از آنجا که جلسات تعاملی و اغلب سرگرم کننده، پیش از جلسات اصلی برگزار می‌شوند، می‌توانند به افراد در شناخت یکدیگر و درک هدف از جلسه، کمک کنند. اگر چنین جلسه‌ای به درستی طراحی و ساده‏سازی شود، حقیقتا می‌تواند همه‌چیز را برای شروعی فوق‌العاده آماده سازد. افراد با شناخت یکدیگر، با شناخت تسهیل‌کننده‌ها و با درک اهداف جلسه، می‌توانند مشارکت بیشتر و مفیدتری در جلسات داشته باشند و به شکلی موثرتر به کسب نتیجه موفقیت‌آمیز کمک کنند.

اما آیا تا به حال رویدادی را تجربه کرده‌اید که جلسه آشنایی پیش از آن به خوبی پیش نرفته باشد؟ همان‌طور که یک جلسه فوق‌العاده می‌تواند مسیر را برای یک رویداد فوق‌العاده هموار سازد، یک جلسه بد نیز می‌تواند گواه یک فاجعه باشد. یک جلسه بد در بهترین حالت، اتلاف وقت و در بدترین حالت، شرمساری تمام افرادی است که در آن شرکت کرده‌اند. رمز یک جلسه آشنایی موفق به‌عنوان یک تسهیل‌کننده، این است که ساده برگزار شود. جلسه را با اهداف مشخصی که در سر دارید، طراحی کنید و این اطمینان را حاصل کنید که جلسه برای تمامی افرادی که قرار است در آن شرکت کنند، جوی مناسب و راحت ایجاد خواهد کرد. مقاله حاضر به شما درخصوص اندیشیدن به اهداف جلسه، کمک خواهد کرد و انواع جلسات آشنایی که می‌توانید از آنها بهره ببرید را به شما پیشنهاد می‌دهد. پیش از هر چیز باید دلیل برگزاری جلسه آشنایی را به یاد داشته باشید، یعنی شروعی فوق‌العاده برای رخدادی بزرگ.

چه زمانی باید از جلسه آشنایی بهره برد

همان‌طور که از نام این جلسات مشخص است، این جلسات برای آشنایی یا اصطلاحا «شکستن یخ» افراد شرکت کننده در یک رویداد یا جلسه برگزار می‌شوند. این تکنیک اغلب زمانی به‌کار می‌رود که افرادی که معمولا با یکدیگر کار نمی‌کنند و شناختی از یکدیگر ندارند، قرار است به‌منظور هدفی مشخص و مشترک، با یکدیگر دیدار کنند. بنابراین زمانی از جلسه آشنایی بهره ببرید که:

• شرکت‌کنندگان پیش‌زمینه‌های متفاوتی دارند.

• نیاز است که پیوندی بین افراد ایجاد شود تا بتوانند برای هدفی مشخص با یکدیگر همکاری داشته باشند.

• تیم شما تازه تشکیل شده است.

• موضوعاتی که قرار است در خصوص آنها بحث کنید، برای بسیاری از افراد شرکت‌کننده، ناآشنا و جدید است.

• شما باید شرکت‌کنندگان را بشناسید و خود را بهتر به آنها بشناسانید.

