پر واضح است که تعیین هدف نهایی و انتخاب درست مسیر با توجه به جزییات آن می‌تواند هر رودخانه‌یی را به دریا برساند. رودخانه‌های رشته کوه البرز قطعا با دنبال کردن مسیر جنوبی به دریای مازندران نخواهند رسید و این همان اهمیت برنامه‌ریزی و انتخاب مسیر است.
نکته جالب اینجاست که برخلاف رودخانه‌ها که شیب مسیر آنها را به سمت موفقیت‌های کریستف کلمبی راهنمایی می‌کند، ما می‌توانیم مسیر درست را در هر مذاکره انتخاب کنیم و با برنامه‌ریزی به مقصد نهایی خود دست پیدا کنیم فقط باید اطمینان حاصل کنیم که روند مسیر ما را به دریا راهنمایی خواهد کرد نه باتلاق. خوشبختانه با پیش‌بینی و برنامه‌ریزی می‌توان به هدف نهایی مذاکره دست یافت. شانس واقعی قرار گرفتن در مکان مناسب در زمانی مناسب است و بقیه شانس‌های تصادفی تضمینی برای تکرار ندارند. با انتخاب روند درست در هر مذاکره می‌توانیم شانس و فرصت را برای خود ایجاد کنیم.
رهبری مذاکره با کیست؟
کنترل مذاکره با کیست؟ با کسی که مدام به ارایه اطلاعات خود می‌پردازد؟ یا با کسی که بیشتر می‌شنود و آنها را آنالیز و پرسش‌های جدیدی را مطرح می‌کند؟ کدامیک؟
حقیقت مشخص این است که رهبری مذاکره با کسی است که پرسش‌ها را مطرح می‌کند و او به راحتی می‌تواند ما را در مسیری قرار دهد که می‌خواهد. ایجاد پرسش‌ها به او کمک می‌کند تا نتایج مطلوبش را در مذاکره به دست آورد. مثال بازجویی از متهم را به یاد بیاورید، به بازجو آموزش داده شده است که چگونه با ایجاد پرسش‌هایی حرفه‌یی متهم را به اعتراف وادار کند، خوشحال نباشیم که بیشتر از طرفمان در پای میز مذاکره سخن گفته‌ایم بلکه باید ناراحت باشیم که کاملا در شرایط انفعال قرار گرفته‌ایم. تمام صحبت پینگ‌پنگ‌فروش این است که مذاکرات فروش باید دو طرفه و همگرا دنبال شود، قرار گرفتن در مقام پاسخگو ما را در مذاکره در شرایط انفعال قرار خواهد داد. بزرگ‌ترین مذاکره‌کنندگان دنیا زمانی که در این موقعیت قرار می‌گیرند با تجربه خود، پرسش‌ها را با پرسش پاسخ می‌دهند و از شرایط انفعال خود را خارج می‌کنند. تلاش کنیم در مذاکرات شنونده خوبی باشیم، مطمئنا زمان مناسبی در اختیار خواهیم داشت تا توانایی سخنوری خود را (که اهمیت بالایی در مذاکره دارد) ثابت کنیم. شتابزدگی و اشتیاق پاسخگویی افراطی ما را در تنگنای موضع ضعف قرار خواهد داد.
پرهیز از رفتارهای تکانشی
واکنش‌های آنی و عصبی سبب شکست ما در مذاکرات یا دست‌کم سبب پرداخت امتیازات خارج از برنامه خواهند شد که می‌تواند کل برنامه و بخش‌بندی ما را تحت تاثیر خود قرار دهند. بسیاری از مذاکره‌کننده‌های حرفه‌یی این شگرد را در مذاکرات خود دارند که طرف مقابل را عصبی کنند تا از او امتیازات بیشتری مطالبه کنند. مطمئنا بعد از رفتارهای تکانشی بازگشت به میز مذاکره به راحتی امکان‌پذیر نخواهد بود و به‌طور حتم شروطی در مقابل ما قرار خواهد گرفت که تمام آیتم‌های گذشته را تحت‌الشعاع خود قرار خواهد داد.
به یاد داشته باشیم این شگرد مورد استفاده افراد زیادی قرار دارد چه آنان که اصول مذاکره را آموخته‌اند چه آنانی که به صورت تجربی به این نتیجه رسیده‌اند که یکی از راه‌های به موضع ضعف کشاندن طرف مذاکره، عصبی کردن اوست.
