بااین‌حال دلایل زیادی وجود دارد که چرا کارمندان دانش خود را دریغ می‌کنند.این‌طور به نظر می‌رسد که دریغ کردن دانش، ریشه در این اعتقاد دارد که ارائه اطلاعات ارزشمند توسط یک فرد، ارزش او را برای کارفرما کاهش خواهد داد. به‌عنوان‌مثال اگر یک کارمند همیشه فروش بیشتری نسبت به بقیه اعضای گروه داشته باشد، او برای مدیریت به‌احتمال‌زیاد بسیار ارزشمند به نظر می‌رسد. بنابراین اگر او دانش خود را با گروه به اشتراک بگذارد ممکن است از بابت اینکه همه اعضای گروه فروش بیشتری در آینده داشته باشند و او زیاد دوام نیاورد، ترس داشته باشد.
البته گروهی از فروشندگانی که نرخ بالای فروش دارند برای سازمان شما مناسب هستند، اما این طبیعی است که کارمندان تلاش کنند تا خودشان بهتر به نظر بیایند. همان‌طور که دیوید تسوایک، یکی از استادان دانشگاه مک مستر، اشاره می‌کند، به‌رغم تاکید بسیاری از سازمان‌ها بر کار گروهی، بسیاری از جوایز و پاداش‌ها براساس دستاوردهای فردی اعطا می‌شوند.ازاین‌رو، یکی از اولین گام‌هایی که شما باید برای تشویق افراد به، به اشتراک‌گذاری دانش میان کارمندان بردارید، این است که بر اهمیت بهره‌وری گروهی بیشتر از بهره‌وری شخصی تاکید کنید.به یاد داشته باشید که تعدادی ابزار مفید برای به اشتراک‌گذاری دانش بین کارمندانتان وجود دارد. در ادامه مباحثی در ارتباط با راهبردهایی برای ترکیب سه مورد از این ابزارها بیان کرده‌ام.
1- از یک اینترانت جمعی به‌منظور تشویق تعامل کارمندان باهم استفاده کنید.
اینترانت یک سرویس منحصربه‌فرد سازمانی است که به‌عنوان یک پایگاه اجتماعی، مرکز اطلاعات و پرتال ارتباط کارمندان عمل می‌کند.مثال‌هایی از خدمات اینترانت شامل Honey، lgloo و Slack است. اگرچه Slack از واژه اینترانت برای توضیح خدمات خود استفاده نمی‌کند، وسایل ارتباطی آن مثل چت و به اشتراک‌گذاری فایل مانند محصولات مفید اینترانت هستند. همه این خدمات به کارمندان اجازه می‌دهند که اطلاعاتشان را با همکارانشان به اشتراک بگذارند و بسیاری از افراد با استفاده از برچسب موضوعات، قابلیت جست‌وجو شدن اطلاعاتی که قبلا به اشتراک گذاشته‌شده‌اند را بیشتر می‌کنند. این موارد به کارمندان اجازه می‌دهند که اطلاعات مرتبط با مشکلات مشترک را جست‌وجو کرده و به اشتراک بگذارند و نیاز به مدیر برای مداخله را کاهش می‌دهند.
باوجود اینکه این ایده که به کارمندان این توانایی داده شود تا در سطح گسترده سازمانی باهم در ارتباط باشند، یک ایده خوب است؛ تحقیقات نشان داده است که به اشتراک‌گذاری دانش، بیشتر در بین افرادی که موقعیت‌های مشابه دارند اتفاق می‌افتد. این موقعیت‌ها می‌توانند در یک بخش یا در یک رده از سلسله‌مراتب سازمانی باشند که در سراسر بخش، پخش‌شده‌اند. این به آن معنی است که علاوه‌بر داشتن سرویس اینترانت سازمانی، ایجاد گروه‌های متمرکز شبکه‌ای که در آن کارمندان به‌راحتی بتوانند دانش مرتبط با خود را به‌طور خاص با گروه خود به اشتراک بگذارند، کار عاقلانه‌ای خواهد بود.