زمانی‌که می‌خواهید «یخ» افراد را بشکنید، در ابتدا باید از «یخی» که قرار است شکسته شود آگاهی یابید. اگر قرار است افرادی با ذهنیت‌های مشابه را گرد هم آورید، «یخ» صرفا به این حقیقت اطلاق می‌شود که افراد تا به حال با یکدیگر دیداری نداشته‌اند. اگر افرادی با مدارج و سطوح مختلف در سازمان را برای یک بحث آزاد گرد هم آورید، «یخ» بر تفاوت جایگاه بین شرکت‌کنندگان دلالت دارد. یا اگر قرار است افرادی با پیش زمینه‌ها، فرهنگ‌ها و چشم‌اندازهای کاری مختلف را گرد هم آورید، «یخ» بر برداشت‌های افراد از یکدیگر اطلاق می‌شود. شما باید با حساسیت خاصی این تفاوت‌ها را مدیریت کنید. تنها بر آنچه برای رویداد مورد نظر اهمیت دارد، متمرکز شوید. (به‌خاطر داشته باشید که می‌خواهید برای رویدادی که در راه است «یخی» را بشکنید نه اینکه کل توده یخ را درهم بشکنید و صلحی جهانی ایجاد کنید). زمانی‌که به دنبال طراحی و تسهیل رویداد موردنظر هستید، همیشه بهترین کار این است که به جای تفاوت‌ها، بر شباهت‌هایی نظیر علایق مشترک در نتیجه رویداد موردنظر، معطوف شوید.

طراحی جلسات آشنایی

کلید موفقیت این است که اطمینان حاصل کنید این فعالیت به‌طور مشخص بر تحقق اهداف معطوف است و برای تمامی افراد شرکت‌کننده مناسب است. زمانی‌که تعیین کردید آشنایی در چه زمینه‌ای باید شکل گیرد یا اصطلاحا «یخ» مورد نظری که باید شکسته شود چیست، مرحله بعدی مشخص کردن اهداف جلسه است.

برای مثال، زمانی‌که افراد برای حل مشکلات کاری گرد هم جمع می‌شوند، اهداف مورد نظر عبارت است از:

محیط کاری سازنده‌ای برای رویداد موردنظر با مشارکت خوب افراد شرکت‌کننده، صرف‌نظر از سطح یا نقش آنها در سازمان ایجاد کنید. با ذهنیتی مشخص از اهداف، می‌توانید طراحی جلسه را آغاز کنید. از خود در خصوص چگونگی تحقق این اهداف، سوال کنید. برای مثال از خود بپرسید:

• چگونه می‌توان مشارکت را برای افراد راحت کرد؟

• چگونه می‌خواهید جوی همسطح برای افرادی با سطوح مختلف ایجاد کنید؟

• چگونه می‌خواهید حسی مشترک از هدف را در ذهن افراد ایجاد کنید؟

برای بررسی بیشتر همچنین باید از خود بپرسید که واکنش هر یک از افراد به جلسه چه خواهد بود؟ آیا شرکت‌کنندگان احساس راحتی خواهند کرد؟ آیا شرکت‌کنندگان، جلسه را مناسب و ارزشمند تلقی خواهند کرد؟

مثال: جلسات آشنایی (یا اصطلاحا یخ‌شکن‌ها) انواع مختلفی دارند که هرکدام برای یک منظور طراحی شده‌اند. در اینجا نگاهی به چند نمونه از معروف‌ترین آنها خواهیم داشت و اینکه چگونه می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.

جلسات آشنایی مقدماتی

این نوع جلسات آشنایی برای معرفی شرکت‌کنندگان به یکدیگر و تسهیل گفت‌وگو بین آنها به‌کار می‌روند.

حقایق کمتر شناخته شده: از شرکت‌کنندگان بخواهید که نام، بخشی که در آن کار می‌کنند، یا شغلی که در سازمان دارند، طول مدت خدمت و اطلاعاتی که ممکن است دیگران در مورد آنها ندانند را با دیگران به اشتراک بگذارند. عنوان «حقایق کمتر شناخته شده»، به رکنی بدل می‌شود که می‌تواند در کمرنگ کردن تفاوت‌های مرتبه ای/ موقعیتی در تعاملات و معاشرات آتی به افراد کمک کند.

درست یا غلط: از شرکت‌کنندگان بخواهید خودشان را معرفی کنند و ۳ یا ۴ جمله در مورد خود بیان کنند که یکی از آنها واقعیت ندارد؛ سپس از دیگر افراد گروه بخواهید که جمله کذب در مورد آن فرد را تشخیص دهند. این تمرین نه‌تنها در شناسانده شدن افراد به یکدیگر موثر است، بلکه به شروع تعامل و معاشرت در گروه نیز کمک می‌کند.

