زمانی که آن‌ها وارد کلاس درس من می‌شوند، دو روز از ترم پاییز گذشته است و من می‌توانم ببینم که برخی از آنها به سختی خود را سرپا نگه می‌دارند.من این کنفرانس را هم به‌عنوان یک ارزیابی شرایط دنیای واقعی و هم چیزی جدید و نو می‌بینم. آنها هرگز نمی‌توانند همه کارها را باهم انجام دهند اما می‌توانند کارهای مهم را به انجام برسانند. اجازه دادن به آنها برای کنترل اولویت‌هایشان- با تمرکز بر بخش «مدیریت» در مدیریت زمان- به نظر می‌رسد برخی تنش‌ها را از بین ببرد.طبق مطالعه‌ای که در سال 2011 انجام شد، «ایمیل» به‌طور خاص در درک کارمندان از احساس استرس یا فشار زیاد نقش مهمی ایفا می‌کند. نویسندگان این تحقیق، نتیجه گرفتند که inbox ایمیل نمادی از استرس و حجم زیاد کار است.همچنین گزارش مکنزی در سال 2012 نشان داد که کارمندان تقریبا 28 درصد زمان‌شان را در محیط کار صرف پاسخ دادن، خواندن و نوشتن ایمیل می‌کنند. یک فرد به‌طور متوسط بالای 70 بار در روز ایمیلش را چک می‌کند و گاهی این مقدار به 350 بار در روز نیز می‌رسد!شرکت‌ها باید به این موضوع توجه کنند. کارمندانی که کنترل بیشتری بر روزهایشان دارند، به‌طور کلی حس رضایت بیشتری نیز در محیط کار خواهند داشت. و جای شگفتی نیست که سطوح بالای استرس، با عملکرد پایین‌تر در ارتباط است. به‌طور واضح، باید «ایمیل» را به ابزاری برای عملی کردن اولویت‌هایمان تبدیل کنیم. اما اولین قدم «داشتن اولویت‌های واضح» است.

اولویت‌های شما چیست؟

اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک لیست از همه وظایفی که روزتان را شکل می‌دهد-از پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی تا از عهده برآمدن پروژه‌های عظیم- تهیه کنید. موارد بزرگ را به گزینه‌های کوچک‌تر تفکیک کنید. به عنوان مثال اگر باید گزارشی برای رئیس‌تان در مورد نحوه استخدام زنان بیشتر در هیات‌مدیره شرکت بنویسید، باید با تفکیک آن به قسمت‌های کوچک‌تر شروع کنید: ممکن است با تحقیق در مورد «تعداد زنانی که در حال حاضر در حال خدمت به هیات‌مدیره شرکت‌ها هستند»، «استخدام‌کنندگانی که در یافتن زنان برتر در صندلی‌های هیات‌مدیره تخصص دارند» و «زنان برتر در صنعتتان» شروع کنید. سپس باید بتوانید با نوشتن گزارش یا ارائه‌ اطلاعاتی که داشته‌اید کارتان را شروع و پیش از جلسه‌بعدی با رئیس‌تان آن را پالایش کنید.

اگر این لیست را داشته باشید، می‌توانید شروع به دسته‌بندی آن کنید. ماتریس مدیریت زمان «کاوی» (Covey) ابزاری خوب برای این کار است. کاوی وظایف را در چهار ربع دایره قرار می‌دهد:

• ربع اول: وظایفی که مهم و ضروری هستند. این وظایف شامل واکنش به بحران‌ها یا ضرب‌الاجل‌های دشوار می‌شود.
• ربع دوم: وظایفی که مهم هستند، اما ضروری نیستند. به ایجاد رابطه، برنامه‌ریزی و آماده‌سازی فکر کنید.
• ربع سوم: وظایفی که ضروری هستند، اما مهم نیستند. این جایی است که بسیاری از ایمیل‌های ما را شامل می‌شود.
• ربع چهارم: وظایفی که نه مهم هستند و نه ضروری. این مورد بسیار بدیهی است.

