10 توصیه برای شروع یک روز کاری فوق‌العاده

جنی هنگامی که کامپیوترش را روشن کرد پیامی را مشاهده کرد که روز بد او را تکمیل کرد: سیستم اتوماسیون اداره و ایمیلها طبق اعلام قبلی به مدت دو ساعت مختل میشود و قابل استفاده نخواهد بود!!

آیا شما هم تجربه چنین شروع کاری هولناکی را داشتهاید؟ و آیا با خود گفتهاید که «روزی که نکوست از صباحش پیداست». در این بخش 10 توصیه برای شروع یک روز کاری فوقالعاده در اختیارتان قرار میگیرد.

1) خوش و بش صبحگاهی
در ابتدای ورودتان به اداره یا شرکت با تمام همکاران و دوستانتان در محل کار سلام و خوش و بش کنید و از کارهای آن روزشان بپرسید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا از اولویتها و فعالیتهای آن روزشان آگاه شوید و بر همین اساس از آنها کمک بگیرید.

2) سرود بامدادی
ورزشکاران حرفهای معمولا از سرودها یا عبارات خاصی برای شروع کارشان استفاده میکنند پس چرا کارمندان و مدیران چنین نکنند؟! برای اینکه هم خود و همکارانتان در ابتدای صبح احساسی شبیه به حضور در خانه خود داشته باشید بد نیست سرودی کوتاه یا تکیه کلامی مخصوص را به محض دیدن همدیگر زمزمه کنید.

3) یک ساعت اول سبک
سعی کنید در یک ساعت اول حضورتان در محل کار، سرتان را بیش از حد شلوغ نکنید. بسیاری از مدیران به محض ورود به محل کارشان خود را با سیلی از پیامها و تماسها و مراجعان روبهرو میبینند. هجوم کارهای متعدد یک نوع احساس درگیر شدن و گرفتاریهای کاری را در افراد به وجود میآورد که چندان خوشایند نیست. پس اگر این امکان برای شما وجود دارد که بعضی از کارها را به یک ساعت بعد از زمان شروع کارتان موکول کنید حتما این کار را انجام دهید. یک ساعت اول کاریتان را بهتر است به تفکر، برنامهریزی و تحلیل مسائل اختصاص دهید. شاید پس از خواندن دو، سه جمله اخیر بگویید: «اینها همه خیالپردازی و توصیههایی غیرعملی هستند» اما بد نیست یک بار امتحانش کنید خواهید دید که آن طور که فکرش را میکردید هم نیست و شاید بتوانید نه هر روز اما سه بار در هفته چنین کنید.

4) اول مهمترین کارهایتان را انجام دهید
خیلیها ساعات نخست کاریشان را به خواندن ایمیلها و مرتب کردن ورقهها و پروندهها اختصاص میدهند درحالیکه ساعات نخست کاری بهترین و مناسبترین لحظات برای ایدهپردازیهای خلاقانه و برنامهریزیهای روزانه و اندیشیدن به مسائل پیچیده و تلاش برای حل آنهاست.

5) یک تکه شکلات و یک فنجان نوشیدنی
بهترین گزینه خوردنی و نوشیدنی در ساعات اولیه یک صبح کاری چیزی نیست مگر یک تکه شکلات یا یک فنجان قهوه یا چای که خون را در رگهای شما به حرکت در میآورد و مغزتان را بهتر بهکار میاندازد. تجربه ثابت کرده که انتظار کشیدن برای خوردن نوشیدنی در ابتدای صبح انگیزه ذهنی کارمندان و مدیران برای شروع یک روز کاری موفق را دوچندان میکند.

6) میز مرتب
مرتب بودن میز کارتان در ابتدای صبح به شما احساس خیلی خوبی خواهد داد و شما حس میکنید که همه چیز مرتب و دلخواه شماست. پس اگر در پایان روز کاری قبل میزتان را مرتب نکردهاید در ابتدای روز کاری جدید این کار را انجام دهید. این مرتب بودن شامل مرتب بودن اتاق کار و آیکونهای دسکتاپ رایانه شما نیز میشود.

7) تعامل با بهترین دوست در محل کار
اختصاص چند دقیقه برای گفتوگوی کاری با یک دوست و ایدهپردازیهای خلاقانه، پیشنهاد دادن و پیشنهاد گرفتن و حل مسائل کاری با کمک او به شما این احساس را میدهد که در محل کارتان تنها نیستید و در صورت نیاز میتوانید روی کمک او حساب کنید. تعامل با دیگران بهخصوص کسانی که با شما صمیمی هستند برای بسیاری از مدیران یک موهبت به شمار میآید و انرژی و انگیزه کاری مضاعفی را برای تمام روز در اختیار آنها قرار میدهد.

8) اعلام اهداف روزانه با صدای بلند
یک مدیر در ابتدای یک روز کاری باید با صدایی رسا و با بیانی مشخص اهداف خاص آن روز را به کارکنان اداره و شرکتش اعلام کند. پس چه خوب است که هر روز صبح به دیگران بگویید که رسیدن به چه هدفی را در آن روز از آنها انتظار دارید و آن روز آنها باید از چه موانعی بگذرند. به عنوان مثال، اگر یک مدیر در ابتدای صبح به افراد بگوید: «دوست دارم امروز روزی باشد که طی آن ما سرانجام بتوانیم بر آخرین مانع بر سر راه انجام پروژه مهم خود غلبه کنیم» تا حد بسیار زیادی به برطرف شدن موانع موجود در آن روز کمک کردهاید چرا که با گفتن این جمله یک «نقشه راه روزانه» را برای آن روز ترسیم کردهاید.

9) ستایش و تشویق صبحگاهی
اگر قرار است طی یک روز کاری از یکی از کارکنان قدردانی کنید حتما این کار را در ابتدای صبح و در مقابل دیگران انجام دهید و مطمئن باشید که آن روز برای آن فرد روزی سرشار از انرژی و کارآمدی و انگیزه خواهد بود. این کار برای سایر کارکنان و همکاران آن فرد و حتی خود شما نیز روحیه بخش و انگیزهساز خواهد بود.

10) خوشبینی و امیدواری صبحگاهی
خوشبینی و امید به آینده از ملزومات موفقیت در هر کاری است. پس برای داشتن یک روز کاری رویایی هم خودتان خوشبین و امیدوار باشید و هم به دیگران توصیه کنید چنین باشند چرا که «آن کس که امید به بردن ندارد از قبل باخته است.»