اگر تا به حال برایتان پیش آمده که در جلسه‌ای باشید و از حرف زدن زیردستان‌تان احساس شرمساری کنید، می‌دانید چقدر سخت است که ببینید یک عضو تیم، به سایرین صدمه می‌زند.
شاید این فرد اغلب حرف همکارانش را قطع می‌کند. ممکن است این فرد مهربان یا برعکس اهل مجادله و دعوا باشد. مهم نیست دقیقا چه نوع رفتاری از او سر می‌زند، کارمند شما به‌طور واضح دیگران را عصبانی می‌کند. به عنوان مدیر، می‌دانید که وظیفه شماست تا این مشکل را حل کنید، اما مطمئن نیستید که چگونه این مکالمه را شروع کنید. چه باید بگویید؟ چگونه باید این موضوع را مطرح کنید؟
آنچه کارشناسان می‌گویند
«ارائه بازخورد عملکردی یا رفتاری به فرد به روشی که او را در حالت تدافعی قرار ندهد، همیشه دشوار است.» این را کارولین وب، نویسنده «چگونه روز خوبی داشته باشیم» و مدیر ارشد اجرایی شرکت مربی‌گری Sevenshift می‌گوید. و زمانی که این بازخورد در مورد استایل فردی یک کارمند است، این وظیفه حتی دشوارتر نیز می‌شود. او می‌گوید «اینکه به کارمندان بگویید رفتار آنها باعث ناخشنودی همکارانشان می‌شود، نیاز به مقدار زیادی دقت و ظرافت دارد.» اما این گفت‌وگویی است که باید صورت بپذیرد.امی جن سو، از مدیران Paravis Partners می‌گوید «اجازه ادامه این رفتار در پایان کار تنها منجر به مشکلات بزرگ‌تری خواهد شد.» در اکثر مشاغل، موفقیت به همکاری نیاز دارد. سو می‌افزاید «انجام درست کارتان تنها توانایی شما برای انجام وظیفه محول شده به شما نیست بلکه به معنای توانایی شما در همکاری با سایرین نیز هست.» اگر کارمندان شما کارشان را به درستی انجام نمی‌دهند، این وظیفه شماست تا در مورد آن با آنها صحبت کنید. در اینجا در مورد چگونگی مدیریت این گفت‌وگوی دشوار صحبت می‌کنیم.
آماده باشید که چه چیزی می‌خواهید بگویید
پیش از شروع بحث، شما باید در مورد آنچه می‌خواهید بگویید عمیقا فکر کنید. وب می‌گوید «این مکالمه‌ای است که به آماده‌سازی زیادی نیاز دارد.» پیشنهاد او این است که از خودتان بپرسید چه رفتارهایی را شخصا مشاهده کرده‌اید. معقول و بی‌طرف باشید. سو می‌گوید «قضاوت نکنید، تعمیم ندهید؛ تفسیر نکنید.» «شما مشاهدات بی‌طرفانه می‌خواهید؛ مشاهداتی مانند «من مورد X را در جلسه گذشته مشاهده کرده‌ام و اثر آن مورد Y بوده است.» همچنین خردمندانه است که نحوه پاسخگویی کارمندتان به نظراتتان را استراتژی‌سازی کنید. او می‌گوید «احتمال دارد فردی با شخصیتی قوی، عکس العمل منفی داشته باشد یا این بازخورد را به چالش بکشد.» «این فرد ممکن است گریه کند، فریاد بکشد یا حالت تدافعی به خود بگیرد.» شما باید برای هر نوع واکنشی آماده باشید.
چگونه برای گفتن آن برنامه‌ریزی می‌کنید؟
وقتی صحبت از مکالماتی مانند این می‌شود، آنچه شما می‌گویید تقریبا به اندازه نحوه بیان آن مهم است. وب می‌گوید «شما نیاز به مراقبت و حساسیت دارید.» در مورد آنچه می‌خواهید مطرح کنید، فکر کنید.«احساسات مسری هستند. اگر با ناشی‌گری وارد بحث شوید، این خامی شما منعکس خواهد شد. اگر با میل به انتقاد وارد بحث شوید، احتمال بیشتری وجود دارد که یک گفت‌وگوی مجادله‌آمیز داشته باشید.»همچنین در مورد نحوه بیان موضوع با کارمندتان فکر کنید و شرایط فیزیکی را نیز در نظر بگیرید. او می‌گوید «اگر خواستار مکالمه راحت‌تری هستید، بهتر است پیشنهاد قدم زدن با هم به کارمندتان بدهید یا این گفت‌وگو را در یک کافه انجام دهید.»
