بهبود مستمر (بهبود افزایشی، بهبود نردبانی) یک فرایند و یا ابزار بهبود بهره وری است که قصد دارد یک رشد ثابت و سازگار و بهبود در تمامی قستمهای یک فرایند و یا فرایندها ایجاد کند. بهبود مستمر پایداری فرایند و امکان بهبود آن را در آینده تضمین می‌کند. وقتی قصد، رشد سازمان و توسعه ترقی باشد، شناختن تمامی فرایندها و توسعه تحلیل اندازه گیری هر یک از مراحل فرایند ضروری است. بعضی از ابزارهای بهبود مستمر شامل تحلیل اقدامات اصلاحی، فعالیت‌های پیشگیرانه، ممیزی داخلی و رضایت مشتری می‌باشند. سیستمهای مدیریتی ISO مانند سیستم مدیریت کیفیت یا سیستم مدیریت زیست محیطی از این ابزار استفاده می‌کنند تا تضمین کنند که هدف کلی یک سازمان بدست آمده‌است.
یکی از قدرتمندترین ایده‌هایی که دمینگ ارائه کرد، چرخه بهبود مستمر بود. این چرخه چهار مرحله دارد:
۱
) برنامه ریزی برای تغییر هر چیزی است که تلاش می‌کنید بهبود یابد.
۲) مرحله دوم، انجام آن تغییر در مقیاسی کوچک است.
۳) مشاهده و بررسی نتایج
۴) تصمیم گیری و اقدام مجدداست.
سپس این چرخه بارها و بارها تکرار می‌شود. هیچ کس در یک چرخه تغییری ایجاد نمی‌کند که در چرخه بعد آن را نفی کند. این فقط اتلاف وقت است. وقتی تغییری را برنامه ریزی می‌کنید، به خود می‌گویید: «من معتقدم که این تغییر اوضاع را بهتر می‌کند» اگر این طور نشد، شما درس بزرگی از این شکست آموخته‌اید.
هرچه شما روند کار خود را بهبود می‌بخشید، هم‌زمان دانش خود را در مورد این روند کار بهبود بخشیده‌اید. بهبود محصول و فرایند، مستلزم درک بیشتر و نظریه بهتر است. شاید این امر چیزی بیش از کاربرد روش علمی در کسب و کار نباشد، ولی بهبود محصول و فرایند تنها در این صورت ممکن می‌گردد. بهبود مستمر به عنوان موثرترین راه برای بهبود بازده و بهبود کیفیت در شرکت‌ها شناخته شده‌است.
متدولوژی‌های بهبود مستمر
۱) تولید ناب - Lean production
تولید ناب تلفیقی از تولید دستی و تولید انبوه است.به شکلی که انعطاف پذیری در تولید را از تولید دستی و قیمت ارزان کالا تولید شده را از تولید انبوه وام می‌گیرد.به طور کلی فلسفه تولیدی تولید ناب اینست که زمان تدارکی بین سفارش مشتری و ارسال محصولات و قطعات را با از بین بردن انواع اتلافها کوتاه می‌کند.
۲) شش سیگما - Six Sigma
شش سیگما یک نگرش منضبط، داده محرک و روشی برای حذف عیبها در هر فرایند و محصول می باشد. این فرایند از ساخت تا فروش را در برمی گیرد و شامل همه محصول و خدمات ارایه شده از سوی یک سازمان می گردد.
همه افراد یک سازمان بدون توجه به موقعیت سازمانی باید در پیاده‌سازی شش سیگما مشارکت داشته و از آن تأثیر پذیرند. برخلاف دیدگاه بسیاری از افراد که شش سیگما را مجموعه‌ای از راز و رمزهای مهارتی معرفی می‌کنند که تنها قابل دسترسی برای افراد با تحصیلات بالای دانشگاهی است، شش سیگما برای تمامی افراد سازمان قابل فهم است؛ به گونه‌ای که در پایان اجرای آن در یک سازمان، همه افراد مهارت‌های خاصی را به دست خواهند آورند. شش سیگما سیستمی است شامل مجموعه از تکنیکها و ابزارهای بهبود مستمر برای تمرکز بر فرایند ها، تحلیل و مقایسه آنها و تخصیص منابع به فرایند هایی که نیازمند توجه بیشتر هستند.
