مجموع این فرآیندها در اصطلاح «پذیرش سازمانی» (onboarding) نام دارد. هرچند وجود تکنولوژی‌ها و نرم‌افزارهای پیشرفته، ورود داده‌های تکراری را به حداقل رسانده و فرآیند پذیرش را آسان‌تر کرده، اما اینها تنها بخش کوچکی از مزایایی هستند که این تکنولوژی‌ها به ارمغان می‌آورند.

مزایای فرآیند پذیرش سازمانی

تحقیقات نشان می‌دهد طی هشت ماه اول استخدام، احتمال آنکه نیروی جدید شرکت را ترک کند بسیار زیاد است. هزینه‌های جست‌وجو، جذب، استخدام، پذیرش و آموزش نیروهای جدید گاهی سر به فلک می‌کشد. از این رو، منطق حکم می‌کند که در برخورد اول با کارمندان جدید، با اجرای یک فرآیند پذیرش موثر، بهترین ذهنیت را در آنها ایجاد کنید. یک فرآیند موثر می‌تواند این مزایا را به دنبال داشته باشد: افزایش نرخ حفظ کارکنان، بالا رفتن مشارکت کارکنان، امکان استفاده از روش سلف ‌سرویس، افزایش حمایت از برند و تبلیغ آن از سوی کارکنان فعلی و سابق، تسریع فرآیندهای اداری، شناسایی نیروهایی که نیازمند آموزش یا ترفیع رتبه هستند، بهبود بازدهی کارکنان، تسریع فرآیند یادگیری، گسترش ارتباطات درون‌سازمانی، جذب استعدادهای برتر از طریق تبلیغات دهان به دهان و رجوع به کارکنان، اعتمادسازی و همسوسازی اهداف سازمانی.

چرا پذیرش سازمانی مهم است؟

یک فرآیند پذیرش بی‌دردسر و سازماندهی‌شده می‌تواند از جذب نیروی نامناسب جلوگیری کند، بهترین ذهنیت را در کارکنان جدید ایجاد کند و کارکنان را در معرض فرهنگ سازمان و ابعاد پنهانش قرار دهد. هزینه‌های نیروی کار نامناسب، تکان‌‌دهنده‌اند. نظرسنجی وب‌سایت Career Builder حاکی از آن است که دوسوم کارکنان با مشکلات ناشی از جذب نیروی نامناسب مواجهند. از میان ۲۷۰۰ شرکت‌کننده در این نظرسنجی، ۴۱ درصد گفته‌اند که هر نیروی نامناسب به‌طور میانگین حدود ۲۵ هزار دلار هزینه ایجاد می‌کند. پذیرش سازمانی به لحاظ تکنولوژیک دارای چالش‌های فراوانی است، اما اگر این چالش‌ها رفع شوند، نیروهای جدید تجربه خوشایند و بی‌دردسری را پشت سر خواهند گذاشت.

اهمیت برخورد اول با کارکنان

وقتی برای نخستین‌بار با کسی دیدار می‌کنید، تصویری از شما در ذهن او شکل می‌گیرد که روانشناسان آن را «برداشت اول» یا «تاثیر اولیه» می‌نامند. وقتی کارمندی برای نخستین بار وارد یک سازمان می‌شود، از همان ابتدا ذهنیتی در او ایجاد می‌شود که این ذهنیت در شکل‌گیری تجربه او نقش مهمی دارد. یک کارمند تیزبین نارسایی‌ها را به سرعت شناسایی می‌کند. یک برنامه سلف سرویس قدرتمند به شما کمک می‌کند با ایجاد یک ذهنیت مثبت در نیروهای جدید و به‌کارگیری نظرهای آنها، نرخ حفظ کارکنان را افزایش دهید. در حقیقت، آمارها نشان می‌دهد که برنامه‌های پذیرش سازمانی می‌توانند نرخ حفظ کارکنان را تا ۲۵ درصد و بهره‌وری را تا ۱۱ درصد افزایش دهند. پذیرش سازمانی تنها به معنای ورود کارمند به یک سیستم نیست. طی فرآیند پذیرش، نیروهای جدید با روال انجام کارها، تکنولوژی‌های مورد استفاده، مدیران، اعضای تیم و فرهنگ سازمان آشنا می‌شوند.