مصاحبه‌ها: از شرکت‌کنندگان بخواهید به دو گروه تقسیم شوند. سپس افراد در قالب گروه‌های دو نفره با همگروهی خود برای مدت زمان تعیین شده، مصاحبه کنند. زمانی‌که گروه مجددا گرد هم آمدند، هر گروه مصاحبه خود را با افراد دیگر در میان می‌گذارد.

حل مسائل و مشکلات: از شرکت‌کنندگان بخواهید در قالب گروه‌های کوچک با یکدیگر کار کنند. یک طرح مساله ساده برای آنها جهت کار برای مدت زمانی کوتاه طراحی کنید. زمانی‌که همه گروه‌ها، مشکل را تحلیل و بازخوردهای خود را آماده کردند، از هر گروه بخواهید تحلیل و راه‌حل‌های خود را برای کل گروه ارائه دهند.

نکته: طرح بسیار ساده‌ای انتخاب کنید که امکان مشارکت برای همه وجود داشته باشد. قصد این نیست که یک مشکل واقعی را حل کنیم، بلکه هدف این است که گروه برای معاشرت و تعاملات بیشتر یا حل مشکلات در رویدادی که در پیش است، با یکدیگر آشنا شوند و اصطلاحا «یخشان باز شود».

«یخ‌شکن‌هایی» برای تشکیل تیم

از این ترفند‌ها زمانی استفاده می‌شود که بخواهیم افرادی را در مراحل اولیه تشکیل تیم، گرد هم آوریم. این می‌تواند به افراد در شروع کار با یکدیگر به شکلی منسجم‌تر در راستای تحقق اهداف و برنامه‌هایی مشترک، کمک کند.

وب انسانی: بر چگونگی ارتباط و وابستگی افراد گروه با یکدیگر، متمرکز است. این تسهیل‌کننده با کلاف توپی آغاز می‌شود. به این شکل که یک طرف از کلاف را نگه می‌دارید و سپس توپ را به نفر بعدی می‌دهید و هر یک از افراد که نوبت به او می‌رسد، خود و نقشی که در سازمان بر عهده دارد را معرفی می‌کند. زمانی‌که این فرد خود را معرفی کرد، از او بخواهید کلاف را به فرد دیگر گروه بدهد. فردی که توپ را دست به دست می‌کند باید توضیح دهد ارتباطش با فرد دیگر چیست. این فرآیند تا زمانی ادامه پیدا می‌کند که همه خود را معرفی کرده باشند. برای تاکید بر وابستگی‌های بین افراد تیم، تسهیل‌کننده ابتدای کلاف را می‌کشد و دیگر افراد گروه باید دست خود را حرکت دهند.

چالش توپ: این تمرین یک چالش ساده و زمان بندی شده برای تیم جهت کمک به تمرکز بر اهداف مشترک و تشویق افراد برای شرکت دادن افراد دیگر، ایجاد می‌کند. این تسهیل‌کننده، گروه را در قالب یک محور مدیریت می‌کند و از هر فرد می‌خواهد توپ را داخل دایره مورد نظر بیندازد و ابتدا اسم خود و سپس اسم فردی که توپ را برای آن پرتاب می‌کند، بیان کند. (در اوایل این تمرین، افراد صرفا توپ را برای فردی پرتاب می‌کنند که نام او را می‌دانند). وقتی هر فرد حداقل یکبار توپ را پرتاب کرد، حال زمان این است که چالش آغاز شود - یعنی چرخش هرچه سریع‌تر توپ در میان تمامی افراد گروه.

