کارفرمایان اغلب با چالش کارکنان ناکارآمد دست و پنجه نرم میکنند. اما به باور ویو فوستر، متخصص مدیریت منابع انسانی، اگر مدیری در اینخصوص وارد عمل نشود به کارمند و حتی تمامی اعضای تیم اجازه خواهد داد سازمان را به ورطه نابودی بکشانند.
شما در جایگاه یک مدیر قادر هستید عملکرد ضعیف کارکنان خود را بهخوبی تشخیص دهید. شاید این احساس غرق شدن باعث شود آنان را از مشتریان خاص خود دور نگه دارید یا از آنها به اندازه همکارانشان توقع فعالیت نداشته باشید. ممکن است بازگو کردن تعداد مدیران مراجعهکننده که با مشکل مشابهی روبهرو هستند، برایتان تعجبآور باشد. حتی ممکن است شگفتانگیزتر از آن، این باشد که بدانید اغلب این افراد در زمره مدیران باتجربه و موفقی قرار دارند که هیچگاه تحمل کمکاری در بخشی از کسبوکارشان را نداشتهاند. اما وقتی از آنها پرسش میشود که آیا کارمند مذکور از عملکرد ضعیف خود آگاه است، این مدیران به طرز ناباورانهای در جواب میگویند: «خب... احتمالا نه! یا به گمانم میدانند.»بهنظر شما چه راهکاری این گروه از مدیران را در کنار آمدن با موضوع مذکور یاری خواهد کرد؟ در ادامه به رایجترین واکنشهایی که تاکنون دیدهام، اشاره میکنم:
«دوست ندارم آنها را ناراحت کنم»، «شرکت من مانند میدان مینی است که عطش رها شدن از عملکرد ضعیف یکی از کارکنانم را دارد. من از پیامدهای چنین وضعیتی وحشت دارم»، «در حالحاضر زمان کافی برای حل چنین مسالهای ندارم»، «مسلما او وظیفهاش را به نحو احسن انجام نمیدهد، اما در هر صورت کاری انجام میدهد. نمیخواهم با مطرح کردن موضوع اوضاع را از چیزی که هست بدتر کنم.» میتوانید بهعنوان یک مدیر در قبال عملکرد ضعیف کارمندانتان صبر پیشه کنید اما چنین تصمیمی پیامدهای اجتنابناپذیری خواهد داشت. نخست اینکه، کارمندتان شانس شناسایی شدن مشکلاتش را از دست خواهد داد. مشکل عملکرد ضعیف قابل حل است، اما در صورتی که فرد از این موضوع اطلاع داشته باشد. شما در مقام یک مدیر با عدم صداقت خود منجر به سقوط آنان، تیم خود و حتی به خطر افتادن کسبوکارتان میشوید. اگر زمانی کافی را برای کمک به آنها اختصاص دهید، بدونشک به کارمندان بسیار موفقی تبدیل خواهند شد.
نکته دوم اینکه هرچه زودتر با این گروه از کارمندان وارد گفتوگو شوید به همان اندازه احتمال حل مساله بدون درگیر شدن در فرآیندهای رسمی اداری فراهم خواهد شد. به محض شناسایی یک مشکل، دست بهکار شوید و با فرد موردنظر صحبت کنید، در اینصورت شانس حل مشکل و رساندن عملکرد فرد به استانداردی بالاتر بیشتر خواهد بود. هرچه دیرتر به مشکل بپردازید، به همان اندازه فرهنگ کار تیم دچار تزلزل خواهد شد. سوم اینکه، سایر اعضای تیم معمولا فعالیت کم و عملکرد ضعیف همکاران خود را تشخیص میدهند. شما به عنوان یک مدیر باید بتوانید فرهنگ عملکرد در تیم را ایجاد کنید. باید از خود بپرسید: «چه کسی بیشترین احساس راحتی را در بین اعضای تیم دارد.» بهیاد داشته باشید هر نظری درباره کارکنانی که در برابر عملکرد ضعیف همکارانشان صبر پیشه میکنند داشته باشید، آنها هم در نقطه مقابل نظری مشابه نسبت به شما خواهند داشت. کسبوکار شما یا تیمتان هرگز به نیروی بالقوه خود پی نخواهد برد، مگر با حصول اطمینان از این موضوع که تکتک اعضای تیم به بهترین شکل ممکن وظایف خود را انجام میدهند. حالا نفس عمیقی بکشید و به یک راه حل فکر کنید. در ادامه به چند گام اساسی اشاره میکنیم:
۱) آمادگی لازم را داشته باشید: موضعی شفاف در خصوص ماهیت مشکل داشته باشید. اگر موضوع مشکل در حوزه تخصص آنها است، نظرات دیگران را جویا شوید. آماده تشریح شفاف مشکل برای کارمند موردنظر باشید، این که چه انتظاری از وی دارید و او با این انتظار شما چه فاصلهای دارد. از مثالهای واقعی استفاده کنید و بر پیامدهای شخصی عملکرد ضعیف تمرکز کنید.
