افراد چه به تازگی از دانشگاه فارغ التحصیل شده باشند و چه به‌عنوان یک نوآموز در محل کار به کارآموزی بپردازند، می‌توانند با صرف زمان و دیگر منابع در اختیار، تجارب ارزشمند و قابل انتقال زیادی را در مسیر پیشرفت خود و با بهره‌مندی از مهارت‌های مدیر کارآمد، کسب کنند. مدیران زبده می‌دانند همیشه همه چیز به‌صورت درست پیش نمی‌رود و باید برای اینکه چگونه فراز و نشیب‌ها را مدیریت کنند، آماده باشند. آنها در هر سازمانی، ترکیبی از افراد با مهارت‌های ذاتی و اکتسابی را استخدام می‌کنند که بتوانند تعادل موثری بین مسوولیت‌ها و اولویت‌ها در تیم به وجود آورند. با وجود اینکه هیچ میانبری برای اینکه یک مدیر خبره شوید، وجود ندارد اما می‌توان برخی از کارها را برای بهبود کیفیت کار، انجام داد. در این مقاله هشت روش ثابت شده برای افزایش بهره‌وری مورد بررسی قرار می‌گیرد که عبارتند از:
۱- از ابتدا، انتظارات را مشخص کنید
ناامیدی یکی از دلایل اصلی است که تیم‌ها، نیرو و انگیزه حرکت خود را از دست می‌دهند و با شکست روبه‌رو می‌شوند. از جمله وظایف مدیران، مشخص کردن اهداف و انتظارات روشن برای هر دوره (هفته، ماه و هر سال و...) برای کارمندان است. از ابتدای کار، اهداف را تعیین کنید و مطمئن شوید کارمندان اهداف سازمان را درک کرده‌اند و دیگر نیازی نیست تا توضیحات مکرر درباره کارها دهید.
۲- در ابزارهای سازمانی سرمایه‌گذاری کنید
شما به‌عنوان یک مدیر، قوانین فضای کار را برای سایر افراد تعیین می‌کنید. برای مثال، اگر وقت ناشناس باشید و به شرکت در جلسات دیر برسید، مطمئنا گروه هم، شما را الگو قرار داده و از رفتارهایتان تبعیت می‌کنند. برای برنامه‌ریزی بهتر می‌توانید در ابزارهای سازمانی مانند CRM یا Trello Board سرمایه‌گذاری کنید. مدیریت ارتباط با مشتری یا ترلو یک نرم افزار تحت وب است که می‌توانید به کمک آن هر چیزی را که بخواهید به سادگی مدیریت کنید. در این صورت برای پشتیبانی از کار، زیربنای مناسب را در اختیار دارید. این سیستم‌ها ذخیره کردن و بازیابی اطلاعات را آسان‌تر می‌کنند، بنابراین می‌توانید زمان بیشتری را به انجام کارهای مهم‌تر اختصاص دهید و به این ترتیب گروه از شما سپاسگزار خواهد بود! البته هیچ فردی دوست ندارد در محیط مغشوش فعالیت کند.
۳- از تشکیل جلسات طولانی پرهیز کنید
مدیران هر روز علاوه بر شرکت در جلسات خسته‌کننده و صرف زمان زیاد، با مشکلات عمده‌تری نیز روبه‌رو هستند و آن جلساتی است که کارکنان می‌خواهند با آنها ملاقات کرده و مشکلاتشان را در میان بگذارند. مدیران هم دوست دارند به خواسته‌ها و حرف‌های تمام کارمندان گوش دهند اما باید به خاطر داشت، از برگزاری جلسات طولانی هم نتیجه‌ای نخواهند گرفت. در عوض، باید جلسات کوتاه‌مدت ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای محدودی برای هر روز ترتیب دهند. آن گاه تعجب خواهند کرد که توانسته‌اند با حذف چند دقیقه از مدت زمان هر جلسه چه مقدار از نظر زمانی صرفه‌جویی کنند.