زمینه‌سازی ورود یک کارمند

بین زمانی که یک کارجو پیشنهاد شغلی را می‌پذیرد تا روزی که رسما کار خود را شروع کند، معمولا یک فاصله زمانی وجود دارد. در این مدت ارتباط خود را با کارجو قطع نکنید و این فرصت را غنیمت بشمارید. کارشناسان عرصه کسب‌وکار توصیه می‌کنند که در این مدت، فرآیند Preboarding را اجرا کنید. واژه Preboarding که به تازگی وارد عرصه کسب‌وکار شده، به معنای ایجاد زمینه و بستر لازم برای ورود کارمند جدید به سازمان است. بر خلاف Onboarding که به اقداماتی اشاره دارد که در روز، هفته و ماه‌های اول ورود یک کارمند صورت می‌گیرند، Preboarding یا زمینه‌سازی یعنی تمام اقداماتی که پیش از روز اول کاری صورت می‌گیرند تا زمینه‌های لازم برای ورود نیروی جدید فراهم شود، مثل:

• خوشامدگویی و جلسات توجیهی
• ارائه دستور‌العمل برای دریافت کارت شناسایی
• فرآیندهای کامپیوتری برای وارد کردن اطلاعات حقوق و دستمزد و انجام فرآیندهای سنجش صلاحیت کاندیداهای منتخب (حصول اطمینان از صلاحیت کاندیدا از طریق بررسی سوابق شغلی، تاریخ شروع و پایان همکاری با شرکت‌ها، جست‌وجوی علت استعفا و...)
• بررسی سوء پیشینه کیفری یا جرائم مالی از طرق قانونی
• اطلاعات مربوط به فرهنگ سازمانی، سیاست‌های تعارض منافع، مقررات مربوط به فعالیت‌های اضافه بر سازمان، فعالیت‌های فوق برنامه و توافق عدم رقابت
• اطلاعات مربوط به پوشش بیمه، حقوق و مزایا
• آموزش دستورالعمل‌های مربوط به قوانین
• آموزش متقاطع (cross-training) یا آموزش مهارت‌های یک جایگاه شغلی دیگر به‌منظور افزایش اثربخشی و سیاست‌های پیشرفت شغلی.

 
گردش کار قانون‌محور

گردش کار قانون‌محور یعنی تک تک مراحل یک فرآیند براساس قوانین و مقررات مشخصی اجرا شوند. به این ترتیب می‌توانید اطمینان حاصل کنید که فرآیند پذیرش سازمانی نیز سلسله مراتب از پیش تعیین شده‌ای را دنبال خواهد کرد. بهتر است مراحل انجام کارها را متناسب با نیازهای سازمان طراحی کنید. شما می‌توانید از طریق فرآیندهای سلف سرویس، بسیاری از فعالیت‌ها را خودکارسازی کنید و یکی از کارکنان منابع انسانی را مسوول نظارت و راهنمایی نیروهای جدید کنید.

حذف کاغذبازی‌ها و فرآیندهای غیرضروری

به لطف اتوماسیون، دیگر نیازی نیست که اطلاعات مهم را بارها و بارها وارد سیستم کنید. اگر نرم‌افزار پذیرش سازمانی کامل و جامع باشد، تمام اطلاعات به‌طور اتوماتیک وارد مرحله بعد خواهند شد. اگر کسی بخواهد فرآیندی را نیمه‌کاره رها کند و از سیستم خارج شود، یک پیغام هشدار دریافت می‌کند. وقتی تمام فرآیندها مورد تایید قرار گرفتند، فرد به‌طور اتوماتیک از حالت «در حال بررسی» به حالت «مشغول به کار» تغییر وضعیت می‌دهد و در زیرمجموعه کارکنان قرار می‌گیرد.

فرآیندهای غیرقابل مذاکره

فرآیندهای پذیرش سازمانی در دو گروه جای می‌گیرند: فرآیندهای اختیاری و فرآیندهای غیر قابل مذاکره. این یعنی بعضی از فرآیندها انعطاف‌پذیرند و بعضی دیگر ثابتند و امکان تغییر آنها از طریق مذاکره وجود ندارد. هم کارفرمایان و هم کارکنان در برابر این قانون مساوی‌اند و سازمان‌هایی که تنها خواسته‌های خود را در نظر می‌گیرند، در جلب مشارکت، حفظ و پرورش استعدادها به مشکل برمی‌خورند. فرهنگ سازمان یک موضوع غیرقابل مذاکره است اما می‌تواند به مرور زمان و به تدریج تغییر و تکامل یابد. در هر سازمانی، حداقل ساعات کاری یک کارمند در هفته مشخص شده است، (مثلا ۴۳ ساعت در هفته) اما چگونگی انجام کار یا ساعت آغاز کار می‌تواند انعطاف‌پذیر باشد. اگر کارمندان شما موظفند ۴۳ ساعت در هفته برای شما کار کنند، می‌توانید چگونگی و زمان شروع کار را به عهده خودشان بگذارید. تشخیص اینکه کدام فرآیندها انعطاف‌پذیرند و کدام‌ها غیرقابل تغییرند بر عهده شماست و بسیار مهم است.