۲) بدانید انتظار چه تفاوتهایی را دارید: برای جلوگیری از ادامه عملکرد ضعیف باید از برنامه عملی واقعگرایانهای استفاده کنید تا فرد به سطح عملکرد موردنظرتان برسد. بنابراین قبل از گفت وگو با کارمند مطمئن شوید که بهطور کامل در خصوص تعریف عملکرد خوب به نتیجه شفافی رسیدهاید. در قدم بعدی گامهای قابل ارزیابی را بهمنظور بهبود عملکرد آنها برنامهریزی کنید.
۳) پیام را ارسال کنید: همیشه باید این مرحله را به صورت چهره به چهره انجام دهید. اگر برای نخستینبار وارد چنین گفت وگویی با فرد موردنظر میشوید، تعادل در سخنان خود را رعایت کنید. درک کارمند از وجود یک مشکل موضوع مهمی است، اما ممکن است شما از دلایل بروز عملکرد ضعیف در فرد آگاه نباشید، بنابراین باید سوالات متعصبانه را طرح نکنید و آماده شنیدن دلایل کارمندتان باشید. در صورت نبود مدارک یا شواهدی مبنی بر سوءرفتار یا ناسازگاری فرد، اولین جلسه نباید به صورت رسمی برگزار شود.
۴) به اتفاق برنامهای طراحی کنید و به آن پایبند بمانید: توافق بر سر یک برنامه بهبود عملکرد با فرد موردنظر بسیار مهم است. چه انتظاری از آنان دارید و در چه بازه زمانی؛ به نکات خاص اشاره کنید؛ در خصوص پشتیبانیهای که در این راستا از آنان به عمل خواهد آمد، شفاف باشید؛ موعد خاصی را برای ارزیابی پیشرفت فرد درنظر بگیرید.
۵) ارزیابیهای منظم انجام دهید: هدف بهبود عملکرد است و این موضوع در بسیاری از موارد تحقق پیدا میکند. اما همواره این پرسش را بهیاد داشته باشید: «اگر بهبودی اتفاق نیفتاد چه خواهد شد؟» با ارزیابی مداوم عملکرد فرد و برخورد صادقانه، بهموقع و مستندسازی وقایع و به اشتراکگذاری آن با کارمند موردنظر، به عنوان یک مدیر و البته از منظر قانونی نیز به وظیفه خود به خوبی عمل کردهاید. با پیگیری اقدامات اشاره شده معمولا سه اتفاق قابل پیشبینی است:
۱) کارمند موردنظر به عملکرد بالایی میرسد و در درازمدت نیازی به مدیریت و نظارت شما نخواهد داشت.
2) کارمند به این نتیجه میرسد نقشی که در سازمان به او سپرده شده است، مناسب وی نبوده و باید به فکر تغییر شغل خود باشد. به باور من چنین تصمیمی اغلب منجر به احساس راحتی فرد شده و نگاه او به موضوع جدایی از سازمان منفی نخواهد بود.
۳) عملکرد فرد تغییر قابلتوجهی ندارد، به این معنی که باید وارد فرآیند مدیریت عملکرد رسمی شوید که به احتمال زیاد منجر به خروج فرد موردنظر از سیستم کسبوکارتان خواهد شد.
عملکرد ضعیف در هر کسبوکاری روی میدهد اما پیشگیری از آن همواره بهتر از درمان است. با مطالعه مقاله حاضر باید اکنون از خود بپرسید: آیا تمامی اعضای تیم من میدانند چه انتظاری از آنها دارم؟ آیا عملکرد آنان با انتظارات من انطباق دارد؟ در صورتی که پاسخ این سوالات منفی است، زمان آن فرا رسیده است تا گفت وگوهایی صادقانه با آنها را تدارک ببینید.
لینک مطلب:
https://www.eranico.com/fa/content/74609