چرا برخی کارکنان از اثرگذاری کمتری برخوردارند؟

بعضی اوقات کارکنان مجرب و توانمند از قبل دارای مهارتهای تعاملی و ارتباطی کافی هستند و نیاز چندانی به تقویت این مهارتها در آنها نیست. اما کار زمانی برای مدیر سخت میشود که خود را با تعداد زیادی کارکنان فاقد چنین مهارتهایی روبهرو میبیند و باید این مهارتها را در آنها تقویت کند. در ادامه به هفت توصیه کاربردی در زمینه راههای تقویت مهارتهای ارتباطی و تعاملی در میان کارکنان اشاره خواهد شد که با بهکار بستن آنها یک مدیر میتواند بستر مناسبی برای تحقق اهداف سازمانی فراهم آورد.

1) با افرادتان تماس مستقیم و دائمی داشته باشید: اگر بخواهید شنا کردن را یاد بگیرید، حتما باید وارد آب شوید و در آب دست و پا بزنید تا آن را بیاموزید. برای آموختن مهارتهای تعاملی و ارتباطی به کارکنان نیز باید بهطور مستقیم و پیوسته با آنها در ارتباط بود و این همان چیزی است که اغلب مدیران، بهویژه مدیران شرکتهای فنی و مهندسی از آن غفلت میکنند و در نتیجه بسیاری از کارکنان چنین شرکتهایی بهصورت انفرادی و محدود کار میکنند و از کار تیمی گریزانند. تداوم چنین وضعیتی بهطور حتم موجب فروپاشی تیمهای کاری و شرکتها خواهد شد. بنابراین، بهعنوان رهبر تیم باید ضمن برقراری تعامل سازنده با تمام افرادتان، این کار را به آنها به صورت عملی بیاموزید و از آنها بخواهید به بهانههای مختلف با هم ارتباط داشته باشند. اهمیت این ارتباط با بالاتر رفتن شما در سلسله مراتب سازمانی اهمیت و ضرورت بیشتری پیدا میکند.

2) با افرادی خارج از تیم تحت رهبریتان ارتباط برقرار کنید: بسیاری از مدیران فکر میکنند تمام روابط کاریشان باید محدود به کسانی باشد که بهطور مستقیم با آنها و برای آنها کار میکنند، درحالیکه عقل سلیم حکم میکند که دامنه تعاملات و ارتباطات کاری به حوزههایی خارج از فعالیتهای روزمره نیز تسری یابد که به گونهای غیرمستقیم ممکن است با کار شرکت گره بخورند. اهمیت چنین پیوندهایی زمانی آشکار میشود که چالشهای پیشبینینشدهای گریبان شرکت را میگیرند که با روشهای متداول و رسمی نمیتوان آنها را حل و فصل کرد، درحالیکه چاره کار در روابط و پیوندهای غیررسمی با نهادها و اشخاصی خارج از چارچوبهای تعریفشده قرار دارد. این نوع شبکهسازیهای نامحدود بیشتر نگاه به آینده و استفاده از فرصتهای آتی دارند و به نوعی آیندهنگری محسوب میشوند.

3) یاد بگیرید با انتقادها برخورد منطقی و سازنده داشته باشید: اگر شما هم جزو آن دسته از مدیران هستید که در برابر کوچکترین انتقاد از عملکردتان برآشفته میشوید و با فرد انتقادکننده خیلی بد برخورد میکنید، حتما باید در این رفتار خود تجدید نظر کنید، چرا که تداوم این رویکرد میتواند به ارتباطات شما با ذینفعان و افرادتان لطمه جدی وارد کند. حتی اگر انتقاد مطرح شده کاملا بیراه و نادرست باشد هم واکنش شما باید منطقی و مودبانه باشد و در چنین حالتی است که تهدیدی به نام انتقاد به فرصتی برای آموزش روش تعامل و ارتباط به کارکنان، مشتریان، سهامداران و... بدل میشود.