به کارکنان جدید خوشامد بگویید

پیش از آنکه نیروهای جدید وارد چرخه فعالیت‌های روزانه شوند، زمانی را به خوشامدگویی به آنها اختصاص دهید. بسیاری از سازمان‌ها به قدری درگیر کارهای اداری هستند که استقبال از کارکنان جدید را به کلی فراموش می‌کنند. بهترین روش‌ها برای خوشامدگویی به کارکنان جدید از این قرارند: دعوت از کارکنان فعلی برای دیدار با نیروهای جدید و خوشامدگویی به آنها؛ طراحی و اجرای یک برنامه مانیتورینگ، کوچینگ یا برنامه «همکار همراه» به‌منظور سازگاری کارمند با محیط جدید (در برنامه همراه یا Buddy Program شما از میان کارکنان فعلی سازمان، یک یا چند نفر را انتخاب می‌کنید تا کارمند جدید را با سازمان آشنا کنند، در صورت لزوم راهنمایی‌اش کنند و اطلاعات مورد نیاز مربوط به فرآیندها، سیاست‌ها، موقعیت مکانی واحدهای سازمان و چگونگی انجام فعالیت‌های روزانه را در اختیار او قرار دهند)؛ ابراز توجه به هر کارمند جدید به عنوان یک شخصیت منحصربه‌فرد؛ شرح فرهنگ سازمان و دعوت از کارکنان جدید برای شرکت در پروژه‌های گروهی، رقابت‌های تیمی و فعالیت‌های اجتماعی؛ ارائه دستور جلسه پذیرش سازمانی؛ تلاش برای آنکه کارکنان جدید در سازمان احساس راحتی کنند؛ کمک به کارکنان در تمرین و یادگیری بایدها و نبایدها؛ دعوت از کارکنان جدید برای صرف ناهار.به‌عنوان مدیر ارشد اجرایی می‌توانید با ارسال یک پیام حمایتی (مثلا از طریق ویدئو) به کارکنان جدید خوشامد بگویید. می‌توانید با اشاره به چند نکته کلیدی، فرهنگ سازمان را برای آنها شرح دهید و همزمان، حس مشارکت آنها را تقویت کنید.

فرآیندهای مبتنی بر استثنا

این روزها به لطف تکنولوژی‌های مدرن، امکان استفاده از رویکرد «مدیریت مبتنی بر استثنا» وجود دارد. این یعنی مدیران تنها زمانی در امور دخالت می‌کنند که تفاوت فاحشی میان بودجه و هزینه‌ها وجود داشته باشد. در سایر موارد، نیازی به رجوع به مدیران نیست و کارکنان باید بتوانند مسائل جزئی را مدیریت کنند. کنترل هزینه‌های مربوط به جذب، استخدام و پذیرش سازمانی نیز از این قاعده مستثنی نیست. به کمک تکنولوژی، بار مسوولیت کارکنان منابع انسانی و مدیران مالی سبک‌تر شده است.

پذیرش هوشمند

با استفاده از تکنولوژی‌های هوشمند می‌توانید عملیات‌ کلیدی، مثل برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت روابط مشتری (CRM) را یکپارچه‌سازی کنید. می‌توانید کل فرآیند پذیرش را از طریق نظارت بر اخطارها، داشبوردها و گزارش‌ها تحت نظر داشته باشید (داشبوردها ابزارهایی هستند که به کمک آنها می‌توانید عملکرد کلی سازمان در حوزه‌های کلیدی را به صورت یکجا مشاهده کنید). با هوشمندسازی فرآیند پذیرش، تجربه خوشایندی را برای کاربران رقم بزنید و فرآیندهایی مثل پر کردن فرم‌ها، انجام پروژه‌ها، بررسی سوابق کارکنان و مدیریت داده‌ها را ساده‌سازی کنید. جایگزین کردن کاغذبازی با نرم‌افزارهای مدرن مزایای بسیاری دارد، مثل امکان استفاده از سیستم‌های یادآور خودکار. این سیستم‌ها به نیروهای جدید یادآوری می‌کنند که مراحل اصلی پذیرش سازمانی را تکمیل کنند. شما می‌توانید برای فرآیندهایی مثل درخواست مرخصی، زمان‌بندی تعطیلات و مناسبت‌های مهم، یادآور بگذارید.

