اگر تمایل دارید کسب‌وکار شما توسعه یابد، دیر یا زود این توصیه را خواهید شنید که «آنقدر در عمق کار فرو نروید که نتوانید از بیرون بر آن اشراف داشته باشید.» به عبارت دیگر، اندکی از وظایف روزمره خود فاصله بگیرید و به تصویر کلی کار نگاه کنید تا بفهمید چرا دارید چنین کاری را انجام می‌دهید. یکی از بهترین روش‌ها برای این کار در دو کلمه خلاصه می‌شود: «برنامه‌ریزی سالانه».
در اولین ماه هر سال، من کارفرمایان و صاحبان کسب‌وکارهای کوچک را ترغیب می‌کنم که برای 12 ماه آینده کسب‌وکار برنامه‌ریزی سالانه‌ای داشته باشند. لطفا از شرکت، فروشگاه یا کارخانه خود بیرون بیایید و حداقل یک روز را به ارزیابی استراتژی، تجارت، عملیات و اولویت‌هایتان در سال آینده اختصاص دهید.
ایجاد یک برنامه سالانه کسب‌وکار به موفقیت شما کمک و در زمان و پول شما صرفه‌جویی می‌کند و حتی می‌تواند کسب‌وکار شما را نجات دهد. این موضوع برای من کارساز بود. هم‌اکنون من صاحب یک شرکت «ایجاد محتوا» هستم، اما این شرکت تنها با تمرکز روی یک چیز تشکیل نشد.
در دوران انقلاب دات‌کام، شرکتی اینترنتی را راه‌اندازی کردم که هدفش رسیدن به بازار کسب‌وکارهای کوچک بود. من کار تامین مالی به عنوان سرمایه اولیه را انجام دادم، تیم بسیار خوبی را استخدام کردم و بهترین دفاتر کاری را در قلب منطقه «سیلیکون ولی» داشتیم. مهمتر از همه شراکت مطمئنی با شرکت‌های پیشرو از قبیل مایکروسافت، فدکس و کامپک کامپیوتر (Compaq Computer) داشتیم و در حال پیشرفت بودیم.
در این حین، کسب‌وکار کوچک دیگری نیز داشتم. سالها قبل کتابی نوشته بودم که پرفروشترین راهنمای برنامه‌ریزی کسب‌وکار در آمریکا شد. در اصل این کتاب توسط ناشر دیگری منتشر شد که من به تازگی حق و حقوق آن را بازخرید کردم و خودم آن را با عنوان «برنامه‌ریزی موفق کسب‌وکار: رازها و استراتژی‌ها» منتشر کردم.
تا پاییز 2001 تقریبا همه وجه اولیه برای شرکت جدیدم خرج شده بود. خوشبختانه قرار بود پول زیادی به دستمان برسد. قرار بود که معامله بزرگی با کامپک کامپیوتر و 100 شرکت ثروتمند دیگر داشته باشیم.
اوایل صبح 11 سپتامبر 2001 در دفتر مرکزی کامپک کامپیوتر بودیم که در صفحات تلویزیون‌ها تصاویر فروریختن برج‌های دوقلو را دیدیم. همه‌چیز متوقف شد. با وحشت و شوک بسیار به هتل بازگشتیم. دو روز بعد دریافتیم که کسب‌وکار در آمریکا به‌طور ناگهانی متوقف شده و در نتیجه هر دو معامله ما نیز متوقف شد. شرکت داشت در آستانه فروپاشی قرار می‌گرفت.
چگونه نجات یافتیم؟
با یک حساب و کتاب دقیق، دریافتم که فروش کتابم می‌تواند برای مدت کمی پاسخگوی حقوق من و دو نفر دیگر از اعضای تیم کوچکم باشد. ما به یک برنامه کسب‌وکار جدید نیاز داشتیم و این همان کاری بود که انجام دادیم. به محض اینکه برگشتیم، چندین روز را صرف توسعه برنامه‌ریزی کسب‌وکار برای یک شرکت چاپ و نشر کردیم.
برنامه‌ریزی کسب‌وکار باعث شد که نجات پیدا کنم. از ابتدا، قرار گذاشتیم جلساتی برای برنامه‌ریزی سالانه کسب‌وکار داشته باشیم – که معمولا در ماه اول هر سال برگزار می‌شد – تا مطمئن شویم آمادگی مقابله با هرگونه تغییر، تهدید و دریافت فرصت‌هایی که پیش می‌آیند را داریم.
چند سال بعد در یکی از جلسات، متوجه شدیم که 90 درصد درآمد ما از نشر همان کتاب است. این مساله باعث شده بود اگر برای این توزیع‌کننده مشکلی ایجاد شود، ما دچار آسیب شویم. تمام جلسه را به این امر اختصاص دادیم که چگونه تنوع ایجاد کنیم. با ارزیابی فروش‌هایمان دریافتیم که 10 درصد بقیه درآمد از بازار دانشگاه‌ها به دست می‌آید. پس منابعمان را صرف گسترش این تجارت کردیم. آن جلسه بسیار مهم بود. در پایان سال 2006 توزیع کننده کتاب ورشکست شد. ولی خوشبختانه ما همچنان روی پا بودیم، چون از قبل کسب‌وکار را متنوع ساخته بودیم. بار دیگر برنامه‌ریزی سالانه مرا نجات داد.
فراز و نشیب کسب‌وکار ادامه داشت. در سال 2008 وضعیت اقتصادی دچار بحران شده بود و به همراه آن چاپ و نشر نیز در تنزل بود. طی جلسه برنامه‌ریزی سالانه در سال 2009 ناگهان فکر بکری به ذهنمان خطور کرد که چگونه در برابر این وضعیت ایستادگی کنیم. آن سال را «سال اسپاگتی» نام نهادیم. هر چه که داشتیم را روی میز گذاشتیم تا ببینیم چه چیزی به دردمان خواهد خورد. کسب‌وکار بسیار آشفته بود و همه باید بیشترین توان خود را به‌کار می‌بردند. چیزهای زیادی به دردمان خورد و ما هنوز هم سر پاییم. باز هم برنامه‌ریزی من را نجات داد.
آینده چه چیزی را در بردارد؟
در جلسات برنامه‌ریزی سالانه اخیرمان، از یک شرکت چاپ و نشر به شرکت ایجاد محتوا توسعه پیدا کردیم. از کتاب به سمت کالاها و خدمات دیگر رفتیم. و برای جلسات برنامه‌ریزی سالانه 2015 که به‌تازگی کامل شد، مشاوری آوردیم تا در این راه به ما کمک کند.
برنامه‌ریزی سالانه باعث نجات و پیشرفت شرکت من شده است. هر سال به برنامه‌ریزی برای 12 ماه سال ادامه می‌دهیم. شما هم می‌توانید رویش حساب باز کنید.
نویسنده: Rhonda Abrams / مترجم: مینا افروزی / منبع: USA Today
روزنامه دنیای اقتصاد