بیشتر زمان ما صرف ربع اول و سوم (حوزه ایمیل) می‌شود. اگر زمان بسیار زیادی در ربع چهارم صرف کنید، شما یک مشکل بسیار جدی دارید. تا جای ممکن از این وظایف خود را رهایی دهید. گرچه ربع دوم، توجهات کافی را به خود جلب نمی‌کند. این‌ها وظایفی هستند که نیازمند زمان شما هستند، شاید برای اینکه به آرامی فکر کنید و برای گام‌های بعدی برنامه‌ریزی کنید.

پالایش اولویت‌هایتان

مزایای تهیه لیست و دسته‌بندی این است که این کار شما را آماده می‌سازد تا لیست معناداری از «بایدها» تهیه کنید و بهتر به این سوال پاسخ دهید که «اکنون چگونه زمانم را به بهترین شکل سپری کنم؟» این کار مکالمه با همکارانتان در مورد حجم کار را بهره‌ورتر می‌سازد. وقتی اولویت‌های خود را می‌شناسید، می‌توانید از داده‌های افراد دیگر برای پالایش آنها استفاده کنید. در صورت مواجه‌شدن با مسوولیت یک پروژه دیگر، اگر هر فردی بداند که اولویت‌های هم‌تیمی‌های دیگر چیست، تیم شما کارآتر خواهد بود. پروژه‌های عملکرد متقابل (Cross-functional) و مبتنی بر تیم به‌طور فزاینده‌ای معمول شده‌اند؛ بنابراین این نوع از بحث‌های صریح می‌تواند منجر به مشکلات کمتری در آینده شود.درک اولویت‌هایتان می‌تواند در بحث‌هایی مرتبط با عملکرد شما، کمک شایانی کند. اگر شما و سرپرست‌تان با اولویت‌های‌تان مخالف هستید، این مشکلی است که باید با صراحت حل شود. منتظر بازبینی سالانه خود نباشید. این مکالمه می‌تواند به شکل یک ایمیل هفتگی اتفاق بیفتد و به سادگی آنچه روی آن کار می‌کنید و چگونگی تقسیم‌بندی زمان‌تان را طرح‌ریزی کند.

داشتن یک استراتژی ارتباطی برای اجرای اولویت‌ها

با روشن کردن اولویت‌ها و اهداف‌تان، لیست بایدهای شما پالایش می‌شود و احساسات شما اندکی بیشتر به خودتان نزدیک خواهد شد، اکنون زمان بازگشت به inbox تان است. پیش از اینکه به فکر بیفتید چگونه ایمیل‌تان را برای خودتان مفید بسازید، چندین نکته واضح در مورد ایمیل هست که مراحل بعدی را به شما خواهد گفت.بیشتر قدرت در یک مکالمه ایمیلی در دستان «فرستنده» است. یک ایمیل فرستاده شده نیازمند یکسری اقدامات در بخش «گیرنده» است. واضح است که ما نیاز به طراحی مجدد ساختار ایمیل داریم: به عنوان مثال، با توجه به ماهیت غیرهمزمان این گونه تعامل، ایمیل واقعا شبیه یک مکالمه رودررو نیست. همچنین ایمیل یک فرم ارتباطات طولانی‌مدت نیست؛ بلکه در عوض یک سیستم ارسال اطلاعات است. و در نهایت، ایمیل قطعا بهترین انتخاب برای همه ارتباطات روزانه نیست؛ گرچه اکثر ما این چنین با آن برخورد می‌کنیم. بیش از هر چیزی، ایمیل ابزاری ارتباطی است که در اجرای استراتژی توسعه و گسترش یافته است و ارتباطات برای اجرای نقاط وسیع‌تر استراتژی ضروری است.به این سناریو توجه کنید: می‌خواهم با دختر 30 ساله‌ام تماس بگیرم و از او یک سوال بپرسم. آیا باید برای او یک یادداشت ایمیل کنم و سوالات را در پایان آن ذکر کنم؟ اگر من فقط یک پاسخ می‌خواهم، جواب این سوال منفی است. بهترین پیشنهاد من ارسال یک پیام سریع (یا شاید یک اسنپ چت) و در صورت ندیدن این پیام احتمالا پیگیری با یک تماس تلفنی است.

