در طول چند دهه گذشته، ابزارهای مدیریتی تبدیل به بخش مهمی از زندگی مدیران شده‌اند. مدیران هر روز تلاش می‌کنند تا اقداماتی چون افزایش درآمد، نوآوری، بهبود کیفیت، برنامه‌ریزی برای آینده و مواردی از این قبیل را با استفاده از ابزارهای مدیریتی انجام دهند.
شرایط فعلی جهانی، پیشرفت‌های سریع تکنولوژیک محور و تلاطم‌های اقتصادی نیز چالش‌های پیشروی مدیران را افزایش داده است و برای رویارویی با همین چالش‌ها نیز استفاده از ابزارهای مدیریتی یک الزام به شمار می‌آید.
برای انتخاب هرچه موفق‌تر ابزارهای مدیریتی، مدیران باید آگاهی کاملی از بهترین ابزارهای روز و تناسب آن با شرایط سازمان خود داشته باشند. فرآیند انتخاب یک ابزار مدیریتی مناسب می‌تواند به تنهایی مساله‌ای پیچیده برای یک سازمان باشد. سازمان باید بتواند ابزاری را انتخاب کند که بهترین تصمیمات را برای رسیدن به فرآیندها، خدمات، محصولات و عملکرد برتر ارائه کند.
استفاده موفقیت‌آمیز از ابزارهای مدیریت، نیازمند درک درستی از نقاط ضعف و قوت آنها و همچنین توانایی به‌کارگیری و ادغام چند ابزار با روش و زمان مناسب است. رمز این موضوع در پیدا کردن یک راه‌حل ساده برای مسائل نیست، بلکه در یادگیری چگونگی و هنگام استفاده از ابزار است.
موسسه bain & company از سال 1993 تا کنون به‌صورت سالانه بررسی دقیقی از پرکاربردترین و محبوب‌ترین ابزارهای مدیریتی انجام داده است. طی پژوهش انجام شده میزان استقرار و موفقیت هر ابزار در نمودار زیر که براساس 2 معیار رضایت و استفاده از ابزار ترسیم شده است، مورد بررسی قرار گرفته است.
نتیجه رتبه‌بندی ابزارهای مدیریتی که براساس میزان استفاده و رضایت از اثربخشی انجام گرفته است، ابزارهای کارآمدتر را در جدول زیر رتبه‌بندی کرده است:
نتایج کلی که از این پژوهش به‌دست آمده است:
میزان رضایت کلی مدیران از ابزارهای مدیریتی مثبت است، اما نرخ استفاده، سهولت پیاده‌سازی، اثربخشی و نقاط قوت و ضعف آنها، به‌طور گسترده‌ای متفاوت است.
هرچه میزان پیاده‌سازی ابزارهای مدیریتی در سازمان کامل‌تر باشد، اثربخشی آنها بیشتر است.
مدیرانی که به‌طور اتفاقی از ابزارهای متنوع در سازمان استفاده می‌کنند، نتایج غیرواقعی و ناامیدکننده‌ای می‌گیرند.
علاوه براین موارد 2 نکته مهم دیگر نیز در این پژوهش به‌دست آمده است:
اکثر شرکت‌ها بر رشد متمرکز شده‌اند. حدود 65 درصد مدیران این پژوهش اظهار کرده‌اند تمرکز آنها در برنامه‌ریزی‌ها، بر رشد سازمان است.
نوآوری به عنوان یک اولویت برای مدیران است. بیش از 80 درصد مدیران نوآوری را راه‌حل اساسی برای موفقیت پایدار دانسته‌اند.
باید این موضوع مهم را به مدیران یادآوری کرد که در غیاب وجود اهداف مشخص و پشتوانه، استفاده از ابزارهای مدیریتی می‌تواند یک بازی خطرناک با سرنوشت سازمان تلقی شود و البته انتخاب هوشمندانه ابزارهای مدیریتی می‌تواند نسخه‌ای برای مداوای سازمان باشد.
سیدمحمد اعظمی‌نژاد (عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران)
روزنامه دنیای اقتصاد