۴- افراد گروه را بشناسید
یک روش عالی برای صرفه‌جویی زمان در طولانی مدت، همکاری با افرادی است که شناخت کافی نسبت به آنها دارید. زمانی که شناخت کامل از توانایی و خصوصیات افراد دارید نگرانی‌های اضافی از بین می‌رود و به راحتی و بدون دغدغه می‌توانید به آنها اعتماد داشته باشید. سعی کنید هر چه سریع‌تر، افراد گروه را بشناسید برای مثال آنها را برای صرف ناهار یا شام به رستوران دعوت کنید و از تجربیات و نیات آنها در زمینه کار، مطلع شوید. به‌عنوان یک مدیر، هر چقدر سریع‌تر حتی از مسائل کوچک اطلاع پیدا کنید، عملکرد موثر و دوستانه‌تری با افراد گروه خواهید داشت.
۵- بازخورد داشته باشید
در دنیایی که سرعت عملیات در آن بسیار بالاست، خیلی عجیب نیست که در شرکت‌ها برداشت نادرستی از ایمیل‌ها می‌شود که منجر به مشکلات بسیاری می‌شود که موجب ناکارآمدی در محل کار است. یک راه‌حل سریع و موثر، شروع برقراری جلسات بازخورد است که معمولا به‌صورت جلسات هفتگی رودررو با ارائه گزارش‌های مستقیم برگزار می‌شود. این جلسات سریع به طرفین این فرصت را می‌دهد تا نگرانی، بازخوردها همچنین راه‌حل‌های خود را ارائه دهند. نظر اعضای گروه را درباره روش مدیریت خود سوال کنید تا بتوانید دیگران را مدیریت کرده و به افزایش توانایی خود ادامه دهید. گاهی اوقات، فقط مستقیم با افراد صحبت کردن در صرفه‌جویی زمان بسیار موثر است.
۶- زمان را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید
به‌عنوان یک مدیر، ممکن است متوجه شوید که تک تک افراد گروه همیشه نیازمند توجه شما هستند. به‌طوری که به ندرت زمان کافی برای انجام کارهای شخصی خود در اختیار دارید. سعی کنید زمانی را در ساعات مشخصی از روز تعیین کنید تا کسی مزاحم شما نشود. در طی این ساعات در طول هفته، بگذارید سایر افراد گروه متوجه شوند که برای شرکت در جلسات در دسترس نخواهید بود و این زمان را برای تمرکز روی انجام کارهای لازم اختصاص دهید.
۷- اطلاعات را در اختیار دیگران قرار دهید
شانسی که آوردید این است که حداقل تعداد اندکی از اعضای گروه، کنجکاو هستند و سوالات بسیاری را مطرح می‌کنند. با علم به اینکه تمام سوالات در ذهن کارمندان مناسب هستند و سوال نا مربوطی وجود ندارد اگر همواره مجبور باشید تا پاسخگوی همه پیغام‌ها و ایمیل‌های دریافتی باشید نمی‌توانید کارهای خود را به درستی و با بهره بالا انجام دهید. بهترین راه‌حل این است که اطلاعات مربوط به مسائل تیم را به سادگی، در اختیار دیگران قرار دهید. به این ترتیب، زمانی که برای فردی سوالی پیش می‌آید، می‌تواند بدون ایجاد مزاحمت برای شما به جواب سوالات خود برسد.
۸- همه مسائل را یادداشت کنید
زمانی که مدیریت عده زیادی را به عهده دارید و باید اولویت‌های کاری بسیاری را مدیریت کنید، احتمال فراموش کردن مسائل به راحتی زیاد است. در حالی که، معتقدیم می‌توان همه مطالب را به خاطر داشت، بهتر است متوجه باشید که انجام چندین کار برای انسان غیر ممکن است و مغز اجازه این کار را به انسان نمی‌دهد. نوشتن مطالب، ساده‌ترین روش برای حل این گونه مشکلات است. نکات با اهمیت و کلمات کلیدی را یادداشت کنید بنابراین هرگز مجبور نیستید از دیگران بخواهید تا کارهایی را که باید انجام دهید به شما یادآوری کنند.
دنیای اقتصاد