4) عقایدتان را به گونهای بیان کنید که به شخصیت دیگران آسیب وارد نکند: هنگامی که در حال مدیریت یک تیم هستید یا زمانی که پروژهای را اجرا میکنید، موقعیتهایی پیش میآید که مجبور میشوید چیزهایی را به دیگران بگویید که شاید برای آنها ناخوشایند باشد. اگرچه چنین موقعیتهایی اجتنابناپذیر بوده و بخشی از زندگی کاری همه مدیران محسوب میشود، اما میتوان این کار را به گونهای انجام داد که کمترین آسیب و پیامد منفی را به دنبال داشته باشد و باعث ساقط شدن آن فرد از کارش و در نهایت بیزاری او از شما و شرکت تحت رهبریتان شود. استفاده از تاکتیکهای هدفمند و باز نگه داشتن راه بازگشت فرد به آغوش شرکت و دادن فرصت جبران به او زمینهای را فراهم میآورد که در آن تهدیدی به نام خطای کارکنان به فرصتی برای آموختن کارهای درست و تضمین وفاداری و کارآمدی دائمی افراد تبدیل میشود.

5) تواناییتان را برای گفت‏وگوهای دشوار کاری افزایش دهید: گاهی اوقات موقعیتهایی پیش میآید که در آن اعضای تیم تحت رهبریتان تمایلی برای گوش فرا دادن به صحبتهای شما و اطاعت از دستورات شما ندارند و در چنین موقعیتهایی است که گفتوگوی شما با افرادتان به مرحله فوقالعاده حساسی میرسد که چگونگی مدیریت آن بسیار تعیین کننده و سرنوشتساز خواهد بود. راستی واکنش شما در چنین مواردی چگونه است؟ آیا از خواستههایتان عقبنشینی میکنید و پا پس میکشید؟ یا اینکه موضعی تهاجمی و پرخاشگرانه میگیرید و افرادتان را تهدید به اخراج و تنبیه میکنید؟ واقعیت آن است که هیچ کدام از این رویکردها درست و موثر نیست و پیامدهای منفی آنها از فوایدشان بیشتر است. بهترین کار در چنین موقعیتهایی این است که مدیر بر اعصابش مسلط باشد و به قضیه پیش آمده نه از دریچه احساسات زودگذر، بلکه با دیدی واقعگرایانه و منطقی نگاه کند و پس از سبک و سنگین کردن شرایط با لحنی منطقی افراد را در راستای انجام بهترین عمل متقاعد سازد.

6) مهارتهای انگیزشی خود و افرادتان را توسعه دهید: رهبری و انگیزهسازی دو روی یک سکهاند و هر رهبری باید در کنار رهبری افرادش در جهت دادن انگیزههای مختلف و پیوسته به آنها گام بردارد. آنچه مسلم است اینکه شما نمیتوانید به همه افرادتان به یک شکل و با یک ابزار انگیزه دهید، بلکه برای انگیزه دادن به هر فرد باید از ابزار متفاوتی بهره ببرید. کارکنانی با انگیزه زیاد میتوانند به همدیگر نیز انگیزه دهند و شما نیز از انگیزش آنها منتفع خواهید شد و افرادتان با جان و دل در راستای خواستههای سازمان گام برمیدارند.

7) افرادتان را با اهداف مشخص مدیریت کنید: از قدیم گفتهاند که «برای کشتی بدون هدف هیچ بادی باد موافق نیست.» بنابراین اگر افرادتان ندانند که به سمت چه هدفی در حال حرکت هستند تمایلی به حرکت کردن از خود نشان نمیدهند. پس برای تقویت مهارتهای ارتباطی و تعاملی در آنها بهطور پیوسته به آنها اهداف و مسیرهای حرکت مشخص و روشنی را نشان دهید آنگاه خواهید دید که همه چیز در همان جهت مورد نظر شما به پیش خواهد رفت.