به یک دیالوگ سریال کیف انگلیسی اشاره می‌کنم که می‌گفت: یک سیاستمدار ناسزا می‌شنود و تنها لبخند پاسخ می‌دهد!
مهم نیست که این تکنیک عادلانه است یا نه، مهم این است که در فضای بسیاری از مذاکرات ما حتی مذاکرات روزمره ما این تهدید وجود دارد و استفاده می‌شود. پرهیز از رفتارهای تکانشی به ما کمک می‌کند که به برنامه‌ریزی‌های خود احترام بگذاریم و کمک کنیم تا به سرانجام خوبی برسند.
خرید زمان تکنیک روبه‌رو شدن با تنگناهای مقطعی است
تنگناهای مقطعی بخشی از هر مذاکره است. تنگناهایی که ممکن است به شکست هر مذاکره‌یی بینجامند. گاهی ترک مذاکره با جمله «فکر می‌کنم و پاسخ می‌دهم» پیروزی شما را در مذاکره گارانتی خواهد کرد یا دست‌کم شکست شما را به تعویق خواهد انداخت.
همان‌گونه که گفته شد: ترک مذاکره بخشی از مذاکره است به شرطی که ترک با تعیین تاریخ مذاکره بعدی و مشخص شدن اهداف انجام شود. خرید زمان مثل گرفتن یک تایم اوت در ورزش والیبال عمل می‌کند، مربیان وقتی تیمشان در تنگنا قرار گرفته و پی‌درپی امتیاز از دست می‌دهد، تقاضای زمان استراحت می‌کنند تا با ایجاد وقفه و گرفتن انرژی‌های منفی و ایجاد انگیزه و تحول به زمین بازی برگردند، خیلی وقت‌ها این استراتژی روند بازی را دگرگون می‌کند و می‌تواند به برنده شدن در بازی بینجامد. خرید زمان هرچقدر هم که کوتاه باشد می‌تواند به برون‌رفت شما از تنگنای مقطعی کمک کند. زمان ارزشمند‌ترین فاکتور تعیین‌کننده در هر مذاکره یا مسابقه‌یی است، وقتی می‌توان آن را به رایگان خرید چرا نباید از این امتیاز بهره برد؟
مطمئن باشید که تنگنای مقطعی شما در جلسه بعدی مذاکره خود به‌خود کمرنگ‌تر شده و شما با تغییر استراتژی خود می‌توانید کلا آن را پاک کنید. ترک مقطعی میز مذاکره به شما کمک می‌کند تا با بررسی شرایط مذاکره، راهکاری مناسب برای خروج از بحران داشته باشید. به یاد بیاورید مذاکراتی را که به شکست انجامیده و کلی راهکار جدید بعد از آن یافته‌ایم که همگی با یک کلمه مشترک آغاز می‌شوند؛ ای کاش...
اشراف اطلاعاتی
همانطور که ناگفته پیداست برای داشتن یک مذاکره موفق و رهبری آن نیازمندیم تا اشراف اطلاعاتی کاملی را از وضعیت مذاکره‌کننده روبه‌رو داشته باشیم، حالا مهم نیست که طرف مذاکره‌کننده خریدار است یا فروشنده یا یک همکار که ما در پی یافتن بهترین راه برای ارتباط با او هستیم تا بتوانیم با یک همکاری مشترک رابطه برد-بردی را شکل دهیم تا با دستیابی به نقطه عطف منافع مشترک رابطه بلندمدتی را از مذاکره با او تدوین کنیم.
آگاهی اطلاعاتی طرف مذاکره‌کننده به ما امکان می‌دهد تا به بهترین شکل به تدوین رابطه با او بپردازیم. این کار مثل آنالیز رقیب ورزشی است که به یک تیم ورزشی امکان می‌دهد تا نقاط قوت و ضعف رقیب را بشناسد تا به بهترین شکل ممکن در مقابل او صف‌آرایی کند. به یاد داشته باشیم که این یک اصل بی‌تغییر در مذاکره است نه یک پیشنهاد با قابلیت رد یا پذیرفته شدن.
حتی قوی‌ترین تیم‌های ورزشی برای رویارویی با ضعیف‌ترین تیم‌های روبه‌رو آنها را آنالیز می‌کنند و با اشراف اطلاعاتی مقابل آنها حاضر می‌شوند تا از غافلگیر شدن برابر آنها در امان باشند.
