس مکالمه حضوری در دفاتر را یادآور می‌شود. Trello هم برنامه کاربردی دیگری است که به مدیریت پروژه و سازمان کمک قابل توجهی می‌کند.

ایجاد یک برنامه ارتباطی: یک تیم از راه دور به قوانین روشن درباره چگونگی برقراری ارتباطات نیاز دارد. روزها و زمان خاصی را برای برگزاری جلسات اختصاص دهید و چگونگی کار با برنامه‌های دیگر مانند ایمیل و Slaek را توضیح دهید که این کار مانع بروز مشکلات فراوانی می‌شود و علاوه‌بر آن تمام اطلاعاتی را که افراد برای انجام کارهای خود به آن نیاز دارند را در اختیارشان قرار خواهد داد.در ضمن سعی کنید جلسات مجازی را به‌طور منظم مثلا هر ماه یا چند ماه یک بار برگزار کنید تا تمام کارمندان مستقیما در جریان اطلاعات مهم درباره عملکرد شرکت قرار بگیرند و برنامه‌ها را از زبان موسس یا مدیریت ارشد بشنوند. کارهایی از این قبیل موجب مشغولیت تیم‌ها، همتراز بودن و احساس صمیمیت و دوستی بین اعضای تیم خواهد شد.

2- اعتماد

بی‌اعتمادی موجب از هم پاشیده شدن تیم‌های از راه دور خواهد شد. تمامی اعضای یک تیم باید نسبت به یکدیگر اعتماد داشته باشند. مدیران نیز به افراد درست کار و با انگیزه نیازمند هستند. بهتر است تک تک افراد نسبت به وظایف خود آگاه باشند، کارها را به بهترین نحو ممکن انجام دهند البته نظارت مستقیم و دائمی برای بررسی کم کاری و عدم تلاش افراد وجود ندارد.

استخدام افراد مناسب: به‌منظور شکل‌گیری اعتماد در تیم آنلاین، افراد مناسبی را استخدام کنید. یک کارمند عالی در یک استارت‌آپ لزوما فرد مناسبی برای یک استارت‌آپ از راه دور نیست. فرآیند سنتی استخدام برای تیم از راه دور کارآیی ندارد. نظم، انگیزه و سازمان سه ویژگی ضروری هستند که هر کارمند از راه دوری باید دارا باشد. مدیران شخصا نمی‌توانند مراقب خطراتی باشند که کارمندان را تهدید می‌کند پس اطمینان حاصل کنید که کارمندان از عهده مدیریت خود بر می‌آیند.

مطرح کردن سوالات مصاحبه مناسب: طی مصاحبه، با مطرح کردن سوالات مناسب و خاص می‌توانید اخلاق کار و سطح انگیزه متقاضیان را بسنجید. به پاسخ‌های خاصی که درباره چگونگی مدیریت زمان و سازماندهی ساعات کاری خود می‌دهند، دقت کنید. توانایی توصیف و درک این فرآیندها مطمئنا به ایجاد تیم سازنده‌تر کمک خواهد کرد. در ادامه به برخی از سوالاتی اشاره شده که برای استخدام متقاضیان از راه دور پرسیده می‌شود.

• در حال حاضر چه ابزارها یا فرآیندهایی را شخصا یا به‌طور حرفه‌ای برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید؟

• درصورت عدم حضور مدیریت به مدت چند روز چگونه کارهای خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟

• محیط کار شما دارای چه ویژگی‌هایی است؟

• در صورت انجام کار مهم و برجسته‌ای، دوست دارید چگونه کارتان شناخته شود؟

• انگیزه شما از داشتن کار از راه دور چیست؟

گذشته از مصاحبه‌هایی که از طریق تلفن یا چت تصویری صورت می‌گیرد، برگزاری جلسات بحث و گفت‌وگو نیز توصیه می‌شود. در عین حال که ارتباط کلامی اهمیت زیادی دارد اما در کار از راه دور، داشتن توانایی توضیح نظرات یا مشکلات از طریق ارتباط کتبی روشن و مختصر نیز بسیار حائز اهمیت است. البته می‌توانید از برنامه نرم‌افزار مدیریت کارمند هم استفاده کنید. با این حال انجام تمام کارها به اعضای تیم‌ها بستگی دارد بنابراین تیمی مهم‌تر و موفق‌تر است که مایل به تکاپو، پیشرفت و کسب درآمد بیشتر است.

3- فرهنگ شرکت

تیم‌های از راه دور به فرهنگ شرکت هم نیاز دارند. در واقع، برای یک تیم از راه دور، داشتن فرهنگ مفیدتر از تیم‌های مستقر در دفاتر است زیرا افراد بسیاری از شهرهای متفاوت یا حتی کشورهای مختلف، در این تیم مشغول به‌کار هستند پس برای متحدکردن و ایجاد اخلاق درگروه باید زمان زیادی گذاشت و بیشتر تلاش کرد.

ایجاد فرهنگ کار: به گفته یکی از پایه‌گذاران استارت‌آپ‌های موفق «چگونگی عملکرد مدیر، به نوعی فرهنگ‌سازی است.» مدیران باید در کارمندان انگیزه انجام کارها را از طریق پاداش در ازای کار خوب ایجاد کنند. برای یک تیم از راه دور فرهنگ به معنای فعالیت برای رسیدن به هدفی مشترک است. به همین دلیل به کارمندانی نیاز است که دارای انگیزه قوی باشند و خود را وقف کار و گروه کنند.

اگر اعضای تیم از انجام وظایف خود لذت نبرند، هیچ کاری نمی‌تواند به‌طور صحیح انجام گیرد. به عبارت دیگر، کار لزوما باید برای تک تک اعضای تیم سرگرم‌کننده و لذت بخش باشد.

تقویت روابط: از آنجا که فعالیت تیم‌های از راه دور به دیگر اعضا وابسته است، لازم است که در ابتدا اعضای گروه از سبک‌های کار همچنین نقاط قوت و ضعف یکدیگر آگاهی کافی داشته باشند تا بتوانند به‌عنوان یک گروه واحد و متحد با یکدیگر همکاری کنند. علاوه‌بر آن، کارمندان را تشویق کنید تا حل مشکلات دیگران را در اولویت مسوولیت‌های خود قرار داده و همچنین پاسخگوی سوالات متفاوتشان باشند.

نحوه کار کردن از راه دور را بیاموزید: به یاد داشته باشید کار کردن با تیم از راه دور یک تجربه کاملا متفاوت و جدید است که هرگز در محیط دفاتر به دست نمی‌آید و احتمالا با مشکلات منحصربه‌فردی مواجه می‌شوید، برای مثال تطبیق با ساعات مختلف اعضای گروه که در نقاط مختلف دنیا ساکن و مشغول فعالیت هستند. با تعدیل سیاست‌های خود و انتخاب سیاست‌های جدید به پیشواز مشکلات متعدد بروید.تیم‌های از راه دور وجه کسب‌وکار را تغییر می‌دهند، در آینده این احتمال وجود دارد که اکثر نیروی کار به فعالیت از راه دور مشغول شوند پس اکنون بهترین زمان یادگیری مدیریت تیم‌های کاری از راه دور است.