بسیاری از کارآفرینان موافقند که در همه کسب‌وکارها جنبه‌های مثبت و منفی وجود دارد، اما باید به سرعت قادر به شناسایی و حل فرآیند‌های ناکارآمد باشیم. کسب‌وکارهای کوچک این را به‌عنوان یک مزیت رقابتی نسبت به کسب‌وکارهای بزرگ‌تر می‌دانند. این سه مورد از رایج‌ترین و ناکارآمدترین کارهایی است که باید تغییر کند:

1- برقراری ارتباط نامشخص

آیا از نحوه برقراری ارتباط در دنیای کسب‌وکار اطلاعی دارید؟ ارتباط مدیر و کارمند و کارمندان با همدیگر از اهمیت زیادی برخوردار است. ما عقیده داریم این ارتباط از طریق ایمیل، که در حجم بالایی رد و بدل می‌شود و پر از اصطلاحات تخصصی است که درک آنها برای همگان غیرممکن است، خیلی نمی‌تواند کارآمد باشد. حتی گاهی فکر می‌کنم ممکن است خود افراد هم ندانند دقیقا چه می‌گویند. از این جهت ما سعی می‌کنیم از ایمیل برای ارتباطات روزانه استفاده نکنیم. ابزارهای ارتباطی بسیار خوبی مانند Slack و Hipchat وجود دارد که برای ارتباط تیم‌هایی است که بخشی از کارشان را به‌صورت دورکاری انجام می‌دهند. با استفاده از این ابزارها، می‌توانید فورا در گروه‌های کوچک دونفره یا گروه‌های عمومی ‌ارتباط برقرار کنید، ارتباطات خود را پیگیری کنید، سریعا پیام‌هایتان را جست‌وجو کنید و .... اما این ماهیت ارتباطات است که مشکل واقعی است و نه ابزار.

همیشه از هدفی که در ارتباطات خود به‌دنبالش هستید، آگاه باشید. آیا می‌خواهید اطلاعاتی را در موضوع خاصی به‌دست آورید؟ اگر چنین است ابزاری مانند Basecamp می‌تواند به شما در مرتب کردن لیست کارهایتان کمک کند. آیا اطلاعات تیم داخلی خود را در مورد وضعیت مشتریان در چرخه خرید، به روز می‌کنید؟ تیم شما می‌تواند از یک ابزار ساده مدیریت ارتباط با مشتری مانند ProsperWorks استفاده کند تا ارتباط با مشتریان را مدیریت کند. ما یک شرکت دورکار هستیم و می‌توانیم با انتخاب ابزار مناسب، به‌طور موثر ارتباط برقرار کنیم. اما راه‌حل کار این است که ارتباطات ما همیشه بر موضوعی مشخص و واقعی متمرکز باشد. به‌عنوان مثال، وظیفه به‌روزرسانی اطلاعات. در مورد ایده‌های ناقص، جلسه‌های طولانی و خسته‌کننده نداریم و از طریق ایمیل هم در مورد آن بحث نمی‌کنیم.

2- استراحت و تفریح کم

به لحاظ کمی، در ساعات کاری، زمان استراحت و تفریح معنایی ندارد. اما اگر واقع‌گرایانه بنگریم و به تکمیل کار با کیفیت بالا فکر کنیم، زمان استراحت و تفریح بسیار به کارمندان کمک می‌کند. این موضوع هم به‌صورت تجربی به ما ثابت شده و هم مطالعاتی روی این موضوع انجام گرفته است. با توجه به مطالعاتی که در دانشکده کسب‌وکار هاروارد انجام شده «ظرفیت تمرکز محدود است و در مدت زمان طولانی امکان‌پذیر نیست.» این یعنی برای رسیدن به حداکثر عملکرد، باید استراحت و تفریح را در کنار کار داشته باشیم. کار زیاد سلامت فرد را از بین می‌برد. اما هر نوع استراحت و زنگ تفریحی مناسب نیست. اگر انتخاب اشتباهی داشته باشید ممکن است زمان استراحت خود را از دست بدهید. از وقت استراحت خود برای ارسال snapchats استفاده نکنید یا تلویزیون نگاه نکنید. در عوض، راهی انتخاب کنید که ذهن‌تان را آرام کنید. بعضی از اعضای تیم مرخصی می‌گیرند تا به سالن‌های ورزش بروند. شواهدی وجود دارد که نشان می‌دهد انجام فعالیت‌های جسمانی شما را به فرد هوشمندتر و کارآمدتری تبدیل می‌کند.

3- جلسات حضوری افتضاح

همه می‌دانند که برگزاری جلسات حضوری جزو ناکارآمد‌ترین شیوه‌ها در کسب‌وکار امروز است. حتی مجموعه‌ای از سخنرانی‌های همایش جهانی TED به این موضوع اختصاص داده شده است. من جلسات حضوری زیادی داشتم و متوجه شدم برگزاری جلسات غیرحضوری و از راه دور نتیجه بهتری می‌دهند. حضور در جلسات مستلزم هزینه و صرف وقت است. به علاوه در جلسات حضوری تمرکز حضار کمتر است. برگزاری جلسات راه دور برای همگان قابل دسترس است و دیگر محدودیتی برای حضور در آن ندارند و بهتر است زیرا: الف) بحث کمتر به حاشیه می‌رود ب) به اشتراک‌گذاری اطلاعات در آنها ساده است و ج) شرایط آن برای همه یکسان است. من در ده‌ها جلسه حضوری شرکت کردم. در همه آنها یک نفر رهبری جلسه را به عهده دارد و سخنرانی می‌کند؛ یعنی یک مکالمه یک‌طرفه که ممکن است کارآمد باشد یا نباشد. تمرکز سخنران و حضار دائمی ‌نخواهد بود، چون ممکن است با هم در مورد موضوعی خارج از بحث گفت‌وگو کنند. در یک جلسه از راه دور، کاربران می‌توانند در چت‌روم‌ها پیام شخصی به یکدیگر بفرستند، بدون اینکه حواس کاربران دیگر یا سخنران را پرت کنند.

در یک سری از جلسات دیدم که به اشتراک‌گذاری یک مشکل فنی پیچیده است. اشتراک‌گذاری در جلسات از راه دور بسیار آسان است. در برخی جلسات حضوری، سخنران به‌جز چند ردیف اول به بقیه افراد توجهی ندارد. اما در جلسات از راه دور چنین چیزی وجود ندارد. در SUMO، برنامه‌ها و موضوعاتی را مورد بحث قرار می‌دهیم که به موضوع اصلی مرتبط باشند و زمان‌مان را برای موضوعات نامرتبط صرف نمی‌کنیم. هنگامی که یک کار را به اتمام می‌رسانیم، آن را از برنامه حذف می‌کنیم. جلساتی برای به روزرسانی اطلاعات و پاسخ به سوالات برگزار می‌کنیم. اما سعی می‌کنیم بیشترین بازده و بهره‌وری را در کمترین زمان داشته باشیم. جلسات مجازی دیگر به امری معمول تبدیل شده و کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ از آن بهره می‌برند. با درک این شیوه‌های ناکارآمد، می‌توانید کار موثرتر و کارآمدتری برای کسب‌وکار خود شروع کنید، البته بین موثر بودن و کارآمد بودن تفاوت‌هایی وجود دارد.