بر رشد تمرکز کنید
مطرح کردن یک موضوع مانند بی‌نزاکتی‌های یک فرد کار راحتی نیست؛ بنابراین تلاش کنید تا آن را در قالب «رشد کارمند» شکل دهید. این یک مکالمه توسعه‌ای است و شما باید بر آن کاملا اشراف داشته باشید. «در مورد نیت و قصد خود شفاف باشید.»وب می‌گوید «به یاد داشته باشید که هدف شما به‌عنوان یک مدیر این است که به اعضای تیم‌تان کمک کنید تا به بهترین کارمندان در نوع خودشان تبدیل شوند.» در ابتدای مکالمه نشان دهید که نیت شما خیر است.چیزی مانند این را بگویید «من همیشه به دنبال روش‌هایی هستم تا به پیشرفت شما کمک کنم و فکرهایی در این زمینه دارم. چه زمانی برای گفت‌وگو برای شما مناسب‌تر است؟»
به واقعیت‌ها تکیه کنید
پیشنهاد وب این است که با بیان مشاهدات واقعی، توصیفی از موقعیت مطرح کنید که مسلم و بلاشک است. به عنوان مثال تصور کنید که باور شما این است که کارمندتان با پریدن مداوم در حرف همکاران باعث آزار و ناراحتی آنها شده است. در این مورد، ممکن است چیزی شبیه این را بگویید «در جلسه سه‌شنبه گذشته، شما حرف سه نفر از همکارانش را قطع کردید.» سپس در مورد اثر فعالیت‌های کارمند و اینکه چرا تصور می‌کنید این رفتار مشکل‌زا است، صحبت کنید. «وقتی شما حرف سه نفر را قطع می‌کنید، من نمی‌توانم آنچه آنها می‌خواهند بگویند را بشنوم. این موضوع برای من مهم است چرا که می‌خواهم فضایی باز ایجاد کنم؛ فضایی که همه در آن احساس شنیده شدن کنند؛ چون می‌دانم این کار عملکرد ما را به عنوان یک تیم بهبود خواهد بخشید.»مراقب باشید این طور تلقی نشود که این رفتار از روی عناد یا حتی عمدی است. کارمند شما باید احساس کند که نیات شما مثبت است.
اطلاعات بخواهید
پس از بیان حرفتان، پیشنهاد سو این است که از چشم‌انداز کارمندتان بپرسید. بگویید «فکر می‌کنید جلسه سه‌شنبه چطور پیش رفت؟ در تلاش بودید تا در آن لحظه چه چیزی به‌دست آورید؟ اگر می‌توانستید دوباره آن جلسه را تشکیل دهید، چه چیزی را به‌طور متفاوت انجام می‌دادید؟»به گفته او هدف وادار کردن زیردستتان به فکر در مورد شیوه و نگرشش است. «این رفتار می‌تواند چیزی باشد که خود فرد نیز از آن آگاه نیست.» وب می‌گوید «این سوالات همچنین به کارمندتان زمان و فضایی برای تفکر در مورد رفتارش و علل ریشه‌ای آن می‌دهد.»در نهایت، همه نوع دلایلی می‌تواند وجود داشته باشد که چرا یک فرد به شیوه‌ای خاص رفتار می‌کند و شما باید در مورد آنچه سبب این رفتار شده، ذهنی باز و کنجکاو داشته باشید.
با آرامش روی حرف خود بایستید
کارمند زیردست شما می‌تواند با حالت دفاعی واکنش نشان دهد. وب می‌گوید «این دلیلی است که چرا نباید این حقیقت را فراموش کنید که شما در تلاشید به این فرد کمک کنید تا از لحاظ حرفهای موفق شود و پیشرفت کند.» توصیه سو این این است که «آرام و متمرکز باقی بمانید. اگر فرد مقابل عصبانی شود، احتمال زیادی وجود دارد که شما نیز از کوره دربروید.»پیشنهاد او تایید دیدگاه‌های کارمندتان است؛ اما در عین حال باید مطمئن شوید که پیام‌تان به او منتقل شده است. به عنوان مثال، اگر کارمند موردنظر، پرخاشگر یا سرکش می‌شود، می‌توانید چیزی شبیه این را بگویید «دفعه بعد مطمئن شوید که همکاران شما شانسی برای پایان دادن به جملاتشان پیش از شروع صبحت شما دارند. ما می‌خواهیم حرفهای شما را بشنویم اما خواستار شنیدن حرفهای بقیه نیز هستیم.»
مشکلات را با هم حل کنید
در پایان سو می‌گوید «به کارمندتان فرصت بدهید.» می‌توانید بگویید «خوشحالم که پیش از جلسه‌بعدی تیم با شما آماده می‌شوم و پس از آن با شما صحبت می‌کنم.» وب می‌گوید «هوشمندانه است که زیردستان خود را با بیان ایده‌ه‌ها و پیشنهادهای گروهی، در نحوه حل مشکلات دخیل کنید.» در نهایت «اگر فرد مقابل احساس کند که فرصتی برای طرح یک راه‌حل دارد، احتمال بیشتری وجود خواهد داشت تا تغییری در رفتار او مشاهده کنید.»
لینک مطلب:
https://www.eranico.com/fa/content/75641
