این مشکلات و مشکلات دیگری مانند این، از تنظیم ضعیف دستور جلسه ناشی میشوند. یک دستور جلسه کارآمد تعیین میکند که از قبل و در طول جلسه انتظار چه چیزی میرود. این به اعضای تیم کمک میکند خود را برای جلسه آماده سازند و زمان کافی و هوشمندانه به آن تخصیص دهند. همچنین به سرعت تمرکز همه به یک موضوع جلب و تعیین میشود که بحث چه زمانی به نتیجه رسیده است، حتی اگر همچنان در طول جلسه مشکلاتی پیش بیاید، یک دستور جلسه که به خوبی تنظیم شده باشد توانایی تیم را برای رسیدگی سریع و موثر به این مشکلات افزایش میدهد.
به دنبال نظر اعضای تیم باشید: اگر میخواهید تیم شما در جلسات مشارکت کند، اطمینان حاصل کنید که دستور جلسه شامل مواردی است که نیازهای اعضای تیم را منعکس میکند. از تیم خود بخواهید آنها نیز موضوعاتی را برای گنجاندن در دستور جلسه پیشنهاد کنند و دلیل بیاورند که چرا آن موضوع باید در نشست تیم مورد بررسی قرار گیرد. اگر در نهایت تصمیم گرفتید که یک موضوع را در دستور جلسه نگنجانید، پاسخگو باشید؛ یعنی به عضوی از تیم که آن را پیشنهاد داده بود دلیل خود را توضیح دهید.
موضوعاتی را انتخاب کنید که روی کل تیم تاثیرگذار است: زمان جلسه تیمی گرانبها و برنامهریزی آن دشوار است. این جلسات اساسا باید برای بحث و تصمیمگیری بر سر موضوعاتی باشند که روی کل تیم تاثیرگذار است و تمامی تیم باید برای حل این چالشها مشارکت کنند. این چالشها و موضوعات اغلب درباره نحوه هماهنگی و همکاری اعضا با یکدیگر است چون کارها و وظایفی دارند که به هم مرتبط است، یا ممکن است راجع‌به موضوعاتی باشند که افراد اطلاعات و نیازهای متفاوتی درباره آن دارند. برای مثال: چگونه به بهترین نحو منابع مشترک را تخصیص دهیم؟ چگونه زمان پاسخگویی را کاهش دهیم؟
موضوعات دستور جلسه را به صورت سوالهایی که تیم باید به آنها پاسخ دهد فهرست کنید: اغلب موضوعاتی که در دستور جلسه گنجانده میشوند صرفا یک رشته کلمات به صورت یک عبارت هستند، برای مثال: «تخصیص دوباره فضای اداری.» این عبارات باعث میشوند شرکتکنندگان جلسه با تعجب از خود بپرسند: «تخصیص دوباره فضای اداری یعنی چی؟» اما وقتی موضوعات را به صورت سوالهایی برای پاسخ دادن فهرست کنید، در عوض این طور برداشت میشوند که: «تحت چه شرایطی باید فضای اداری را دوباره تخصیص داد؟» سوالها اعضای تیم را قادر می‌سازند بهتر خود را برای بحث آماده سازند و بفهمند که آیا توضیحات آنها و دیگران موضوعیت دارد یا خیر.
هدف از مطرح کردن موضوعات نوشته شده در صورت‌جلسه را بیان کنید: در صورت‌جلسه بیان کنید هدف از موضوع موردنظر صرفا به اشتراک گذاشتن اطلاعات است، یا قرار است نظرسنجی برای یک تصمیم صورت بگیرد یا هدف، تصمیمگیری است. اگر اعضای تیم ندانند آیا صرفا باید گوش دهند یا باید نظرشان را بدهند، یا اینکه بخشی از فرآیند تصمیمگیری خواهند بود یا خیر، مشارکت برایشان سخت میشود. اگر اعضای تیم فکر کنند که در تصمیمگیری مشارکت دارند، درحالی‌که شما صرفا نظر آنها را میخواهید، در پایان جلسه همه کلافه خواهند بود. بهتر است آخرین اطلاعات لازم، قبل از جلسه بین اعضا توزیع شود و آنها فرصت مطالعه داشته باشند و بخش مختصری از جلسه صرف پاسخگویی به سوالات در اینباره شود. اگر هدف تصمیمگیری است، قاعده تصمیمگیری را توضیح دهید.