برای این فرآیند، مدت زمانی را تعیین کنید و سپس از افراد گروه بخواهید که در خلال مدت زمان تعیین شده، کار را به پایان برسانند. همان‌طور که چالش بیشتر و بیشتر می‌شود، افراد باید عملکرد خود را بهبود بخشیده و توپ را برای فردی که در فاصله نزدیک تری به آنها قرار دارد، پرتاب کنند؛ و به این ترتیب افراد یاد می‌گیرند که در قالب یک گروه کار کنند.

امیدها، ترس‌ها و انتظارات: زمانی‌که شرکت‌کنندگان درک بهتری از چالش خود به‌عنوان یک تیم دارند، بی‌شک عملکرد بهتری خواهند داشت. افراد را در قالب گروه‌های ۲ یا ۳ نفره تقسیم‌بندی کنید و سپس از افراد بخواهید درخصوص انتظارات خود در مورد رویداد یا کار پیش رو، اعم از ترس‌ها و امید‌های خود، صحبت و بحث کنند. با گردآوری ۳ یا ۴ مورد از امیدها، ترس‌ها و انتظارات هر یک از گروه‌های ۲ یا ۳نفره، پاسخی کلی از گروه اتخاذ کنید.

یخ‌شکن‌هایی برای کشف موضوع

این ترفند به‌منظور انتخاب موضوعی برای آغاز یا شاید برای تغییر سرعت و انرژی بخشی دوباره به افراد در خلال رویداد مورد نظر به‌کار می‌رود.

ارتباط واژگانی: این تمرین به افراد کمک می‌کند دامنه موضوع مورد بحث را دریابند. فهرستی از کلمات مرتبط با موضوع آموزش یا رویداد مورد نظر تهیه کنید. برای مثال، در کارگاهی با موضوع ایمنی و سلامت، از افراد بخواهید کلمات یا عباراتی که درباره «مواد خطرناک» به ذهنشان می‏آید را بازگو کنند. آنها احتمالا پاسخ‌هایی نظیر «خطر، » «ویرانگر»، «قابل اشتعال»، «هشدار» و... را ارائه خواهند کرد. تمامی پیشنهادها را روی تخته بنویسید و بر حسب موضوع، ارتباطی بین آنها ایجاد کنید. می‌توانید از این فرصت برای معرفی اصطلاحات اساسی و بحث درباره دامنه آموزش یا رویداد مورد نظر (چه چیزی در حیطه مورد نظر قرار می‌گیرد و چه چیزی خارج از حیطه مورد نظر است)، استفاده کنید.

سوالات حیاتی و مهم: این سوالات به هر یک از افراد این فرصت را می‌دهد سوالات کلیدی خود را که امید دارند آموزش یا رویداد مورد نظر به آنها پاسخ دهد، مطرح کنند. همچنین می‌توانید از این فرصت برای بحث در خصوص دامنه و اصطلاحات کلیدی حوزه مورد نظر استفاده کنید. مطمئن شوید که سوالات را نزد خود نگه دارید و در خلال رویداد مورد نظر و نتیجه‌گیری‌های پایانی، مجددا به سوالات مطروحه بازگردید.

همفکری و توفان فکری: از این ترفند می‌توان برای اصطلاحا «شکستن یخ» شرکت‌کنندگان و انرژی بخشی مجدد به آنها در خلال رویداد مورد نظر بهره برد. اگر در خلال فرآیند حل مساله، پیشرفتی حاصل نمی‌‌شود، می‌توانید به‌راحتی با برگزاری یک جلسه همفکری و توفان فکری، سرعت فرآیند را تغییر دهید. اگر به دنبال پاسخ‌هایی برای مشکلات مربوط به خدمات مشتریان هستید، به جای همفکری در مورد راه‌حل برای مشکلات، درباره چگونگی مطرح کردن مشکلات به همفکری بپردازید. این کار می‌تواند مجددا تفکر خلاقانه را در افراد ایجاد کند و در زمانی‌که سطح انرژی در حال افول است، انگیزه‌ای دوباره به گروه ببخشد.