در حال حاضر به دنبال استخدام یک فرد مناسب برای جایگاه مدیر فروش هستیم. من آگهی استخدام را تنظیم، رزومه‌ها را بررسی و با 6نفر از بهترین گزینه‌ها تلفنی صحبت کردم. از بین آن 6 نفر، از سه نفر دعوت کردم که حضوری دیدار کنیم. دو نفر از آن‌ها در همین حوالی زندگی می‌کنند اما نفر سوم، «مایکل»، در منطقه‌ای ساکن است که هزار کیلومتر با شرکت ما فاصله دارد. ما هزینه پرواز، اقامت و سایر هزینه‌های سفر او را تقبل کردیم تا با او ملاقات کنیم. او در رزومه و گفت‌وگوی تلفنی عالی به نظر می‌رسید اما وقتی حضوری با او مصاحبه کردم، به نظرم رفتارش فاجعه بود. ابتدا من و یکی از کارکنان ارشد بخش فروش، «گریس» گفت‌وگو را با او آغاز کردیم.

من و گریس تلاش کردیم با او یک گفت‌وگوی دوستانه داشته باشیم اما او دائما کلام ما را قطع می‌کرد تا درباره دستاوردها و افتخاراتش صحبت کند. او دائما موضوع بحث را عوض می‌کرد و به نظرم رفتارش گستاخانه بود. من و گریس نمی‌دانستیم پس از اتمام مصاحبه چه کنیم. مایکل را به دفتر مدیرم دعوت کردم اما پیش از آنکه او وارد دفتر شود، به مدیر درباره رفتار مایکل هشدار دادم تا ذهنش آماده باشد. او گفت: «من با مایکل صحبت می‌کنم اما اگر همان رفتار را تکرار کند، همان جا به مصاحبه پایان می‌دهم». من بیرون دفتر مدیرم نشسته بودم، مبادا مشکلی پیش بیاید و همان‌طور که انتظار می‌رفت، بعد از ۲۲ دقیقه مدیر با من تماس گرفت و گفت که موضوعی پیش آمده. می‌دانستم منظورش چیست. او می‌خواست من مایکل را از دفترش بیرون ببرم.

مایکل را به ناهار دعوت کردم تا کمی وقت‌کشی کرده باشم. او دوباره شروع کرد به خودستایی و فخرفروشی که چطور توانسته در سه شرکتی که قبلا کار می‌کرده تحول ایجاد کند. هیچ سوالی نپرسید و بی‌وقفه صحبت کرد. سپس چهار نفر از کارکنان را فراخواندم تا به‌صورت گروهی با مایکل مصاحبه کنند. به هر حال، هر طور که بود آن روز سخت را پشت سر گذاشتیم. مایکل قبل از رفتن گفت: «اگر می‌دانستم تصمیم‌گیرنده اصلی در شرکت شما یک نفر است و بقیه، یک عده کارمند سطح پایین هستند، هرگز به خودم زحمت آمدن نمی‌دادم». مدیرم از دست من خیلی عصبانی است. او گفت باید فرآیند غربالگری و بررسی رزومه‌هایم را اصلاح کنم. رزومه مایکل هیچ ایرادی نداشت و در واقع از بین آن همه گزینه، یکی از بهترین رزومه‌ها بود اما از نزدیک، بدترین گزینه از آب در آمد.

کجای کار من ایراد دارد؟

پاسخ: دوست عزیز، این یک تجربه آموزنده بود.

یک رزومه، تنها حاوی این اطلاعات نیست که فرد «کجا کار کرده» و «برای چه مدت». یک رزومه می‌تواند اطلاعات بیشتری به تو بدهد البته اگر به صدایی که از درون آن می‌آید توجه کنی. من حدس می‌زنم که مایکل به شدت دچار احساس ناامنی است. او کسی است که نیاز دارد دستاوردهایش را جار بزند و رزومه‌اش را از موفقیت‌ها و افتخاراتش لبریز کند. این یک علامت خطر است. یک مدیر فروش موفق، به مرور در حوزه کاری‌اش صاحب اسم و رسم می‌شود. چنین فردی نیازی به خودستایی ندارد. توصیه‌نامه‌هایش در لینکدین، گویای موفقیت‌هایش هستند. قبل از اینکه با فردی تماس بگیری، حساب کاربری‌اش در لینکدین را خوب مطالعه کن. دقت کن و ببین روی چه موضوعاتی تاکید کرده است.