هنگام ارسال یک ایمیل مرتبط با کار، باید یک فرآیند فکری مشابه را انجام دهید و در مورد استراتژی ارتباطات فکر کنید: مخاطب من چه کسی است؟ چه پیامی را باید منتقل کنم؟ چه پاسخی را می‌خواهم؟ و چه کانالی برای رسیدن به این مخاطب بهترین است؟ اینها همه مسائل ناپیوسته‌ای هستند که باید به آنها توجه کرد؛ اما هر کدام دیگری را آگاه می‌سازد. پیام درستی که از طریق کانال اشتباهی فرستاده می‌شود، احتمالا شما را به پاسخ موردنظرتان نخواهد رساند و پیام اشتباه برای فرد درست به سادگی تنها هدر دادن زمان است.بیایید در مورد هرکدام از اینها- مخاطب، پیام، پاسخ و کانال- صحبت کنیم و بگوییم که چگونه تغییر عادات ایمیلی مرتبط با هر کدام، می‌تواند مدیریت زمان ما را بهبود ببخشد.

مخاطب. پیش از توجه به هر چیز دیگر، ببینید می‌خواهید با چه کسی ارتباط برقرار کنید. زمانی که این لیست را تهیه می‌کنید دقیق و متفکر باشید. آیا در حال انتقال اطلاعاتی هستید که این افراد نیاز دارند تا از آنها آگاه باشند؟ آیا مطمئن هستید که برای سوال‌تان به سراغ فرد درستی رفته‌اید؟ به ایده ارسال ایمیل‌های کمتر برای دریافت ایمیل‌های کمتر فکر کنید. ایجاد هنجارهایی در خلال سازمان‌تان در مورد خطوط «to» و «cc» در ایمیل‌ها، بسیار ارزشمند است.صریحا بیان کنید کسانی که در بخش cc هستند، تنها برای اهداف اطلاعاتی دخیل شده‌اند و از آنها انتظار نمی‌رود در بحث دیگری شرکت کنند. این کار همزمان ایمیل‌های ورودی را کاهش می‌دهد و فشار را از روی افرادی که در بخش cc هستند برمی‌دارد.

پیام. یک قانون طلایی برای ایمیل‌ها وجود دارد: ایمیل‌ها را به طریقی بنویسید که دوست دارید آنها را بخوانید. هیچ‌کس به یک متن طولانی به خوبی پاسخ نمی‌دهد. همان‌طور که در مورد مخاطب خود دقت می‌کنید، در مورد پیام‌تان و به‌خصوص خط موضوع آن نیز دقیق باشید. یک طراحی ایمیل داشته باشید: مثلا پیام‌ها و سوالات مهمی را در شروع ایمیل بگنجانید.