2- برای به اشتراک‌گذاری دانش مربوط به گردش کاری گروه از ابزار Kanban استفاده کنید.
اگر شما از قبل با برنامه‌ریزی Kanban آشنایی ندارید، این برنامه بسیار ساده است. Kanban یک سیستم گردش کاری است که به شما کمک می‌کند که وظایف خود را در قالب سطل‌هایی سازمان‌دهی کنید. اغلب این سطل‌ها مراحل مختلف فرآیند گردش کاری شما هستند. برای مثال شما ممکن است سطل‌هایی برای «ایده‌پردازی»، «نمونه اولیه»، «توسعه» و «پایان کار» داشته باشید. همین‌طور که پروژه از مرحله ایده‌پردازی به سمت مرحله پایان کار حرکت می‌کند، شما می‌توانید ببینید که آنها در چه مرحله‌ای هستند و از سررسید به واقعیت پیوستن اهداف مشتریانتان حمایت کنید.Atlassian و Kanbanize دو نمونه از ابزارهای Kanban هستند. با حرکت پروژه بین مراحل فرآیندی که شما در نظر گرفته‌اید، می‌توانید ببینید که کدام‌یک از کارمندان روی پروژه دیگری در مرحله دیگر کار می‌کند. این مساله نه‌تنها باعث ایجاد شفافیت برای شما می‌شود، بلکه به‌طور خودکار دانش بیشتری راجع به پیشرفت پروژه و نیازهای حال آن در اختیار کارمندانتان قرار می‌دهد.
3- از یک ابزار «یادداشت‌برداری» برای به اشتراک‌گذاری استراتژی‌ها در کل گروه استفاده کنید.
باوجوداینکه اینترانت سازمان مکان مناسبی برای به اشتراک‌گذاری دانش با اعضای گروه است، کارمندان گاهی اوقات به سرویس غیررسمی به اشتراک‌گذاری دانش بیشتری نیاز دارند. Evernote یک ابزار عالی و چند سطحی، برای چنین مواردی است چراکه کارمندان می‌توانند یادداشت‌های متنی، تصاویر، یادداشت‌های دست‌نویس دیجیتالی و تصاویر و یادداشت‌های صوتی را ایجاد کرده و با همکارانشان به اشتراک بگذارند.
بهتر از همه این است که این ابزار اطلاعات موبایل و رایانه شما را به‌طور خودکار هماهنگ می‌کند. هرجایی که ایده‌ها به ذهن افراد برسد آنها آن را در برنامه Evernote خود نگه‌داشته و وقتی به دفتر کار رسیدند آن را با همکارانشان از طریق ویندوز به اشتراک می‌گذارند.ممکن است این‌طور به نظر برسد که این نوع از به اشتراک‌گذاری دانش در مقایسه با روش‌های رسمی‌تر مانند مطالعه موردی یا گزارش‌نویسی غیرحرفه‌ای‌تر است. بااین‌حال ارتباطات گاه‌به‌گاه بین کارمندان از طریق برنامه یادداشت‌برداری می‌تواند به سهولت ارتباط مداوم بین کارمندان کمک کند. وقتی‌که کارمندان منظم در ارتباط باشند، به اشتراک‌گذاری دانش به‌طور طبیعی بیشتر و در اغلب اوقات اتفاق می‌افتد.باوجوداینکه ابزارهای سنتی به اشتراک‌گذاری دانش در محل کار قطعا باارزش هستند، ما نیاز به بازسازی نحوه تشویق کارمندانمان برای به اشتراک‌گذاری دانش داریم. با استفاده از برنامه یادداشت‌برداری، سیستم‌های اینترانت و ابزار گردش کار پروژه، کارکنانتان می‌توانند شاهد شروع به اشتراک‌گذاری دانش در یک قالب جدید و مفید باشند.
دنیای اقتصاد