چرا بعضی از مدیران هیچ‌گاه وقت کم نمی‌آورند؟

مری که در حال پاسخ دادن به آخرین ایمیلی است که دریافت کرده، با خود میگوید: «این کاری نیست که من بهعنوان یک مدیر باید انجامش دهم. تمام روز من صرف سر و کله زدن با کارمندان و کنترل بحران و چالشهایی است که پیدرپی در محل کارم بهوجود میآید، درحالی که باید فقط به مدیریت و کنترل پروژهها و کارکنان بپردازم و نباید مستقیما خودم را درگیر همه کارها کنم.» با گفتن این حرفها و چندبرابر شدن خستگی مری، او محل کارش را به سمت خانه ترک میکند.

شاید بسیاری از شما وضعیتی شبیه به مری داشته باشید و همیشه نسبت به همکاران خود که سر موقع کارهایشان را انجام داده و به خانههایشان میروند، غبطه میخورید و در ذهنتان این سوال مطرح است که چطور و چگونه آنها میتوانند تمام کارها و وظایفشان را بهموقع و بهطور کامل انجام دهند، درحالی که شما از انجام این کار عاجزید؟ آیا آنها کار کمتری نسبت به شما انجام میدهند یا اینکه علت را باید در جای دیگری جستوجو کرد؟ پاسخ این سوال در یک عبارت خلاصه میشود و آن «مدیریت بهینه زمان» است. اغلب مدیران موفق و کارآمد کارها و اقدامات کاریشان را به شش دسته تقسیم میکنند و براساس اولویتها و تاثیرگذاری هرکدام از آنها بر مدیریت زمان با آنها برخورد میکنند. در ادامه به این شش رویکرد اشاره خواهد شد:

• اصلا انجامش نده

گاهی اوقات در محل کارمان مسائل و عواملی بهوجود میآیند که نباید به آنها توجه کرد و انجامشان داد، چراکه انجام آنها نهتنها کمکی به تحقق اهداف کاری مان نمیکند، بلکه ما را از مسیرمان دور خواهد ساخت. نمونه بارز اینگونه عوامل را میتوان در ایمیلهای دریافتی یا پیامها شبکههای اجتماعی مشاهده کرد که دشمن اصلی تمرکز کاری محسوب میشوند و به هیچعنوان نباید به آنها توجه کرد و در جهت پاسخ دادن به آنها باید ساعت مشخصی تعیین کرد.

• با تاخیر انجامش بده

بعضی از کارها هستند که اگر توجه کردن به آنها و انجام دادنشان را به تاخیر بیندازید، نهتنها هیچ ضرری نمیکنید، بلکه حتی ممکن است آن عوامل پس از مدت کوتاهی به خودیخود از بین بروند و دیگر وجود خارجی نداشته باشند. بهعنوان مثال، تماس تلفنی از طرف یکی از دوستان یا همکاران، آن همزمانی که در حال انجام پروژهای حساس و نیازمند تمرکز بالا هستید از جمله مواردی است که باید پاسخ دادن به آن را به تاخیر بیندازید؛ چه بسا مسالهای که آن دوست یا همکار میخواست با شما در میان بگذارد پس از چند دقیقه حل شود و دیگر هیچگاه مطرح نشود.

• مسوولیت انجامش را از گردن خودت وا کن

گاهی اوقات انجام کارهایی از یک مدیر خواسته میشود که اصلا ربطی به او ندارد و تمام برنامهریزیهای او را بههم میریزد. در چنین مواردی بهترین واکنش مدیر باید این باشد که مسوولیت انجام آن کار را از گردن خود بردارد و بیجهت خود را درگیر آن نکند.

• انجام دادنش را به دیگران واگذار کند

یکی از اصول و مهارتهای مدیریتی به تفویض اختیارات و وظایف به زیردستان مربوط میشود. در دوران ما که مملو از پیچیدگی در کارها و متعدد بودن وظایف است، تفویض کردن اختیارات و وظایف به دیگران و نظارت بر انجام امور از جمله عواملی است که از شلوغ شدن سر مدیران جلوگیری میکند و در نتیجه آنها فرصت کافی برای پرداختن به فعالیتها و وظایف مدیریتی و استراتژیک‏شان پیدا میکنند. بنابراین اگر مدیری را دیدید که وقت آزاد زیادی دارد و با طمانینه کارهایش را انجام میدهد، فکر نکنید که کارهای زیادی برای انجام دادن ندارد، بلکه بدانید که او تفویضکننده خوبی است.

• بهطور معمولی انجامش بده

بعضی وقتها کارهایی برای مدیران پیش میآید که انجام آنها نیازمند وسواس و تمرکز خیلی زیاد و در نتیجه صرف وقت و انرژی زیادی نیست. بهعنوان مثال، در صورتی که مجبور به شرکت در جلسهای هستید که ارتباط چندانی به شما ندارد اما بنا بر الزام مقامهای مافوق در آن حضور دارید، بهتر است که انرژی و تمرکز زیادی برای آن جلسه نگذارید و در عوض دقایق حضور در آن جلسه را صرف برنامهریزیهای ذهنی و فکر کردن به موضوعات کلیدی و حساس کاری خودتان کنید.

• به بهترین شکل ممکن انجامش بده

در زندگی کاری هر مدیری مسائل و موضوعاتی وجود دارند که از اهمیتی حیاتی و کلیدی برای موفقیت آن مدیر و مجموعه تحت رهبری او برخوردار است. چنین مواردی را باید به بهترین نحوممکن و با حداکثر دقت و تمرکز انجام داد و به هیچعنوان نباید در مورد آنها تساهل و تسامح کرد، چراکه همین موضوعات هستند که موتور محرکه پیشرفت شما و برگ برنده شما در دنیای مدیریت خواهند بود.

مراقب خود مزاحمی هم باشید

وقتی صحبت از عوامل مختلکننده تمرکز کاری و مزاحم به میان میآید، تمام توجهها به عوامل بیرونی و کسانی که در اطرافمان حضور دارند معطوف میشود، درحالی که در بسیاری موارد این خود ما هستیم که بیشترین مزاحمتها و اختلال تمرکز را برای خود بهوجود میآوریم. بهعنوان مثال موقعیتی را در نظر بگیرید که با تمرکز کامل در حال تهیه یک گزارش هستید که ناگهان ذهنتان شروع به بازیگوشی میکند و مثلا به خودتان میگویید: «باید فلان مساله را با آقای ایکس درمیان بگذارم» یا «راستی الان آقای ایکس داره چهکار میکنه؟» چنین پارازیتهای ذهنی که در فکر شما ایجاد میشود نیز به نوبه خود تمرکز کاریتان را بر هم میزند. دوری کردن از این خودمزاحمیها نیز میتواند در پیشبرد کامل و بهموقع کارهای یک مدیر مفید باشد.