کانال. زمانی وجود داشت که ایمیل‌ها هیجان‌انگیز بودند. ایمیل‌ها جهان جدیدی به روی ما می‌گشودند و راهی تازه برای ارتباط به روی بشر باز می‌کردند. Inbox چیز بدیعی بود و عبارت اینکه «شما ایمیل دریافت کرده‌اید» هیجان‌انگیز و لذت‌بخش بود.اما دیگر این‌گونه نیست. هنگامی که توجه می‌کنید که چه چیزی را در یک ایمیل بگنجانید و به چه کسی آن را ارسال کنید، این مورد را نیز مدنظر قرار دهید: آیا اصلا باید این ایمیل را بفرستید؟یکی از مشکلات با ایمیل این است که رضایت ناشی از ارسال دکمه «send» یک‌طرفه است. فرستنده ایمیل معاف از انجام هر آیتم «بایدی» است و شاید از چرخش به سوی وظایف ربع دوم (وظایفی که مهم هستند اما ضروری نیستند) آزاد باشد، اما گیرنده ایمیل ناگهان با ربع اول (وظایفی که مهم و ضروری هستند) یا سوم (وظایفی که ضروری هستند اما مهم نیستند) درگیر می‌شود. همان‌طور که پیش‌تر بحث شد، این فقدان کنترل در بخش گیرنده می‌تواند منجر به ایجاد حس عدم کنترل و بنابراین استرس شود.آیا فرستادن یک متن، ایجاد یک تماس سریع یا حتی قدم زدن در شرکت برای حل یک مشکل به صورت شخصی، کارآتر نیست؟ به یاد داشته باشید که این مبحث در مورد بهتر کردن ایمیل‌های شما نیست؛ بلکه در مورد مدیریت زمان و اولویت‌های شماست.اگر ارتباط از طریق یک کانال متفاوت به این معناست که شما کارآتر هستید، شاید زمان آن فرارسیده است تا در مورد کلیک دکمه send بیشتر فکر کنید.

پاسخ دادن. در نهایت در مورد آنچه به‌عنوان یک پاسخ انتظار دارید، دقیق باشید. با به‌خاطر داشتن این مورد در ذهن، به‌خصوص به‌عنوان یک مدیر، در مورد نگرانی‌ها و اولویت‌های زیردستان‌تان آگاه باشید.گرچه شاید یک ایمیل فوری را در آخر هفته ارسال می‌کنید، درحالی‌که از آن بیشتر به عنوان یک یادآوری‌کننده برای شروع هفته استفاده می‌کنید، ممکن است کارمند شما تصور کند باید به آن به‌سرعت پاسخ دهد. ممکن است سهوا آخر هفته آنها را خراب کنید، رنجش و خشم را وارد این رابطه کنید و باعث شوید که هفته بعد او بسیار بد شروع شود.تفکر استراتژیک در مورد ارتباطاتتان به شما کمک خواهد کرد تا از زمان و اولویت‌هایتان به بهترین شکل استفاده کنید. با در نظر گرفتن همه اینها، در اینجا چند راه‌حل کلیدی ارائه شده است.

• با ملاحظه باشید. شما در حال مدیریت اولویت‌هایتان هستید؛ اما همکاران نیز این کار را می‌کنند. پیش از اینکه ساعت 6 عصر آخر هفته یک ایمیل بفرستید به این موضوع خوب فکر کنید.

• سنجیده عمل کنید. اولویت‌های خود را تنظیم کنید و در نظر بگیرید که چگونه فعالیت‌های شما با تشخیص آنها منطبق است.

• حامی باشید. نقاط استرس و حواس‌پرتی خود را تشخیص دهید و آنچه برای محافظت کردن خودتان از آنها لازم است را انجام دهید. زمانی که غرق در کار هستید، برنامه ایمیل خود را خاموش کنید. با تیم‌تان ارتباط برقرار کنید تا بدانند که چه زمانی شما ایمیل‌ها را چک نخواهید کرد.

ما برای تخصص‌مان، توانایی‌مان برای شناسایی مشکلات و حل مشکلات «هزینه زمانی» می‌دهیم و هنوز وقتی با این مشکل اساسی که چگونه روزهایمان را مدیریت کنیم روبه‌رو می‌شویم، آشفته و مغشوش هستیم.در عصر دفاتر کار پرسرعت و دسترسی فوری، استفاده از زمان برای تفکر در مورد فعالیت‌ها و پاسخ‌هایمان می‌تواند سرانجام زمان بیشتری برای انجام بهتر وظیفه و شغل‌مان در اختیار ما بگذارد و موجب شود تا خارج از محیط کار نیز شادتر و راضی‌تر باشیم.