اجرای قوانین در محیط کار

قوانین مربوط به کسب‌وکار جهانی، فرآیندهای منابع انسانی را دچار پیچیدگی کرده است. با کمک نرم‌افزارهای اتوماتیک می‌توانید اموری مثل تعیین مزایای شغلی و مقررات مربوط به حضور در محل کار را به آسانی مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که قوانین دولتی به اجرا در می‌آیند. پرونده هر کارمند باید مطابق با آخرین مقررات و قوانین کسب‌وکار باشد: قوانین مربوط به برابری و تنوع، سلامتی و ایمنی، گواهینامه‌ها، حفاظت از داده‌ها، قراردادهای استخدام و قوانینی برای توانمندسازی کارکنانی که دچار ناتوانی جسمی هستند. نرم‌افزارهای پذیرش به شما کمک می‌کنند که در تمامی مراحل جذب نیرو به قوانین پایبند باشید. می‌توانید از طریق برنامه‌های پذیرش سازمانی، مثل اخذ مدرک یا آموزش مهارت‌های جدید، مشارکت کارکنان را افزایش دهید. قابلیت‌های سلف ‌سرویس و شفاف‌سازی انتظارات نیز در جلب مشارکت کارکنان تاثیر بسزایی دارند. هر چه مشارکت کارکنان بیشتر باشد، احتمال ماندن آنها در سازمان بیشتر است. یک نرم‌افزار مناسب به کارکنان کمک می‌کند پاسخ سوالات خود را پیدا و درخواست‌های خود را از این طریق مطرح کنند. آنها همچنین می‌توانند شرایط و لازمه‌های پیشرفت در سازمان را در این نرم‌افزارها مشاهده کنند.

تجربه کاربران و بازی‌سازی

مفهوم «تجربه کاربری» دیگر محدود به مشتریان نیست. رقابت بر سر جذب و حفظ استعدادها به قدری تنگاتنگ است که حالا، تجربه کارکنان نیز به اندازه تجربه مشتریان حائز اهمیت است. می‌توانید برای جلب مشارکت نیروهای جدید، هنگام طراحی استراتژی پذیرش از اصول و عناصر بازی‌ها استفاده کنید، مثل اهدای جایزه یا پاداش به کارکنان.

معیارهای پذیرش سازمانی

اندازه‌گیری: می‌توانید هزینه‌های فرآیند پذیرش، نرخ مشارکت، هزینه‌های آموزش، کارآمدی سیستم‌های پیشرفت شغلی و جانشینی و سایر استانداردهای جذب و حفظ کارکنان را اندازه‌گیری کنید.

مدیریت: مدیریت برنامه پذیرش سازمانی یک فرآیند ادامه‌دار است که به تکنیک‌هایی که به‌کار می‌برید بستگی دارد. تهیه یک لیست به‌کار شما نظم می‌دهد اما نباید انتظار داشته باشید که کارکنان جدید در عرض چند روز یا چند هفته کاملا با محیط جدید سازگار شوند. معیارها به شما کمک می‌کنند تا موضوعات جدید را در زمان مناسب مطرح کنید. همچنین یکی از سودمندترین مزایای تکنولوژی‌های پذیرش سازمانی، اندازه‌گیری بازگشت سرمایه است.

بهینه‌سازی فرآیند پذیرش

یک تکنولوژی مناسب به شما این امکان را می‌دهد که روند پیشرفت کارمند جدید در ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روز اول را ارزیابی کنید. می‌توانید از عملکرد هر یک از آنها گزارش تهیه کنید، عملکرد آنها به‌صورت گروهی و انفرادی را مقایسه کنید و مدت زمان تبدیل نیروی جدید به یک کارمند ماهر را تخمین بزنید. برنامه‌های پذیرش سازمانی تا حد زیادی به تکنولوژی وابسته‌اند. ۵۹ درصد کارفرمایان پیش‌بینی می‌کنند که جذب و حفظ استعدادها یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در 10 سال آینده خواهد بود. با راه‌اندازی نرم‌افزارهای مناسب، سیستم‌های سلف ‌سرویس و برنامه‌های آموزشی می‌توانید به این چالش غلبه کنید و نیروهای جدید را به کارکنانی رضایتمند و موفق تبدیل کنید.