1- تماس با رقیبان خریدار
یکی از روش‌های معمول در مذاکرات کسب‌وکار برقراری تماس با رقیبان طرف‌های مذاکره‌کننده است. معمولا این تماس‌ها در قالب خریدار با بخش فروش رقیبان انجام می‌شود. برای اشراف اطلاعاتی نیازمند این هستیم که اطلاعات کاملی را از رقیبان هم صنف در هیات مشتری کسب کنیم.
به یاد داشته باشیم که کاملا نقش یک مشتری را ایفا کنیم وحتی زمانی را برای پیگیری فروشنده مقابل درنظر بگیریم و برای آگاهی بیشتر حتی اگر لازم شد و این امکان را داشتیم، اقدام به خرید کنیم تا از خدمات پس از فروش هم اطلاعات کسب کنیم. در تمام طول کسب اطلاعات کاملا در نقش خریدار ظاهر شویم تا اطلاعات کاملی را کسب کنیم. کسب اطلاعات در این روش به بهترین شکل ممکن انجام می‌شود و شما را به اشراف اطلاعاتی رهنمون خواهد کرد.
مثل زمانی که مصمم به خرید یک وسیله الکترونیکی هستید و حتما به کسب اطلاعات از یک فروشنده بسنده نخواهید کرد. به ارزیابی رقیبان بیشتری بپردازید تا زوایای پنهان بیشتری برای شما روشن شود. تماس با رقیبان بیشتر شما را با قلق‌های بیشتری از کسب‌وکار فرد مذاکره‌کننده روبه‌رو آشنا خواهد کرد و روش‌های مختلف پرزنت شما را با تهدیدها و فرصت‌های کسب‌وکار موردنظر آشنا خواهد کرد. هزینه‌یی که برای این کار می‌پردازید به قطع در مقابل سودی که کسب خواهید کرد اصلا به چشم نخواهد آمد، پس از سرمایه‌گذاری برای برقراری ارتباط با رقیبان طرف خود نترسید. آشنایی با تهدیدها و فرصت‌ها و قوت و ضعف‌ها به شما کمک می‌کند که در پای میز مذاکره قدرت مدیریت بالاتری را ارایه داده و رهبری مذاکره‌تان را به دست بگیرید. کمک می‌کند تا سوالاتی را مطرح کنید که خودتان پاسخ آن را از بر هستید و این به رهبری مذاکره ازسوی شما خواهد انجامید.
2- تهیه جدول فرصت- تهدید، قوت- ضعف (ماتریس مشهور اس. دبلیو.او.تی) از موقعیت خریدار
پس از تماس با رقیبان طرف مذاکره‌کننده شما می‌توانید ماتریسی از موقعیت او و کسب‌وکارش تهیه کنید، با تطبیق وضعیت او در این ماتریس حالا می‌توانید بهترین استراتژی را در مقابل او اتخاذ کنید. تهیه این نمودار با واقع‌بینی درست به شما کمک می‌کند پای میز مذاکره، پیشنهادهای منطبق بر وضعیت طرفتان ارایه دهید و راهکارهای مناسبی برای مذاکره با او بیابید. هریک از خانه‌های این ماتریس شامل دو وضعیت از طرف مذاکره‌کننده است که شما را به استراتژی مناسب رهنمون خواهد کرد. قطعا وضعیت فرصت- قوت با وضعیت تهدید- ضعف استراتژی‌های متمایزی را می‌طلبد که شما را در مدیریت بهتر مذاکره‌تان کمک خواهد کرد.
برای آگاهی بیشتر اگر با این ماتریس آشنایی کافی ندارید، جست‌وجو در اینترنت می‌تواند گزینه مناسبی باشد تا بتوانید به بهترین شکل این مهارت را بیاموزید و مهیای استفاده از این ماتریس مشهور باشید.
3- استخراج اطلاعات شخصی
استخراج اطلاعات شخصی و علایق طرف مذاکره‌کننده به مدیریت ارتباط با او خواهد انجامید. این بخش از مساله که او الان در چه وضعیت مالی‌ای به سر می‌برد، علایق، اهداف، برنامه‌ها، شگردها او در مذاکره و معامله به شما کمک می‌کند تا در مقابل او غافلگیر نشوید.
احترام به علایق و اعتقادات شخصی، مذهبی و اجتماعی به شما کمک می‌کند تا نقاط مشترک خود را در مذاکره افزایش دهید و رابطه‌تان با طرف مذاکره‌کننده را در جهت اعتماد‌سازی موثر برای ایجاد یک مذاکره همگرا را افزایش دهید.
