محدودیت و ارزش زیاد زمان این سوال را ایجاد می‌کند که چگونه می‌توان به بهترین شکل از آن بهره برد؟ این مقاله به روش‌هایی برای استفاده‌ی بهتر از زمان پرداخته است.

با توجه به این که چه‌ مقدار زمان را هر روز در محل کار می‌گذرانید، احتمالا بین ۸ تا ۱۲ ساعت یا حتی اگر واقعا سخت کار می‌کنید ۱۴ ساعت از هر روز برای انجام کار‌ها صرف می‌کنید. اما حتی اگر شما از غروب تا طلوع خورشید در محل کار باشید، به نظر می‌رسد که زمان کافی در روز برای انجام همه‌ی کار‌ها وجود ندارد.

بر‌خلاف باور برخی افراد که فکر می‌کنند پول دارایی با ارزشی است،‌ زمان با ارزش‌ترین دارایی است که دارید. همیشه می‌توان پول بیشتری به دست آورد، اما نمی‌توان زمان بیشتری فراهم کرد. در این‌جا چند راه علمی وجود دارد که می‌توانید با به کار گیری آن‌ها از زمانتان بیشترین بهره را ببرید، کارایی را افزایش دهید و نتیجه را بهبود ببخشید.

۱. شب قبل، کار‌ها را آماده کنید

هیچ چیز بد‌تر از این نیست که در شروع روز برای رفتن به محیط کار آماده شوید و بفهمید که چه کاری باید انجام دهید. این موضوع نه تنها باعث از دست دادن زمان می‌شود، بلکه اغلب باعث مدیریت ضعیف فعالیت‌ها می‌شود.

یکی از بهترین کار‌هایی که می‌توان انجام داد آماده شدن از شب قبل است. قبل از این که به تخت خواب بروید به برنامه‌ی روزانه فکر کنید و پنج فعالیت مهم‌تری که لازم است در روز آینده انجام دهید را رتبه بندی کنید. زمانی که صبح به محیط کار می‌رسید، می‌توانید به آن‌کار‌ها بپردازید.

۲. فعالیت‌های روزمره را خودکار کنید

آیا می‌خواهید یک راه علمی برای هدر ندادن مقداری زمان در هر روز بدانید؟ سعی کند کار‌های روزمره، یعنی فعالیت‌های زمان‌بر که ارزشی بر دستاورد‌هایتان ندارند را کاهش دهید. برای مثال یکی از آن فعالیت‌ها برنامه‌ریزی و زمان‌بندی برای ساعات کاری کارمندان است.

اگر هنوز به صورت دستی زمان‌بندی می‌کنید، در واقع زمان را هدر می‌دهید. ابزار‌های زیادی برای زمان‌بندی آنلاین وجود دارد، برای مثال Humanity، که باعث افزایش کارایی و پر بازده شدن پروسه می‌شوند و به شما این امکان را می‌دهند تا برنامه‌ی زمان‌بندی را در یک دقیقه به جای یک ساعت تهیه کنید.

کار‌های دیگری که می‌توانید اتوماتیک کنید شبکه‌های اجتماعی، ایمیل یا حتی برخی فرآیندهای حسابداری و لیست کردن صورت‌حساب‌ها است. بسیاری از این ابزار‌ها رایگان هستند، در حالی که سایر آن‌ها به صورت ماهانه مبلغ کمی را دریافت می‌کنند.

۳. استراحت‌های کوتاه داشته باشید

باور کنید یا خیر، می‌توانید با داشتن استراحت‌های کوتاه زمان را ذخیره کنید. در حالی که ممکن است فکر کنید که فشار آوردن به خودتان و انجام بی‌وقفه‌ی همه‌ی فعالیت‌ها، کار درستی است، در واقع در حال از بین بردن کارایی هستید.‌ پنج دقیقه استراحت در هر ساعت به شما این امکان را می‌دهد تا انرژی خود را افزایش‌دهید و با دیدگاهی تازه به کارتان ادامه دهید.

آیا احساس می‌کنید تمرکز کردن در بعد ار ظهر برایتان سخت است؟ شاید لازم باشد که اندکی فعالیت‌های فیزیکی به کار‌های روزمره‌ی خود اضافه کنید. تا جایی که مربی سلامت و تندرستی Kate Bartolotta می‌گوید: «مطالعات نشان داده است که سطح متوسطی از فعالیت‌های قلبی می‌تواند خلاقیت و کارایی را برای مدت دو ساعت بعد افزایش دهد. به علاوه، تغییر محیط و کانون تمرکز شاید تنها تغییری باشد که برای پیشرفت یا کشفی جدید در کارتان به آن نیاز دارید».

۴.جلسات بی‌فایده را حذف کنید

اکثر جلسات و ملاقات با کارمندان باعث از دست دادن کل زمان می‌شود. ممکن است احساس کنید که کار‌های زیادی انجام می‌دهید، اما در واقع تمام کاری که می‌کنید این است که در کار افراد خلل و اقتشاش ایجاد می‌کنید، روز آن‌ها رابه چندین قسمت کوتاه تقسیم می‌کنید و مانع انجام دادن و کامل کردن وظایفشان می‌شوید.

۵.از ایمیل و شبکه‌های اجتماعی خارج شوید

آیا می‌خواهید کاری اساسی و بنیادی انجام دهید؟ حداقل برای دو ساعت در روز از ایمیل و شبکه‌های اجتماعی خارج شوید. مطمئن باشید که در زمان‌هایی که ایمیل‌ها و پیام‌های کم‌تری دریافت می‌کنید نسبت به کل روز فردی فعال‌تر و با کارایی بیشتر خواهید بود.

هر دقیقه را در نظر بگیرید

توجیه کردن خودتان برای انجام دادن فعالیتی که به کار شما ارزشی نمی‌افزاید کار ساده‌ای است. برای مثال، ممکن است تصور کنید که برداشتن تلفن همراه و چک کردن فیسبوک برای چند دقیقه کار اشتباهی نیست، اما حقیقت این است که هر دقیقه ارزشمند است. از زمانی که در محل کار حاضر می‌شوید تا زمانی که به خانه بر می‌گردید، لازم است که تمرکز داشته باشید. از دست دادن یک دقیقه به دو دقیقه تبدیل می‌شود و این اتفاق ادامه خواهد داشت.

تا جایی که امکان دارد زمانتان را حفظ کنید و ساعاتی که در روز دارید را به کار بگیرید تا کاراییتان افزایش یابد و موفق شوید.