اگر رزومه و حساب کاربری شخص در لینکدین را عمیقا مطالعه کنی، اطلاعات زیادی به دست خواهی آورد. چرا باید با فرد تماس بگیری و با او یک ربع صحبت کنی؟ این کار بی‌فایده و در عین حال توهین‌آمیز است. وقتی با یکی از گزینه‌ها تلفنی صحبت می‌کنی، او ناخودآگاه امیدوار می‌شود. چه حالی پیدا می‌کند اگر بعد از مدتی به او یک ایمیل «متاسفم» بفرستی؟

او احتمالا این گونه برداشت می‌کند که ملاک تو برای گزینش افراد، همان مکالمه کوتاه بوده است. در ابتدا می‌توانی از طریق ایمیل با افراد تماس بگیری و از آنها بخواهی اگر درباره جایگاه شغلی مربوطه سوالی دارند، مطرح کنند. این رفتار محترمانه‌تر است از اینکه از همان ابتدا شروع کنی به قضاوت و رد گزینه‌ها.ما در بخش منابع انسانی، گزینه‌ها را فقط ارزیابی نمی‌کنیم. ما به آنها به چشم مشتری نگاه می‌کنیم. به مرور زمان یاد می‌گیری که چگونه گزینه‌ها را ارزیابی و همزمان از آنها حمایت کنی.

در بخش فروش، همه کارمندان موفق دارای این مهارت هستند. تو که در بخش فروش کار می‌کنی، حتما می‌دانی کارکنان فروش، همواره در حال ارزیابی مشتریان احتمالی هستند و به این فرآیند «صلاحیت سنجی» (Qualifying) می‌گویند که یعنی کسب اطمینان از صلاحیت مشتری. آنها همچنین از مشتریانی که دارای صلاحیت نیستند حمایت می‌کنند چون اگر کسی در فرآیند صلاحیت‌سنجی رد شد، این پایان ماجرا نیست. او ممکن است در آینده شرایط لازم را کسب کند و مشتری آنها شود. تماس تلفنی، یکی از مهم‌ترین مراحل فرآیند گزینش است. پیش از آنکه با فردی که کیلومترها با تو فاصله دارد تماس بگیری، باید آمادگی یک گفت‌وگوی متقابل را داشته باشی. تو الان می‌دانی که مایکل احتمالا در هر مصاحبه‌ای فقط از موفقیت‌هایش صحبت می‌کند. اگر گفت‌وگوی تلفنی شما طولانی‌تر و بازتر (Open-Ended) بود، احتمالا این ویژگی‌اش را کشف می‌کردی.

هرچه جوینده کار در مصاحبه بیشتر احساس راحتی کند، بهتر است. به همین خاطر است که مصاحبه‌های استرس‌زا منسوخ، غیرحرفه‌ای و توهین‌آمیزند. بهتر بود به جای دعوت شتابزده مایکل به محل کار، با او از طریق اسکایپ تماس بگیری. مشکل اصلی، هزینه اقامت و پرواز مایکل نیست بلکه زمان تو، مایکل و همکارانت است که هدر رفته. بسیاری از جویندگان کار، رزومه‌های درخشانی دارند اما خودشان آن‌قدرها هم درخشان نیستند! از دست مایکل عصبانی نباش. خطای او فرصتی بود که از آن درس بگیری. تو حالا می‌دانی که رزومه تنها یک تکه کاغذ است. یک فرآیند غربالگری دیگر طراحی کن و از مدیرت کمک بگیر. به او بگو که از این تجربه درس گرفتی. با مایکل تماس بگیر و بگو: «از اینکه آمدی متشکریم. متاسفانه شما برای شغل مربوطه مناسب نیستید اما من و همکارانم برایتان آرزوی موفقیت می‌کنیم». احتمالا او با تو برخورد مناسبی نخواهد داشت اما حداقل پرونده مایکل را می‌بندی. مادامی که از تجربه‌هایت درس بگیری، برنده هستی.