شاید استفاده از یک واژه نابجا سرانجام یک مذاکره همگرا را به یک جدال تبدیل سازد تا حد امکان در مذاکره با اشخاصی که اطلاعات شخصی مناسبی از آنها ندارید به اظهارنظرهای شخصی‌ای که می‌تواند وارد حریم اعتقادی افراد شود، نپردازید، به یاد داشته باشید که شما در مذاکره حضور پیدا کرده‌اید تا هدف مشخصی را به سرانجام برسانید نه اینکه به مجادلات شخصی بپردازید.
با استخراج اطلاعات شخصی کاملا اوضاع دگرگون خواهد شد و ما این فرصت را دراختیار داریم تا راجع به اهداف، علایق و اعتقادات مشترک طرفمان همزادپنداری کنیم و فضای همگراتری را ایجاد کنیم.
شاید استفاده از یک رنگ مورد تنفر ازسوی مذاکره‌کننده شما را از فضای همگرا دور کند. به یاد دارم که مذاکره‌یی با شخصی داشتم که از رنگ مشکی بیزار بود و این رنگ احساس بدی را در وی ایجاد می‌کرد و این به خودی خود مذاکره را وارد حاشیه می‌کرد، با اشراف اطلاعاتی شخصی از او درباره ایجاد فضای واگرا در مذاکره جلوگیری کردم و توانستم نتیجه بهتری را بگیرم. باتوجه به علاقه شخصی من در استفاده از رنگ‌های تیره ممکن بود در مذاکره با او همین امر به شکست یک همکاری بینجامد.
با کسب اطلاعات شخصی گاهی ممکن است به این نتیجه برسید که شما فرد مناسبی برای این مذاکره کاری نیستید و باید فردی مناسب‌تر از شما نقاط مشترک بیشتر در مذاکره حضور پیدا کند تا سرانجام بهتری را بتوان متصور شد. مثل زمان‌هایی که برای مذاکره با پدر خود از خواهر یا برادرتان کمک می‌گیرید و از او می‌خواهید استراتژی‌های شما را پیاده کند یا زمانی که برای مذاکره با فرزندتان از همسر خود کمک می‌گیریم، دلیل این امر اشراف کامل شما به اطلاعات شخصی فرد موردنظر است و اینگونه نتیجه‌گیری می‌کنید که در این مورد خاص شما مذاکره‌کننده مناسبی نخواهید بود.
اشکالی ندارد که شما در چند مذاکره خاص فردی مناسب نباشید و به‌دنبال فرد مناسب‌تری بگردید تا استراتژی‌های شما را با هم‌ذات‌پنداری بهتری اجرا کند.
در کسب اطلاعات شخصی؛ پیشینه‌کاری طرف مذاکره‌کننده، سن و سال او، وضعیت ظاهری‌اش، اعتقادات اجتماعی، فردی و مذهبی، علایق هنری، ورزشی و فرهنگی و تحصیلات او و رشته تحصیلی‌اش اهمیت بالایی دارند، شاید نتوان همه را کسب کرد ولی کسب تعداد کمی از آنها نیز به ایجاد فضای همگراتر کمک خواهد کرد.
4- تهیه لیست رقیبان و بررسی جایگاه طرف مذاکره‌کننده در این لیست
جایگاه طرف ما در لیست هم‌قطارانش در کسب‌وکار، اهمیت ویژه‌یی دارد، می‌تواند هدف او را به ما بشناساند، اینکه او چشم به چه جایگاهی دوخته است و مذاکره با ما می‌تواند چه عوایدی را برای او داشته باشد.
همیشه به این فکر کنیم که در پینگ‌پنگ فروش چه کمکی به خریدارمان خواهیم کرد و رابطه او را با خود در وضعیت برد متقابل قرار دهیم، چه دستاوردهایی از طرف ما در مذاکره شکل خواهد گرفت و چگونه می‌توانیم جایگاه طرفمان را ارتقا ببخشیم یا مستحکم‌تر بکنیم.
جایگاه‌های پایین نیازهای جداگانه‌یی دارند نسبت به جایگاه‌های بالاتر و این نکته‌یی است که هر دو طرف را به پیروزی متقابل در مذاکره رهنمون خواهد ساخت.
جایگاه یک سازمان به شما کمک می‌کند پیشنهادهای کاربردی‌تری را ارایه دهید.
شما چه روش‌هایی را برای اشراف اطلاعاتی در مذاکره می‌شناسید؟
تعادل