چرا 99 درصد جلسات اتلاف زمان و پول هستند؟

سپس تصور کنید که در قالب صاحب یک کسبوکار کوچک میخواهید چک پرداخت این هزینه را صادر کنید. اگر قرار بود این پول از جیب شما پرداخت شود، آیا جلسه را برگزار میکردید؟ اصلا بهطور کلی جلسهای تشکیل میدادید؟سپس برای هر فرد حاضر در اتاق جلسه، هزینه فرصتی را که میتوانست بهجای گوش دادن به صحبتهای تخصصی و پیشرفتهای مهندسی دستاوردی داشته باشد، لحاظ کنید. هر جلسهای که مستقیما درآمد تولید نکند، یا باعث صرفهجویی در هزینه نشود، اتلاف کامل پول است. این موضوع خصوصا زمانی درست است که:

1) اطلاعات بخشی از دستورجلسه است: هیچ دستور جلسهای نباید شامل اطلاعات کلامی، تکرار رئوس مطالب، مرور یا بحث باشد. تنها دستورکاری که باید داشته باشید یک نکته است: «تعیین تاریخ راهاندازی محصول» یا «انتخاب توسعهدهنده نرمافزار برای بازطراحی پایگاه داده» یا چیزی که در واقع به یک گروه تصمیمگیری نیاز دارد که البته اینها بهندرت در جلسات اتفاق میافتد. بهانههایی مانند اینکه به «تایید دیگران نیاز داریم» را نیاورید. جلسات این حمایت و تایید را بهوجود نمیآورند، بلکه ایدههای بزرگ است که حمایت بهوجود میآورند. به کارمندان توضیح دهید چه کاری باید انجام شود، چرا این کار را انجام میدهید و کمک کنید بفهمند چرا این کار دارای اهمیت است... و اگر کارمندان شایستهای داشته باشید، از حمایت آنها برخوردار خواهید شد. اطلاعات را قبل از شروع جلسه به اشتراک بگذارید. اگر تیم جلسه باید تصمیمی را اتخاذ کند، آیا اطلاعات موردنیاز را نباید از قبل داشته باشد؟ اسناد، گزارشها و غیره را قبل از جلسه به شرکتکنندگان بفرستید. برگزاری یک جلسه برای به اشتراکگذاری اطلاعات یعنی اتلافوقت کل گروه و سرمایه شرکت.

2) مدت زمان جلسه یک پیشفرض استاندارد است: معمولا تقویمها بهصورت دورههای زمانی 30 یا 60 دقیقهای تقسیمبندی میشوند. به علاوه، ما انتظار داریم کارها در زمانهای خاصی شروع شود و به پایان برسند. مثلا 10:30 یا 9 یا 3:30؛ یعنی انتظار داریم ساعت شروع و پایان جلسه رُند باشد. بنابراین یک جلسه که راس ساعت 9 شروع میشود، طوری زمانبندی خواهد شد که تا ساعت 30: 9 یا 10 ادامه داشته باشد؛ حتی اگر 10 دقیقه برای تصمیمگیری موردنیاز باشد. این باعث میشود زمانتان هدر رود. مثل این است که بخواهید خانهای بزرگتر بخرید. مهم نیست چقدر فضا دارید، در نهایت آن را با اثاث پر میکنید. درعوض از قبل تصمیم بگیرید مدت زمان یک جلسه براساس مقدار کار چقدر باید باشد نه بیشتر، سپس وقت را مطابق با آن زمانبندی کنید. به همه بگویید جلسه بهموقع به پایان میرسد. اگر فقط به 10 دقیقه نیاز دارید، 10 دقیقه برنامهریزی کنید و تابع آن باشید. البته اگر فقط به 10 دقیقه نیاز دارید، واقعا باید جلسه رسمی را برگزار کنید؟

3) به افراد اجازه داده میشود با تاخیر حضور یابند: همیشه این اتفاق رخ میدهد. چند نفر زود به جلسه میآیند و شروع به گفتوگو میکنند. اتاق پر میشود. زمان شروع جلسه رسیده، اما چند نفر هنوز حضور ندارند و شما منتظر میمانید. هر وقت زمان شروع فرا میرسد، جلسه را آغاز کنید. وقتی ساعت کاری 8 صبح است، دوست دارید کارمندانتان 10 دقیقه اول را به جای کار کردن بیهوده صرف کنند و به کارهای متفرقه بپردازند؟ مطمئنا دوست ندارید اینطور باشد، ولی وقتی اجازه میدهید یک جلسه با تاخیر شروع شود، دقیقا همان کار انجام میگیرد.

4) به افراد اجازه داده میشود بلند فکر کنند: اگر شخصی در جلسه بلند فکر کند، فورا باید جلوی او گرفته شود. چرا؟ همه افراد باید افکارشان در یک راستا باشد و ایدههایی منسجم بر اساس اطلاعاتی که پیش از جلسه در اختیارشان قرار داده شده، داشته باشند. اجازه ندهید افراد بهدلیل اینکه فقط میخواهند در جلسه حضور داشته باشند، مفاهیم خامی را که در ذهن دارند ناگهان بیرون بریزند. اگر جلسه توفان فکری هست، مشکلی ندارد. در غیر اینصورت، انتظار میرود حضار با افکار کاملا شکل گرفته آماده شوند. اگر شخصی زمانی را برای آماده شدن نداشته، نباید در جلسه حضور داشته باشد.

5) پاسخگویی و مسوولیتپذیری هرگز برقرار نشده است: جلسات خوب به تصمیمگیریهای جدی منجر میشوند، اما اگر یک تصمیم اجرا نشود، دیگر تصمیم نیست. دقیق مشخص کنید یک تصمیم چه چیزی است و توسط چه کسی و چه وقت باید اجرا شود. هرگز اجازه ندهید مسوولیتها مبهم باشند.

6) یک جمعبندی مفصل ضروری است: تنها جمعبندی که نیاز دارید لیست اقدامهای عملی است. مشخص کنید چه تصمیمی گرفته شد، چه کاری در آینده صورت میگیرد، چه کسی مسوول انجام آن است، چه زمانی اجرایی میشود... و نه هیچ مورد دیگری.هرگز مواردی مانند «امکان سازماندهی مسوولیتهای اداری» را لحاظ نکنید. اگر تنها کاری که انجام دادید گفتوگو در مورد سازماندهی مجدد بوده، آنگاه: 1) باعث تاسف است که تصمیمی نگرفتید و 2) لحاظ کردن «گفتوگو» در جمعبندی مستلزم این است که سایر مباحثی که منجر به اخذ تصمیم شده است نیز موردتوجه قرار گیرد.با قرار دادن بحثهای کلی در جمعبندیجلسه، به آنها اعتبار ندهید. در جلسات این بحثها ارزشمند نیستند.

7) بهبود انسجام تیمی، هدف است: اعضای تیم باید با یکدیگر بهخوبی کار کنند. اما نباید از کار سر باز بزنند یا تصور کنند حتما مقید هستند که با هم کار کنند. روابط خوب در کسبوکار زمانی ایجاد میشود که افراد برای یک هدف مشترک با هم فعالیت میکنند و به یکدیگر اعتماد دارند. بهطور خلاصه، روابط عالی زمانی اتفاق میافتد که نتایج ملموس و اهدافی معنادار بهدست آورید. البته روابط فردی را با روابط «مولد» اشتباه نگیرید. بهترین راه برای بهبود ترکیب تیمی جلسات انجام کارهای سخت است، نه صرفا نشستن دور میز جلسه.