برای هر یک از موضوعات صورت جلسه زمانبندی واقعگرایانه برای بحث درنظر بگیرید: این کار به دو هدف یاری میرساند. اول، لازم است محاسبه کنید که تیم برای معرفی موضوع، پاسخ به سوالات، تحلیل دیدگاههای مختلف، ایجاد راهکارهای احتمالی و توافق بر سر کارهایی که باید بعد از بحث و تصمیمات انجام شود، به چه مقدار زمان نیاز دارد. رهبران معمولا مقدار زمان مورد نیاز را کم تخمین میزنند. اگر 10 نفر در جلسه شما حاضر باشند و شما برای تصمیمگیری سر اینکه تحت چه شرایطی، فضای اداری را بازتخصیص خواهید کرد، 10 دقیقه وقت بدهید، احتمالا زمان را کم تخمین زدهاید. با انجام یک محاسبه ریاضیاتی ساده، متوجه خواهید شد که با این زمان اندک، تیم شما بعد از این که هرکسی یک دقیقه صحبت کرده است، باید فورا به یک تصمیم رسیده باشد. دومین هدف این است که زمانبندی، اعضای تیم را قادر سازد صحبت خود را در چارچوب زمانی اختصاص داده شده بگنجانند یا زمان بیشتری درخواست کنند. هدف از زمانبندی و ثبت آن در صورت‌جلسه، متوقف کردن بحث پس از اتمام زمان نیست؛ چنین کاری صرفا باعث اتخاذ تصمیمات ضعیف و کلافگی در میان اعضای تیم میشود. هدف از زمانبندی، بهبود در تخصیص زمان کافی برای تیم است تا بهطور موثر و کارآمد به سوالات بعدی پاسخ دهد.
فرآیندی برای بررسی هرکدام از موارد دستور جلسه پیشنهاد کنید: این فرآیند تعیین میکند که تیم برای تکمیل بحث یا تصمیمگیری چه مراحلی را طی خواهد کرد. توافق بر سر این فرآیند کارآیی جلسه را به طرز قابل‌توجهی افزایش خواهد داد. با این حال رهبران به ندرت این کار را انجام میدهند. تا وقتی تیم روی یک فرآیند توافق نکرده باشد، اعضای تیم ولو با حسن‌نیت، با پیروی از فرآیندی که خودشان انتخاب میکنند، مشارکت خواهند کرد. احتمالا این تجربه را در جلساتتان شاهد بودهاید: برخی از اعضای تیم سعی میکنند صورت مساله را تعریف کنند. برخی دیگر از اعضای تیم نمیدانند چرا این موضوع در دستور جلسه قرار دارد و برخی دیگر از اعضا از قبل مساله را تشخیص داده و مشغول ارزیابی راهکارها هستند. فرآیند بررسی یک موضوع باید در دستور جلسه به صورت کتبی قرار بگیرد. وقتی در طول جلسه به موضوع مورد نظر رسیدید، فرآیند را توضیح داده و موافقت اعضا را جویا شوید.
مشخص کنید اعضا چگونه باید خود را برای جلسه آماده سازند: دستور جلسه را با فاصله زمانی کافی قبل از جلسه بین اعضا توزیع کنید تا تیم بتواند پیشاپیش مطالب پیشزمینه را خوانده و برای هر مورد از دستور جلسه، افکار اولیه خود را جمع و جور کنند. تعیین کنید که چه کسی مسوولیت هدایت بحث درباره هر موضوع را به عهده دارد. اولین موضوع قابل بحث جلسه را «مرور و تغییر دستور جلسه در صورت لزوم» قرار دهید: حتی اگر شما و تیمتان پیش از جلسه با یکدیگر دستور جلسه را تنظیم کرده باشید، یک دقیقه در ابتدای جلسه وقت بگذارید تا ببینید آیا به خاطر آخرین رویدادها لازم است چیزی تغییر کند.
دنیای اقتصاد