۳) کایزن - Kaizen
کایزن به معنای بهبود یا تغییر دائم برای رسیدن به نتیجه‌ای بهتر است و به فلسفه‌ای اشاره دارد که در آن تمرکز بر روی بهبود مستمر فرآیند تولید، مهندسی یا مدیریت کسب و کار است.
کایزن در مقوله‌های سلامت، روان‌درمانی و مربیگری زندگی، امور دولتی، بانکداری و دیگر صنایع بکارگیری شده است. هنگام بکاریگیری در امور اقتصادی و فضای کاری، کایزن به فعالیت‌هایی اشاره دارد که همهٔ عملکردها را به طور مستمر بهبود می‌بخشد و همهٔ کارمندان از جمله مدیر عامل اجرایی تا کارگران خط مونتاژ را شامل می‌شود. کایزن در فرآیندهای خرید و لجستیک، که مرزهای سازمانی را به زنجیره تأمین متصل می‌کند، نیز به کار گرفته می‌شود.
کایزن با بهبود فعالیت‌ها و فرآیندهای استاندارد تلاش می‌کند اتلاف را از بین ببرد. کایزن نخستین بار پس از جنگ جهانی دوم در چندین کسب و کار ژاپنی به کار گرفته شد و بخشی از آن از کسب و کار و مدیریت کیفیت آموزش‌دهندگان آمریکایی که از ژاپن بازدید می‌کردند تأثیر پذیرفت و از آن زمان به بعد در کل جهان گسترش یافت و هم‌اکنون در بسیاری از زمینه‌ها به غیر از اقتصاد و تولید به کار گرفته می‌شود.
نیازمندی‌ها:
بهبود مستمر نیاز به موارد زیر دارد :
- پشتیبانی مدیریت
- مراحل بازخور و تجدید نظر
- مالکیت واضح فرایند
- صاحب اختیار بودن کارمند
- قابل لمس بودن ماتریس‌ها به طوری که بتوان نتیجه پیشرفت‌های فرایندها را اندازه گیری کرد
بهبود مستمر می‌تواند در قالب نتیجه یک بازنگری یا ارتقای رسمی خدمات و یا به عنوان یک فعالیت پیشگیرانه توسط هر فردی که یک فرایند را اجرا می‌کند انجام شود. در اینجا قویا پیشنهاد می‌شود که بهبود مستمر به صورت یک فعالیت پایدار با اجرای مداوم دیده شود نه به صورت یک ترمیم سریع و ناگهانی. برای بهبود هر فرایندی مراحل زیر باید انجام شود:
- فرایند اصلی و جاری باید به صورت واضح و روشن تعریف شده و مستند شود
- چندین مثال از معایب و نقصهای فرایند جاری باید مطرح شود
- ذینفعان یک فرایند باید در تمامی بحثهای مربوط به توسعه درگیر باشند
- محیط شفافی لازم است در زمانی که فرایند جاری تجزیه و تحلیل می‌شوند و عوامل کاستی و نکات ضعف فرایندها شناخته می‌شود و در توصیه‌ها و راه حلهای پیشنهادی برای توسعه و پیشرفت
- هربهبودی در فرایند باید مورد موافقت قرارگرفته، مستند گردد، مکاتبه شود و سنجه‌های آن در زمانهای مناسب اندازه گیری شود تا بتوان سطح و میزان موفقیتی که بدست آمده اندازه گیری کرد و بتوان مشخص کرد که توسعه و بهبود بیشتری نیاز است یا خیر.
بهبود مستمر می‌تواند اغلب با کاهش پیچیدگی و کاهش نقاط بالفعل ناتوانی و شکست (بوسیله بهبود ارتباطات، ابزار و کنترل خودکار) و گذاشتن نقطه‌های مقابله و امن نگهداشتن در مکان برای حفظ کیفیت در جریان اجرای فرایندها بدست آید.